عندما تسمع أحد المحاسبين يتحدث عن الديون والائتمانات ، فإنهم عادة لا يتحدثون عن بطاقة خصم أو بطاقة ائتمان من بنكهم المحلي. تعني الحسابات والائتمانات ، بالمعنى المحاسب ، شيئًا مختلفًا بعض الشيء. أنها بمثابة وسيلة لتسجيل المعاملات المحاسبية ، وتشكل هذه الإدخالات أساس شيء يعرف باسم المحاسبة القيد المزدوج.
تم استخدام المحاسبة مزدوجة القيد لأول مرة في القرن الرابع عشر ، وكتب عالم رياضيات إيطالي يدعى لوكا باسيولي ونشر كتابًا حول هذا الموضوع في عام 1494. وقد تم توضيح الكتاب من قبل صديقه ليوناردو دا فينشي ووصف النظام المحاسبي من خلال تغطية مواضيع مثل المحاسبة الدوريات ، وبيان الدخل ، والميزانية العمومية ، والمحاسبة المزدوجة القيد والعديد من المفاهيم الأخرى التي شكلت أساسًا لأنظمة المحاسبة التي لا تزال قيد الاستخدام حتى يومنا هذا.
على الرغم من أن الكثيرين في هذا المجال يعتبرون Pacioli "الأب للمحاسبة" ، إلا أن شكلاً من أشكال نظام الدخول المزدوج كان يستخدم منذ عدة سنوات قبل نشر كتاب Pacioli ، على الرغم من أنه لا أحد يعرف كيف أو متى ظهر نظام المحاسبة لأول مرة.
ما هو الخصم والائتمان؟
يعمل نظام المحاسبة للمعاملات التجارية ، والمشار إليه أيضًا باسم "مسك الدفاتر" ، على أساس أن كل معاملة جديدة تقوم بها الشركة تؤدي إلى تغيرين مختلفين في الحالة المالية للشركة. يستخدم المحاسبون عمليات الخصم والائتمان لتسجيل المعاملات إلى اثنين أو أكثر من حسابات مسك الدفاتر ، باستخدام مجموعة محددة من قواعد الخصم والائتمان.
خارج نطاق عالم المحاسبة ، كلمة الائتمان عادة ما يكون لها دلالة إيجابية ، مثل العمل الائتماني الإضافي ، أو الحصول على الفضل لمحاولة الجاد. أما بالنسبة للمحاسبين ، فإن الشيء الوحيد المدين بالخصم والائتمان هو الجانبان الأيسر والأيمن لحساب T ، اللذان يتم استخدامهما بالطرق التالية.
عند إنشاء وإدخال معاملة محاسبية ، يمكنك استخدام عمليات الخصم والائتمان لتحديد كيفية تأثير الدولارات القادمة أو الخارجة من الشركة على الحسابات المعنية. يمكنك إدخالها في نظام المحاسبة القائم على البرامج ، وإدخال البيانات في دفتر يومية المحاسبة ، والمعروفة باسم إدخال دفتر اليومية. سيتم إعداد نظام المحاسبة لنشر إدخالات دفتر اليومية هذه في سجل المحاسبة الرئيسي للشركة ، يسمى دفتر الأستاذ العام.
سترى على الأرجح الخصم والائتمان المختصر dr و cr. يبدو أنه لا يوجد تفسير واحد لوجود هذه الاختصارات ، ولكن البعض يتوقع أنهم يقفون في سجل المدين وسجل الائتمان. بينما ينظر آخرون إلى المحاسبة التاريخية ويقولون إنهم يقفون لصالح الكلمات اللاتينية debere ad credere.
يشير الرصيد إلى إدخال معاملة يتم إجراؤه على الجانب الأيمن من سجل حساب يتكون من عمودين ، بينما يشير المدين إلى إدخال معاملة تم إجراؤه على الجانب الأيسر. اكتسبت هذه السجلات ، المسماة "حسابات T" ، اسمها لأن المحاسب يرسم الأشكال T على الورق ، ويضع أسماء الحسابات المستخدمة في الأعلى ، مثل "النقدية" على T واحد و "اللوازم المكتبية" من جهة أخرى.
يستخدم الجانب الأيسر من كل حساب T دائمًا لإدخالات المدين ، ويستخدم الجانب الأيمن من T دائمًا لإدخالات الائتمان. غالبًا ما تستخدم الحسابات T كأداة تدريب أساسية لمساعدة الطلاب على فهم كيفية عمل المحاسبة ذات القيد المزدوج. تسمح لك حسابات T بكتابة على الورق كيف يتم تسجيل كل جانب من المعاملة في الحسابات المختلفة لدفتر الأستاذ العام. هذه الطريقة لا تعمل لحساب المحاسبة الفردي.
حسابات T هذه هي طريقة رسومية لتمثيل حساب في دفتر الأستاذ العام ، وهو سجل التخزين الرئيسي لجميع المعاملات المحاسبية للشركة. يكتب العديد من المحاسبين إدخالات محاسبية على الورق باستخدام الرسوم التوضيحية للحساب T ، كطريقة لمضاعفة التحقق من المعاملة والتأكد من أن إجمالي الديون والائتمانات إلى الصفر والحفاظ على توازن المعادلة المحاسبية.
