كيفية انشاء مكتب افتراضي. في بيئة عالمية ، لا تملك أماكن العمل حدوداً مع الموظفين الموجودين في جميع أنحاء العالم. مع ارتفاع أسعار العقارات باستمرار ، أصبح المكتب الافتراضي ظاهرة جذابة لكثير من رجال الأعمال. يمكن أن تكون الشركات موجودة في مكان معين ولكن الموظفين يديرون شؤونهم المكتبية اليومية من مواقع مختلفة مثل الفندق أو المقهى أو المنزل.
حدد عنوان العمل الخاص بمكتبك الافتراضي. يمكن أن يكون رقم صندوق بريد أو يمكنك استخدام خدمة صندوق بريد CMRA (استلام البريد التجاري) للحصول على عنوان سليم للمؤسسة.
انظر إلى خيارات الاتصال الخاصة بك. هناك العديد للاختيار من بينها ما إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني ، والهواتف المحمولة ، والمنتديات عبر الإنترنت ، وبرامج المراسلة الفورية ، VoIP وغيرها.
اجعل الموقع الذي تختاره للمكتب الظاهري جاهزًا للإعداد. تأثيث المكان وخلق جو عمل بالطريقة التي تريدها. تأكد من وجود مساحة كافية لتركيب الأجهزة الإلكترونية الضرورية مثل أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الفاكس وخطوط الهاتف.
قم بتثبيت البرامج الضرورية على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك وفقًا لاحتياجاتك. تم تصميم بعض البرامج خصيصًا لعقد المؤتمرات عبر الويب والعروض التقديمية وجدولة الاجتماعات وما إلى ذلك. من المستحسن أيضًا اختيار برنامج مكافحة فيروسات موثوق به لحماية جهاز الكمبيوتر الخاص بك من الاعتداء عبر الإنترنت.
اتصل بمزود خدمة الهاتف واحصل على نظام هاتف حديث مع خاصية الرد الصوتي التفاعلي (IVR) للمساعدة في إدارة المكالمات دون الحاجة لوجودك في الموقع. تأتي هذه التكنولوجيا المضمنة بسعر معقول ، وهي تقتصر فقط على الاستخدام الفعلي.
إنشاء مرفق إنترانت يعني الوصول إليه فقط من قبل أرباب العمل في الشركة لنقل المعلومات والاتصالات الحيوية والملفات والمستندات أو الدخول إلى الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN) بحيث تكون المادة المنقولة سرية تمامًا. تتبع من الذي يدخل إلى قاعدة بيانات مؤسستك عن طريق الاحتفاظ بسجلات معلومات الدخول والخروج والوصول.
قم بجدولة اجتماعاتك الرسمية مع زملاء العمل أو العملاء أو غيرهم لتناول فنجان من القهوة في موقع جيد للجميع. إذا لم تكن جميع جهات الاتصال لديك موجودة فعليًا ، فيمكنك ترتيب الاتصال باستخدام كاميرات الويب والهواتف المحمولة والمراسلة الفورية.
تأكد من أن موظفيك يرسلون جداول زمنية بانتظام لتسجيل عدد ساعات العمل الخاصة بهم. نظرة منهجية على جداول زمنية هذه على أساس الساعات المقدرة المطلوبة لمهام محددة للحفاظ على الوقت غير المنتجة في الاختيار.
نصائح
-
يأتي عدد من تطبيقات الأعمال في شكل "أجنحة" تتضمن معظم البرامج المطلوبة لإنشاء مكتب افتراضي وأكثر من ذلك. بعض الأجنحة الشهيرة هي Microsoft Office و Lotus و Corel و AppleWorks. إذا كانت لديك الميزانية ، فقدم لموظفيك الأدوات اللازمة مثل الكمبيوتر المحمول ، الهاتف الخلوي Wi-Fi ، الصوت عبر بروتوكول الإنترنت VoIP وغيرها من المعدات. عندها يمكن ربطك أنت والقوة العاملة بكفاءة.
تحذير
قم بعمل نسخ احتياطي لبياناتك بانتظام لتجنب الانهيار التام لأعمالك اليومية إذا تعطل النظام. هذا يمكن أن يكون سيناريو كوابيس في الواقع.
