كيفية التخطيط لحدث على الميزانية

بغض النظر عن مقدار الأموال التي تملكها المجموعة في خزائنها ، فإن البحث عن طرق لتوفير المال على الأحداث أمر منطقي من الناحية التجارية - بل وأكثر من ذلك إذا كان هذا الحدث يعتزم جمع الأموال للمنظمة. من خلال تخفيض التكاليف من خلال التخطيط الذكي ، ينطوي التخطيط الإبداعي على وقت إضافي للاجتماعات وتحديد الأولويات بدلاً من الانغماس. قد يجلب هذا العائد نقودا أكثر مما كنت قد قصفت - أو على الأقل يساعد على تجنب بدء الربع القادم في المنطقة الحمراء بسبب حفلة.

خطط مسبقا. أفضل طريقة لتأمين الأسعار والعثور على صفقات جيدة يتطلب أن تجمع لجنة الحدث الخاصة بك معًا قبل ستة أشهر على الأقل لمطاردة الصفقات. إن محاولة إلقاء شيء ما في اللحظة الأخيرة لا توفر أي غرفة تفاوض ، مما يجعلك تدفع الثمن بالكامل مقابل شيء قد تحصل عليه مقابل تكلفة أقل أو أقل.

حدد ميزانيه والتزم بها. عند القيام بالأشياء بشكل رخيص ، فإن الهدف هو الخروج برقم صلب قبل البدء في عرض الحدود عندما يبدأ العصف الذهني ويسمح للمجموعة بتحديد الأولويات حيث تذهب تلك الدولارات.

ناقش طرق لتوفير المال مباشرة خارج البوابة. انظر إلى الخيارات مثل مطالبة جهة مانحة ملتزمة بتقديم منزلها لحفلة منزلية أو مقايضة ساعات تطوعية في مركز المجتمع المحلي مقابل الاستخدام المجاني لمنشآتها. إذا كانت مدرسة طهي قريبة ، فقم بنشر مطبوعات تبحث عن طلاب متلهفين لتجربة مهاراتهم الطهوية الجديدة لتلبية احتياجاتك أو طلب مهني إذا كنت تستطيع خفض التكاليف عن طريق توفير نادل أو نادل خاص بك.

بحث تكلفة عناصر قائمة التحقق قبل الالتزام بفكرة أو عقد. تضيف بسرعة قاعات الإيجار ، والمطاعم ، والموسيقيين ، وتكاليف الطباعة والحفلات. قبل الحصول على كل شخص متحمس حول منشأة معينة أو فرقة تعرفها ، احصل على معلومات حول السعر الفعلي.

استخدم الموارد في متناول اليد. انظر إلى مجلسك أو قاعدتك التطوعية للمساعدة في هذا الحدث ، سواءً في الطباعة أو تسليم النشرات من أجل توفير تكاليف الطباعة أو مطالبة شخص ما بالتبرع أو عرض أجهزة AV لعرضها في المساء. قد يؤدي الوصول إلى قاعدتك الأساسية إلى توفير كبير.

تعاون مع مجموعة أخرى متشابهة التفكير للمشاركة في استضافة حدث. وهذا لا يسمح فقط بتقاسم التكاليف والواجبات ، بل إنه يعزز أيضًا الحدث الخاص بك إلى جمهور موسع وقد يؤدي إلى زيادة عدد المشاهدين.

استخدم مواد الشبكات المجانية. في حين أن العروض الترويجية عبر الإنترنت سريعة وسهلة ، يمكن لمجموعتك أيضًا الاستفادة من نشرات المجتمع التي تقدمها الإذاعة والتلفزيون والصحف. قم بكتابة وتوزيع البيانات الصحفية للحدث الخاص بك وتعزيز الزاوية التي قد تحصل على الحدث الخاص بك على الفور على الأخبار المحلية.

لا تفترض أنك سوف تحصل على شيء مقابل لا شيء. قد يكون لديك منظمة غير ربحية أو مجتمع محبوب في المنطقة ، ولكن ذلك لن يعني بالضرورة أن تكون رحلة حرة للبضائع والخدمات. عند طلب تخفيضات أو تبرعات ، قدم شيئًا في المقابل مثل الإشارة المميزة في جميع المواد الترويجية والدعوات الإخبارية والرؤية أثناء الحدث.