في كثير من الأحيان في الأعمال التجارية ، من الضروري إرسال بيان الشركة المهم لمجموعة من الناس ، وإبلاغهم بالتغييرات أو التنقيحات لسياسات وإجراءات الشركة. إذا كان هؤلاء الأشخاص ينتمون إلى مجموعة رسمية ، فهناك عدد من الخيارات لمعالجة خطاب لهم.
مخاطبة مجموعة في رسالة
استخدم الاسم الرسمي المعيّن للمجموعة إذا كانت المجموعة منظمة رسميًا ومعترف بها بهذا الاسم. إذا كانت المجموعة هي بنات الثورة الأمريكية ، على سبيل المثال ، فمن الصحيح تمامًا توجيه خطاب المجموعة باستخدام "عزيزي بنات الثورة الأمريكية". هذه هي الطريقة الأكثر رسمية للاعتراف بالمعلومات الواردة في الرسالة ومع ذلك ، فمن المشكوك فيه أن يتم تقاسم الرسالة نفسها مع المجموعة ككل ، ولكن مع مسؤوليها ومديريها.
من المقبول أيضًا أن نخاطب المجموعة من خلال عنوانها الجماعي ، مع التخلي عن تسمية "عزيزتي". يمكنك البدء برسالة تحتوي على "إلى جميع مديري الحسابات" أو "إلى المشرفين الليليين".
إذا كانت المجموعة هي التي ترغب في مخاطبة فرد لا يعرف عنوانه واسمه ، فمن المناسب استخدام التحية "إلى من يهمه الأمر". في حين تفترض هذه العبارة أنها مخصصة للفرد ، مناسب للاستخدام عند مخاطبة مجموعة. هذه التحية ، رغم أنها صحيحة ومناسبة ، تفتقر إلى السلطة التي تأتي من معالجة خطاب مهم يحمل اسم وعنوان الشخص الصحيح.
استخدم تسمية بسيطة مثل "التوزيع" أو حتى "انظر التوزيع" في حقل "إلى" في مذكرة الأعمال ، خاصة إذا كان الحرف داخليًا. يجب الإفصاح الكامل عن أسماء جميع الأفراد في قائمة التوزيع في الرسالة ، عادة كجزء من قسم التذييل. يمكن تنظيم هذه القائمة حسب الترتيب الأبجدي أو حسب التسلسل الهرمي للمؤسسة مع إدراج أسماء المديرين الأوائل أولاً في ترتيب الترتيب ، متبوعة بقائمة أبجدية لكل المرؤوسين.
ضع قائمة بأسماء وعناوين وعناوين جميع الأطراف المعنية إذا كانت المجموعة صغيرة وغير مرتبطة بالارتباط مع شركة واحدة. هذه الطريقة ملائمة لمتلقي الرسالة ، الذين يتم تزويدهم بدليل مرجعي مفيد لجميع الأطراف في بيان واحد.
