كتابة الشيكات التجارية يختلف عن كتابة الشيكات الشخصية في أن يتم وضع المزيد من المعلومات على الشيك - عادة على كعب الشيك - بحيث تعرف أنت والمدفوع لك على وجه التحديد كيف سيتم تطبيق الدفع. أيضا ، سيتم نشر جميع الشيكات عملك إلى حساباتك بحيث يتم الاحتفاظ النقدية الخاصة بك وحسابات الدفع الحالية. قد تأتي شيكات عملك في شكل مكرر أو ثلاث نسخ ، لذا يمكن الاحتفاظ بنسخ التحقق للرجوع إليها في المستقبل. وأخيراً ، قد تتطلب الشيكات التجارية ، على خلاف الشيكات الشخصية ، أكثر من توقيع واحد. إن اتباع نظام معين لكتابة عمليات تحقق العمل الخاصة بك سيجعل العملية فعالة ويوفر لك من ارتكاب الأخطاء.
جهز جميع المعلومات المطلوبة لكتابة شيكات عملك. ستحتاج إلى الاسم الكامل لجميع المستفيدين ، وعناوين المدفوعين ، وأرقام ومبالغ جميع الفواتير أو الحسابات التي سيتم دفعها ، ومبالغ الشيكات الإجمالية. إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة محوسبًا لطباعة الشيكات الخاصة بك ، فاتبع التعليمات الموجودة في دليل مستخدم البرنامج الخاص بك - قد تحتاج إلى تحديد كل فاتورة أو حساب للدفع ، ثم طباعة تقرير للتأكد قبل إجراء عملية التحقق من الطباعة.
قم بمحاذاة عمليات تدقيق الأعمال في طابعتك إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر لطباعة الشيكات. خلاف ذلك ، التحضير لكتابة الشيكات الخاصة بك يدويا.
اطبع أو اكتب جميع معلومات الدفع الخاصة بك على نقاط التحقق من عملك. إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة على الكمبيوتر ، فستتم طباعة كل علامة تدقيق تلقائيًا. إذا كنت تكتب شيكاتك باليد ، فلاحظ اسم المستفيد ، ورقم حساب البائع للمستفيد ، وتاريخ الشيك ، ورقم كل فاتورة أو حساب يتم دفعه والمبلغ المدفوع عن تلك الفاتورة أو الحساب. وأخيرا ، لاحظ المبلغ الإجمالي للشيك.
طباعة الشيكات عملك. إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر ، فستتم طباعة كل شيك تلقائيًا. ستحتاج فقط إلى مراقبة الطابعة للتأكد من أن اختياراتك تبقى محاذة. إذا كنت تقوم بكتابة شيكات العمل الخاصة بك باليد ، في أعلى وإلى الجانب الأيمن من الشيك هو مكان لتاريخ الاختيار. أسفل التاريخ ، بدءًا من الجانب الأيسر ، اطبع اسم المدفوع لأمره بعد "الدفع إلى طلب." إذا كانت المساحة تسمح بذلك ، فقم أيضًا بتضمين عنوان المدفوع لأمره. أسفل معلومات المدفوع لأمره ، بدءًا من الجانب الأيسر ، اطبع كمية الشيك باستخدام كلمات للدولارات بأكملها والكسور الرقمية للسنت - "مائة و 100 دولار" ، على سبيل المثال. أخيرًا ، إلى أقصى اليمين ، املأ المبلغ بالدولار باستخدام الأرقام - "$ 100.00".
سجل الشيكات التجارية الخاصة بك في سجل الشيك. إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة محوسبًا لطباعة فحوصات عملك ، فقد يتم تسجيل هذه المعلومات تلقائيًا ، أو قد تحتاج إلى نشرها لاحقًا. طباعة تقرير كامل بالنسبة لك السجلات الورقية. إذا كنت تقوم بتسجيل الشيك يدويًا ، قم بتضمين تاريخ الشيك ، اسم المستفيد ، الفواتير أو الحسابات المدفوعة ، المبلغ المدفوع لكل فاتورة أو حساب والمبلغ الإجمالي للشيك. قم بتحديث دفاتر الحسابات الخاصة بك لجميع الحسابات المتأثرة.
تدقيق الشيكات الخاصة بك! الجميع يرتكب أخطاء عرضية. على سبيل المثال ، يمكن لصفر إضافي أن يكون خطأً مدمراً.
قم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة محوسب. ثم ، إذا كانت هناك خطوة منفصلة مطلوبة لنشر الشيكات ، فقم بذلك الآن.
قم بتوقيع الشيكات التجارية الخاصة بك من قبل الشخص الذي لديه سلطة توقيع الشيكات. تتطلب بعض عمليات التحقق من الأعمال أكثر من توقيع واحد. تأكد من حصولك على جميع التوقيعات الضرورية قبل إرسال الشيكات.
قم بإيداع نسخ الشيكات الخاصة بك مع فواتيرك أو فواتيرك المدفوعة إذا كنت تستخدم شيكات مكررة أو ثلاثية. إذا لم يكن لديك نسخة من الشيكات ، فلاحظ رقم الشيك والتاريخ ومبلغ الدفعة على كل فاتورة مدفوعة قبل تقديم الطلب.
