عند التخطيط لعقد اجتماع في أحد الفنادق ، ستحتاج إلى التأكد من أن قسم المبيعات يلتقط احتياجات مجموعتك بشكل صحيح حتى لا يتم تقاضي رسوم منك. سيقوم الاتصال الخاص بك في الفندق بإنشاء مجموعة استئناف لاجتماعك لمشاركتها مع الإدارات الأخرى وضمان أن أي شيء تحتاجه في الفندق سيتم توفيره. السيرة الذاتية للمجموعة هي ملف شخصي يتضمن هدف مؤسستك للاجتماع في الفندق ، وعدد الأشخاص الذين يحضرون ، وعدد غرف النوم وأماكن وقوف السيارات المطلوبة ، والمطاعم وغيرها من الاحتياجات الوظيفية التي سيكون للفندق دورًا أساسيًا في تقديمها. يجب إنشاء ملف التعريف هذا قبل 14 يومًا تقريبًا من الحدث الخاص بك ، لذا اجعل جدولك الزمني مناسبًا وفقًا لذلك.
قم بكتابة كل ما ستحتاجه للاجتماع وتزويده ببيانات الاتصال بالفندق لتتأكد من أن الفندق لديه الموارد اللازمة لتلبية احتياجاتك. تعد وجبات الطعام والوجبات الخفيفة وأماكن وقوف السيارات وغرف التكسير والغرف الليلية بمثابة أمثلة للعناصر التي يجب مشاركتها مع جهة الاتصال الخاصة بالمبيعات. هذا سيعطيه فكرة أولية لرؤيتك للاجتماع ودور الفندق في جعله يعمل بسلاسة. قد يقدم لك نموذجًا قياسيًا لتتمكن من ملء هذه المعلومات.
قم بإنشاء تواريخ استحقاق لتسجيلات مشاركين فيما يتعلق بالجدول الزمني الذي تحتاجه جهة اتصال مبيعاتك في الفندق لإعلام الموظفين باحتياجات اجتماعك. استخدم الحوافز لتشجيع التسجيل المبكر ، بما في ذلك رسوم التسجيل المخفضة أو امتيازات المؤتمر. تأكد من أن المشاركين يعرفون ما هو متاح للاستخدام في الفندق وأن يفكروا في تضمين التسجيل للأنشطة الإضافية في النموذج الخاص بك. تعتبر علاجات السبا ووجبات العشاء غير الملتئمة وأنشطة الرحلات عناصر يمكن تضمينها إذا كان لدى الفندق الموارد اللازمة لتوفيرها وتلبية نطاق اجتماعك.
تواصل مع جهة اتصال المبيعات الخاصة بك بمجرد تجاوزك تاريخ استحقاقك النهائي للتأكد من أن لديه عدد الأشخاص الذين يحضرون وما هو مطلوب من الفندق. قم بإعداد أي أرقام إضافية على الاتصالات التي تتلقاها من المشاركين المحتملين الذين يرغبون في الحضور ولكنهم يرغبون في التسجيل في الموقع والأرقام التاريخية للتسجيل في الموقع.
اطلب مراجعة لاستئناف مجموعتك قبل أسبوعين من اجتماعك. بحلول هذا الوقت ، سيتم إنشاء استئناف المجموعة وسيكون جاهزًا للمشاركة مع بقية الفندق. تحتاج إلى التأكد من أن الأرقام والأنشطة التي تم التقاطها بواسطة جهة اتصال المبيعات تتطابق مع أرقامك وأنشطتك المخطط لها للاجتماع. اطرح أسئلة للتأكد من فهمك لكل بند تقوم بمراجعته. اجلب أي تباين في انتباه فريق المبيعات على الفور.
قم بمراجعة فاتورتك من الفندق ومطابقتها مع المعلومات التي راجعتها في سيرتك الذاتية الجماعية ومعلومات التسجيل الخاصة بالمؤسسة بمجرد انتهاء الاجتماع. التحقق من عدم الدقة والزيارات الزائدة. إذا وجدت ، اتصل بجهة الاتصال بالمبيعات ومدير المبيعات حتى يمكن تصحيحها وفقًا لذلك.
نصائح
-
طلب نسخة مادية من سيرتك الذاتية للمجموعة قبل اجتماعك للاحتفاظ بها في سجلاتك. مراجعة نماذج استمارات المجموعة النموذجية لتكوين فكرة عما سيحتاجه قسم مبيعات الفنادق مقدمًا. تواصل مع أي تغييرات رئيسية تؤثر على حضور اجتماعك في أقرب وقت ممكن.