قد تتطلب المعاملة المحاسبية المعقدة تسجيلات مسجلة لعدد من الحسابات المختلفة ، مما يستلزم استخدام العديد من حسابات T المكتوبة بخط اليد لكتابة والتحقق من المعاملة.ومرة أخرى ، يعمل ذلك كطريقة فعالة للتحقق من أن جميع أرصدة الحسابات والأرصدة يساوي صفرًا وأن المعاملة لا تحتوي على أخطاء قبل إدخال الإدخالات في دفتر الأستاذ العام الخاص بالنظام المحاسبي.
بالنسبة لعمل المحاسبة اليومي العادي ، يقوم المحاسب بإنشاء إدخالات دفتر اليومية مباشرة في برنامج المحاسبة ، بدلاً من استخدام حسابات T.
ما هو رصيد الائتمان؟
يشير رصيد الرصيد إلى رصيد الدولار في حساب معين ، ولكنه ليس بهذه البساطة. عندما تقوم الشركة بإعداد دفتر الأستاذ العام ، فإنها تقوم بإنشاء مخطط للحسابات. هذه قائمة بكل حساب تستخدمه الشركة لتسجيل المعاملات المالية ، والبيانات في هذه الحسابات تتدفق في النهاية إلى البيانات المالية للشركة.
لكل حساب رصيد "طبيعي" ؛ بعبارة أخرى ، فإنها تحمل عادةً رصيدًا مدينًا أو دائنًا. على سبيل المثال ، يحتوي حساب المبيعات عادةً على رصيد إيجابي ، والذي سيكون رصيدًا دائنًا. لزيادة هذا الحساب ، يمكنك إنشاء إدخال ائتمان. إذا كان حساب المبيعات الخاص بك يحتفظ برصيد مدين أو سلبي ، فسيكون هذا علامة حمراء مهمة للتحقيق. تتصرف بعض الحسابات بشكل معاكس ، وسيكون رصيد الرصيد سالبًا ، مثل إدخال الائتمان إلى الحساب النقدي يقلل من رصيد الحساب النقدي.
جميع الحسابات ، سواء كانت مدين أو قائم على الائتمان ، تلتزم بمبدأ يسمى المعادلة المحاسبية:
المعادلة المحاسبية: الأصول = الخصوم + حقوق المالكين
وتكمن هذه المعادلة الأساسية في نظام محاسبة القيد المزدوج بالكامل ، وعندما يؤثر إدخال على حساب الأصول ، يجب أن يؤثر أيضًا على حساب حقوق الملكية أو حقوق الملكية الخاصة بالمالك أيضًا ، للحفاظ على التوازن في المعادلة. نظام القيد المزدوج الخصم والائتمان هو الآلية التي تساعد على الحفاظ على التوازن في المعادلة.
تزداد الحسابات ذات الرصيد الاعتيادي العادي عند إدخال الائتمان. اإليرادات القادمة إلى الشركة ، أو المكاسب ، مثل الربح من بيع الموجودات مثل المعدات المستخدمة التي بيعتها الشركة ، هي حسابات قائمة الدخل ويتم تسجيلها كزيادة باستخدام إدخال ائتمان. في الميزانية العمومية ، سيزيد إدخال الائتمان من الخصوم وحسابات الأسهم الخاصة بالمالكين.
ما هو الرصيد المدين؟
الحسابات ذات الرصيد المدين العادي تشمل الموجودات في الميزانية العمومية وحسابات المصروفات في بيان الدخل. وهذا يعني أن إدخال الخصم يزيد من رصيد هذه الحسابات. تتضمن حسابات المصروفات مصاريف الأجور ، ومصاريف الفوائد ، ومصاريف اللوازم ، والتكاليف الأخرى المتعلقة بالمكاتب.
ليس من السهل دائمًا الاحتفاظ بالخصم والائتمانات بشكل مباشر ، ولكن يمكنك التفكير في الخصم من حساب النفقات في كل مرة تتكبد فيها نفقات.
هل الرصيد المدين إيجابي أم سلبي؟
الجواب السريع هو ، ذلك يعتمد. الرصيد العادي لحساب الأصول هو رصيد مدين ، وكذلك مبلغ إيجابي. على سبيل المثال ، يحتوي الحساب النقدي في الميزانية العمومية على رصيد خصم إيجابي وإيجابي إذا كانت الشركة لديها أموال في البنك.
من ناحية أخرى ، عندما تفكر في حساب المصروفات في بيان الدخل ، فإن هذه الحسابات لها أيضًا رصيد مدين عادي ، ولكنها بدلاً من ذلك تمثل رقمًا سالبًا أو نقودًا تدفعها الشركة.
