ما هو الغرض من إجراء العمل الموحد؟

إجراء التشغيل القياسي هو مستند مكتوب يفصّل الإجراءات المحددة الواجب اتخاذه لإكمال مهمة أو عملية متكررة. لا تتبع أوامر التشغيل القياسية (SOP) أي مخطط أو قالب ، لأنها تختلف حسب التنظيم والاستخدام. على سبيل المثال ، ستختلف إجراءات التشغيل الموحدة لعمليات الإنتاج في مصنع التصنيع اختلافًا كبيرًا من إجراء تم تعيينه لموظفي مبيعات التدريب في بيئة البيع بالتجزئة.

الأهداف

يمكن للشركات تنفيذ إجراءات التشغيل الموحدة للحد من النفايات وزيادة الأرباح. يجوز لمؤسسة غير ربحية استخدام إجراء العمل الموحد لخدمة المجتمع بشكل أفضل. تستخدم بعض الشركات إجراءات التشغيل الموحدة لضمان الالتزام باللوائح الحكومية أو تحسين السلامة في مكان العمل. على الرغم من أن أسباب السعي إلى التحسين قد تختلف بعض الشيء ، بغض النظر عن البيئة التي يتم فيها استخدام إجراء العمل الموحد ، الهدف الرئيسي هو تحسين الكفاءة في بعض القدرات.

ويدعو ديفيد غروسنماير ، وهو معاون إرشاد أقدم في جامعة كورنيل ، المتغيرات في نظام التشغيل بـ "عدو" الجودة والكفاءة. وبالتالي ، يمكن استخدام إجراء التشغيل القياسي لتبسيط العمليات من خلال إعداد مجموعة غير متغيرة من الخطوات لتحقيق هدف معين.

لماذا استخدام SOPs؟

تستخدم المنظمات من الجيش الأمريكي إلى المؤسسات غير الربحية إلى الشركات الكبيرة إجراءات التشغيل القياسية إلى:

• تحسين الكفأة.
• زيادة الجودة.
• ضمان سلامة.

يمكن كتابة إجراءات التشغيل القياسية المحددة لخطوط الإنتاج ، وتنظيف مكان العمل ، وتدريب الموظفين ، وعملية المرتبات ومراجعات أداء الموظفين ، ضمن مهام أخرى.

العمل التحضيري لإنشاء إجراءات التشغيل القياسية

لإنشاء إجراء عمل قياسي مخصص ، يقترح Grusenmeyer عدة خطوات:

1. ابحث عن المناطق في عملك حيث ستكون إجراءات التشغيل القياسية مفيدة.

2. من النتائج التي توصلت إليها ، حدد واحد أو اثنين من المجالات التي يكون فيها النجاح على الأرجح والأرباح الأكثر تضررا.

3. بالنسبة إلى مجالات التركيز ، انتقل إلى الخطوات اللازمة لإنجاز كل عملية وترتيبها حسب الأهمية.

4. وأخيرًا ، قم بتجميع فريق من المديرين والموظفين الذين لديهم أكبر قدر من المعرفة حول العملية والتنسيق مع المجموعة لإنشاء إجراءات التشغيل القياسية.

كتابة SOP

قم بتسمية SOP ووصف المهام المدرجة. في الوصف ، قدم تفاصيل حول:

• من سيقوم بهذا العمل.
• ما هي المواد والمعدات المطلوبة.
• ما ينبغي أن تكون النتيجة النهائية.

قدم تفاصيل محددة خطوة بخطوة حول كيفية إنجاز المهمة ، إلى النقطة التي يمكن للموظف غير الخاضع للإشراف فيها أداء المهمة بشكل كافٍ من خلال اتباع الدليل. قم بتوعية جميع الموظفين الذين سيعملون بشكل ما على المهمة المتعلقة بتفاصيل إجراء العمل الموحد ، ورصد وتقييم إجراء العمل الموحد باستمرار.

نصائح

• إذا كانت مؤسستك أو أعمالك تقوم بإجراء عملية أو إجراء مرة واحدة ، مثل مشروع خاص ، فإن إجراء العمل الموحد سيكون غير ذي صلة. ومع ذلك ، عندما تكون الإجراءات المتكررة جزءًا من ممارسة الأعمال التجارية ، فإن إنشاء إجراء عمل قياسي هو إدارة أعمال سليمة.