واحدة من أقل المهام المفضلة في إدارة الأعمال هي دفع الفواتير. غالبًا ما تنتقص الحاجة إلى تتبع الفواتير الواردة وإدارتها وخدمةها من تركيز مالك الشركة على بناء نشاطها التجاري. نتيجة لذلك ، يعتمد العديد من أصحاب الأعمال على خدمة دفع الفواتير لإدارة المدفوعات الصادرة. بالإضافة إلى إدارة دفع الفواتير ، يمكن لخدمة دفع الفواتير منع غرامات التأخر في السداد وحتى توفير المال على الفواتير عن طريق الاستفادة من حوافز الدفع في وقت مبكر من البائعين.
اختر اسمًا لنشاط دفع الفواتير الخاص بك والذي سيكون فريدًا ولا يُنسى. من الناحية المثالية ، يجب أن ينقل اسم نشاطك التجاري بعض الجودة الإيجابية التي ترغب في ربطها بنشاطك التجاري. على سبيل المثال ، قد يقترح "التأمين على الفواتير الآمنة" الأمان بطريقة "خدمة دفع فواتير ديف" لا.
سجل اسم عملك الجديد مع مكتب وزير الخارجية الخاص بك. إن القيام بعمل تجاري تحت أي اسم غير اسمك الخاص يتطلب تسجيل اسم خيالي مع وزير خارجيتك. (انظر المصدر 1 للاطلاع على قائمة بمواقع مواقع مكتب وزير الخارجية على الصعيد الوطني.)
قم بزيارة قاعة المدينة أو مبنى محكمة المقاطعة للحصول على ترخيص البائع. ولا تتطلب الولايات التي لا تفرض ضريبة مبيعات ، بما في ذلك مونتانا وألاسكا وأوريغون وديلاوير ونيو هامبشاير ، تراخيص البائع.
اكتب خطة عمل تتضمن وصفًا لمجموعة خدمات دفع الفواتير التي ستقدمها ، وملخصًا لمن سوف يستخدم خدماتك ، وتحليل الشركات المتنافسة ، وخطة التسويق ، والخطة المالية ، والميزانية المتوقعة أول ثلاث سنوات من التشغيل.
طور نظامك الخاص للتتبع والدفع نيابة عن عملائك ، أو ضع في اعتبارك شراء برنامج دفع فواتير العميل مثل BillPay أو PPS bill-payment software (راجع الموارد). سيساعدك استخدام البرامج الجاهزة على تقديم خدمة أفضل لعملائك والسماح لك بالتركيز على العثور على العملاء.
أنشئ مكانًا آمنًا حيث يمكنك تخزين الشيكات والفواتير وسجلات الدفع التابعة لك ، وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى التقارير التي ستقدمها لكل منهم. يجب حفظ الشيكات بشكل خاص في صندوق آمن أو خزنة مقفلة ، وستحتفظ خزانة الملفات المقفلة بالسجلات السرية.
حدّد المبلغ الذي ستحصل عليه مقابل خدمتك. يمكنك الوصول إلى هذا عن طريق تحديد مقدار المال الذي ستحتاج إلى كسبه شهريًا ثم تقدير عدد العملاء الذين ستحتاجهم للوصول إلى هذا الرقم ، أو يمكنك الاتصال بخدمات مماثلة والاستفسار عن هيكل الرسوم.
صمم كتيبًا يقدم خدمتك ويصف الفوائد التي عليك تقديمها لعملائك ، مثل الدفعات في الوقت المناسب ، وتحسين التدفق النقدي ، وتجنب غرامة تأخير الدفع ، وخصومات الدفع في وقت مبكر. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني بالإضافة إلى شروط البداية والرسوم المستمرة.
تصميم قرطاسية الأعمال والمظاريف التي ستساعدك على تقديم خدمتك بطريقة احترافية قدر الإمكان. تملك سلاسل التوريد الرئيسية للمكاتب مثل Staples و Office Max أو Office Depot حزم قرطاسية قياسية تلبي احتياجات معظم الشركات.
أرسل بريدًا إلكترونيًا للتقديم يؤكد على أمان وراحة خدمة دفع الفواتير ، بالإضافة إلى أحد الكتيبات الخاصة بك ، إلى جميع الشركات في منطقتك والتي قد تكون عملاء محتملين. أرسل رسائلك عبر دفعات صغيرة لإتاحة الوقت لك للمتابعة معهم.
متابعة الرسائل الخاصة بك مع مكالمات هاتفية شخصية لكل عميل محتمل. قد ترغب في تقديم عرض خاص "بدون مخاطر" مثل شهر من الخدمة المجانية لإغراء العملاء الجدد لتجربة الخدمة الخاصة بك.
ترتيب مع العملاء الجدد كيف سيتم تسليم الفواتير لك. هل سيتم تقديمهم لك؟ سوف تلتقطها؟ أو سوف تذهب إلى مكتب البريد لجمعها؟
مرافقة عملائك إلى بنوكهم ليتم إضافتهم كموقع على حسابات التدقيق الخاصة بهم. ثم اطلب قائمة بالموردين والمورّدين الحاليين من كل من عملائك بالإضافة إلى أي تعليمات خاصة لديهم عند تلقي الشيكات.
تقديم كشف شهري عن الفواتير المستلمة ، والفواتير المدفوعة ، والفواتير المعلقة ، لكل عميل من عملائك ، بحيث يمكن تحديث حساباتهم بحيث يعرفوا بالضبط ما هي الالتزامات التي تم الوفاء بها والتي لا تزال معلقة. لاحظ أي مدفوعات أنقذت أموال عملائك بالدفع المبكر.
نصائح
-
لا تنسَ أن تدفع لنفسك في نهاية كل شهر استنادًا إلى الخدمات التي قدمتها.