ماذا يعني لاعتماد مبلغ؟
عند إضافة مبلغ ، تقوم بإدخال حساب في شكل ائتمان ، بدلاً من الخصم. إذا كنت تقيد حساب الخصوم ، فستزيد من رصيده. على سبيل المثال ، إذا أضفت رصيدًا قدره 100 دولار إلى الحسابات المستحقة الدفع نظرًا لأنك قدمت رصيدًا إلى عميل ، فقد قمت بزيادة رصيد حساب الدفع الخاص بك. في بيان الدخل ، إذا كنت تقوم باعتماد حساب إيرادات المبيعات الخاصة بك ، فقد قمت بزيادةها أيضًا نظرًا لأن حساب المبيعات يحتوي على رصيد دائن عادي ، وتزيده الإدخالات الائتمانية.
إذا قمت بإجراء إدخال ائتمان إلى حساب برصيد مدين عادي ، والذي يتضمن حسابات الأصول في الميزانية العمومية وحسابات المصروفات في بيان الدخل ، فهذا يعني أنك تقوم بخفض رصيد الحساب. على سبيل المثال ، لنفترض أنك دفعت مبلغ 50 دولارًا أمريكيًا لشراء الإمدادات. ستقوم بتخفيض الحساب النقدي عن طريق إدخال بطاقة ائتمان لأن النقد هو حساب رصيد مدين عادي.
ما هي حسابات Contra؟
حسابات كونترا هي حسابات دفتر الأستاذ العام التي تعمل عكس حسابات الخصم والائتمان العادية. على سبيل المثال ، يمتلك حساب الأصول الثابتة رصيدًا ائتمانيًا عاديًا ، حيث يكون لحساب الأصول العادية رصيد مدين عادي. تعمل حسابات Contra لموازنة الحسابات العادية ، وتسمح للرصيد الأصلي بالإقامة في السجلات المحاسبية بينما تقوم أيضًا بالإبلاغ عن مبالغ التعويض.
على سبيل المثال ، يحتوي حساب الذمم المدينة على حساب مقابل يسمى "بدل للحسابات المشكوك فيها". يمثل الرصيد في حساب الذمم المدينة فواتير العميل التي تم إصدارها ولم يتم دفعها بعد. يمثل مخصص الحسابات المشكوك في تحصيلها مبلغًا تعتقد الشركة أنه لن يرى أي مدفوعات على الإطلاق. هذا المبلغ غالبا ما يكون نسبة صغيرة من إجمالي رصيد الحسابات المستحقة القبض.
لنقل أن حسابات الحسابات المدينة لديها رصيد مدين عادي يبلغ 30،000 دولار. يبلغ الرصيد الممنوح للحسابات المشكوك فيها رصيدًا ائتمانيًا عاديًا يبلغ 2000 دولار. هذان الحسابان يقابلان بعضهما البعض ، ويتركن معك بصافي قدره 28.000 دولار في الحسابات المستحقة القبض. يسمح لك استخدام هذين الحسابين بالإبلاغ عن المبالغ المستحقة للحسابات الأصلية وتكون قادرًا على إظهار أنها تقابلها بمبلغ 2000 دولار تعرف أنه من المحتمل ألا تتلقى على الأرجح ، مما يمنحك المبلغ الذي سيتحول إلى مبلغ نقدي.
توجد حسابات contra أخرى ، ولديهم شريك دائمًا. على سبيل المثال ، الاستهلاك المتراكم هو حساب الأصول contra ، وهو مرتبط بحساب الأصول والمعدات الثابتة. يحتوي حساب المبيعات على حساب عائدات contra يسمى العوائد والبدلات.
استخدام ميزان المراجعة
يقوم المحاسبون بتجميع تقرير يسمى ميزان المراجعة عند استخدام نظام محاسبة مزدوج القيد للتحقق من أن جميع الإدخالات قد تمت بشكل صحيح. يسرد ميزان المراجعة كل حساب في دفتر الأستاذ العام للشركة ورصيد كل حساب. عند استخدام محاسبة القيد المزدوج ، يجب عليك إدخال إدخال خصم للتعويض عن كل إدخال ائتمان ، والعكس صحيح. إذا تلقيت نقدًا مقابل بيع البضائع ، فستزيد حساب المبيعات من خلال إدخال الائتمان ، وستزيد أيضًا من حسابك النقدي ، باستخدام إدخال ائتمان. جميع الديون والائتمانات يجب أن تعادل بعضها البعض مباشرة.
عند إلقاء نظرة على تقرير ميزان المراجعة ، يجب على كل الإدخالات أن تعادل بعضها البعض بحيث يحتوي التقرير على رصيد قدره صفر. إذا كان رصيد التجربة يحتوي على إجمالي آخر ، فقد تم إدخال إدخال غير صحيح أو غير كامل ويجب إصلاحه.
قد لا تكون بعض الأخطاء قابلة للاكتشاف من خلال النظر إلى ميزان المراجعة ، على سبيل المثال ، إذا كان الدين والخصم يقابلان بعضهما بعضاً ولكن تم إجراؤها في الحسابات الخاطئة. إذا أهملت إدخال معاملة على الإطلاق ، فلن تصادف هذا الخطأ بالنظر إلى رصيد التجربة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا تم إجراء أخطاء مختلفة في الخصم والائتمان وتمت موازنة بعضها البعض عدديًا ، فلن يتم اكتشافها على رصيد التجربة.
