يمكن أن يؤثر تغيير إجراءات الفوترة لشركتك على كيفية قيامك بأعمال مع عشرات العملاء. لا يمكنك ببساطة تغيير تواريخ الفاتورة المجدولة ، أو زيادة مبالغ الدفع أو غير ذلك تعديل شروطك دون إعطاء إشعار مسبق للعملاء. خلاف ذلك ، كنت تواجه احتمال المكالمات والشكاوى وفقدان الإيرادات والتعليقات السلبية. صياغة الحرف الذي ترسله إلى عملائك بحيث يوفر إجابات كاملة على "من وماذا ومتى وأين" لسياساتك الجديدة.
توضيح الغرض
يجب أن تفتح الإعلانات الرسمية للتغيرات الإجرائية ببيانات واضحة عن مصدر المعلومات ، والسكان الذين يؤثرون عليها وطبيعة التغيير. لتحقيق هذا الهدف ، استخدم ورقة الشركة الخاصة بك بحيث يعرف المتلقي هويتك على الفور. إذا قمت بإعداد رسالتك في برنامج معالجة النصوص كمشروع لدمج المراسلات ، فيمكنك دمج تحية مخصصة في كل حرف لتجنب مقدمة "العميل العزيز العزيز" التي تخالف أي رسالة. نؤكد من جديد على أعمال المتلقي ونوضح أساسيات السياسة في فقرة أولى موجزة. على سبيل المثال ، يمكنك الإعلان عن "نظرًا لأننا نقدر لك كعميل ، فنحن نتصل بك لإعلامك بالتغيير القادم في إجراءات الفوترة لدينا والتي تؤثر على حسابك معنا".
زود بالتفاصيل
بعد إدخال الموضوع الشامل لاتصالك ، انتقل إلى النقطة في الفقرة التالية. اشرح - بإيجاز قدر الإمكان - التغيير القادم وكيف تختلف القواعد الجديدة عن القديم. يريد العملاء أن يعرفوا بالضبط كيف تؤثر سياساتك عليهم. إذا فشلت في تقديم شرح واضح ومنطقي يجيب على جميع الأسئلة الواضحة التي تثيرها ، فسيبدأ هاتفك في الرنين بعد وصول رسائلك في علب بريد المستلمين بوقت قصير. للتأكد من معالجة جميع التفاصيل الضرورية ، اطلب من الأصدقاء أو الزملاء أو غيرهم من الأجانب قراءة رسالتك في مراحل نموذجها الأولي وتحسين رسالتك في ضوء أي أسئلة يثيرونها.
تأكيد التوقيت
حدد بدقة متى ستدخل التغييرات حيز التنفيذ. إذا كان يجب على العملاء البدء في استخدام عنوان دفع جديد فعال مع دورة فواتير شهر محدد ، فأخبرهم "ببدء الدفع الشهر والسنة ، يرجى إرسال الشيك إلى العنوان." إذا لاحظ العملاء تغييرًا في شروط الدفع ، فأخبرهم "نحن نرفع الحد الأدنى للدفع من number إلى number في المائة من رصيدك اعتبارًا من الشهر والسنة." لتجنب الارتباك ، استخدم بيان التوقيت هذا لتلخيص التغيير وتقديم تاريخ كامل حتى يصبح خطابك مرجعا مستقبلا قابلا للتطبيق لملفات العملاء.
اجعلها رسمية
قبل أن تغلق رسالتك ، أوضحها بطريقة حازمة ولكن تتسم بالودّية بحيث لا تمثل تغييراتك مصطلحات اختيارية. يجب أن يدرك العملاء أنه لا يمكنهم اختيار عدم المشاركة في الإجراءات ، باستثناء إغلاق حساباتهم ، وأن الاستمرار في التعامل معكم بعد تاريخ التغيير يؤكد قبولهم وقبولهم الالتزام بقواعدك الجديدة. قدّم اسمك ومعلومات الاتصال بك ، حتى لو ظهر كل ذلك كجزء من ترويسةك ، وشدد على أنك ترحب بمكالمات العملاء إذا كانت لديهم أسئلة أو تعليقات.
