عندما يتم البيع ، ما لم يدفع العميل على الفور مقابل المنتج أو الخدمة ، يتم إنشاء عملية الشراء كذمم مدينة مستحقة على العميل. إن الحسابات المستحقة القبض هي من مشتري الأموال الذين يدينون لشركة ما والموجودة في الميزانية العمومية الأصول.
تسجيل المستحقات
يتم تسجيل شروط الدفع للعميل ، عادة في نظام المستحقات الآلي. بالنسبة لمعظم الشركات ، فإن الشروط القياسية. معيار واحد مشترك هو "صافي 30 يومًا" ، مما يعني أن إجمالي المبلغ المستحق يستحق في غضون 30 يومًا. تشمل معظم الشروط رسوم السداد المتأخرة إذا لم يتم دفع الفاتورة في الوقت المحدد. يمكن أن تكون رسوم السداد المتأخرة في المائة من المبلغ المستحق أو رسوم دفع متأخرة ثابتة ، أو مزيج من الاثنين معاً.
الفواتير
استنادًا إلى شروط عميل A / R ، يتم إنشاء فاتورة وإرسالها إلى العميل. يتم إرسال الفواتير إلى العميل قبل تاريخ استحقاق السداد لمنح العميل الوقت اللازم لإجراء الدفع. العديد من الشركات طباعة وفواتير البريد على أساس أسبوعي.
تطبيق الدفع
عند استلام المدفوعات ، يتم تسجيلها وإدخالها في نظام آلي أو تسجيلها يدويًا على ورقة دفتر الأستاذ. يتم تطبيق الدفعات على المبلغ الإجمالي الذي يدين به العميل ، ويتم خصمه من المبلغ المستحق ويحتسب لإظهار الرصيد المتبقي.
إشعار الدفع المتأخر والإبلاغ
بالنسبة للمدفوعات التي لم يتم سدادها بعد تاريخ الاستحقاق ، يتم إرسال إشعار الدفع المتأخر للعملاء.
لتزويد إدارة حسابات المدينين بمعلومات عن الأموال المستحقة وغير المدفوعة ، يتم إنشاء تقرير "حسابات قديمة". يعرض تقرير "العمر" إجمالي الدولارات المستحقة على نطاق زمني. على سبيل المثال ، يعرض التقرير مبلغًا بالدولار مستحقًا على 30 يومًا مستحقًا و 60 يومًا متأخرًا عن تاريخ الاستحقاق و 90 يومًا متأخرًا.
يستخدم الشخص المسؤول عن توقع تدفق النقد في الشركة تقرير المقبوضات المدينة ومعلومات طلب الدفع لإظهار الأموال التي تم جمعها وعند استحقاق الدفعات الإضافية. يتم استخدام هذه المعلومات لتحديد الأموال المتاحة لإدارة الأعمال وما إذا كانت هناك حاجة إلى أموال إضافية من مصادر مالية ، مثل البنوك من أجل الاقتراض قصير الأجل.
مجموعات
تتم متابعة المستحقات المتأخرة المستحقة إما من قبل إدارة حسابات المقبوضات (للشركات الصغيرة) أو إدارة التحصيل. يقوم مدير التحصيل بمراجعة الأموال المتأخرة ونشاط المحصّلين مثل عدد مكالمات الجمع والمبلغ المحصل.
يمكن تسليم أنشطة التحصيل إلى وكالة تحصيل إذا قررت الشركة عدم القيام بمجموعات في المنزل. إذا لم تكن المجموعات الداخلية ناجحة ، فيمكن الاستعانة بمصادر خارجية غير المستعارة.
