يجب على شركتك إكمال نموذج W2 كل عام لكل موظف. تقدم هذه النماذج معلومات تؤثر على حسابات الضرائب ، بما في ذلك الأجور ، وحجز ضريبة الدخل الفيدرالية على مستوى الولاية ، ومساهمات المعاشات التقاعدية. الموظف مسؤول عن إرسال نسخة من النموذج إلى جانب الإقرار الضريبي السنوي إلى دائرة الإيرادات الداخلية. يعد ملء W2 أمرًا بسيطًا نسبيًا إذا كان لديك برنامج محاسبة ضرائب لتتبع الأرقام.
التنسيق حسب القواعد
قد يقوم برنامج المحاسبة الخاص بك بملء المربعات الفردية في النموذج تلقائيًا من الأرقام والحسابات المخزنة. تتطلب IRS خط Courier قياسيًا أو مطبوعًا أو مطبوعًا أسود اللون من 12 نقطة بدون أي تصحيحات وكل الإدخالات ملائمة تمامًا داخل المربعات. يكون النموذج عبارة عن قراءة آلية ، وإذا تم طرده للتنسيق غير الصحيح ، أو لكونه مكتوبًا بخط اليد أو بلون خاطئ ، فسيتعين عليك إعادة إرساله.
مزيد من الأوصاف التفصيلية
عرض إجمالي الأجور ، والاستقطاع ، وجميع المعلومات المناسبة الأخرى في المربعات الصحيحة. توفر مصلحة الضرائب الأمريكية دليل "المعلومات للنموذج W2" المتاح إما في شكل نسخة مطبوعة أو عبر الإنترنت ، مع تحليل للمعلومات المطلوبة. بعض الصناديق هي إعلامية بحتة ولكنها مازالت إلزامية. عرض كود DD في Box 12 ، على سبيل المثال ، يخبر IRS بأن صاحب العمل يبلغ عن مساهمته في خطة صحية مؤهلة ، والتي يتم استبعادها من الدخل الخاضع للضريبة للموظف. تخضع وظائف الصندوق للتغيير حيث يخلق قانون الضرائب متطلبات جديدة لإعداد التقارير.
توزيع الوثيقة
نسخة ملف A من النموذج W2 مع إدارة الضمان الاجتماعي ، التي تحتاج إلى معلومات عن سجل أجر SSA الخاص بالمساهمين وسجلات المساهمات. أرسل نسخة 1 إلى الولاية أو دائرة الضرائب المحلية ، إذا كان ذلك مطلوبًا بموجب القانون. نسخ B ، نسخ C ، ونسخ 2 انتقل إلى الموظف ، ونسخ D هو لسجلات صاحب العمل. الموعد النهائي لتوزيع النموذج والملف يتغير كل عام. الموعد النهائي لتقديم الطلبات لعام 2014 ، على سبيل المثال ، هو 2 مارس 2015 ، في حين أن الموعد النهائي لتوزيعه على الموظفين هو 2 فبراير 2015. يمكنك طلب تمديد الوقت للتقدم بطلب للحصول على نموذج IRS 8809. يجب أن تكون هناك نسخة دائمة من W2 في نظام المحاسبة الخاص بك. تتطلب مصلحة الضرائب منك الاحتفاظ بالنموذج ، حتى لو لم يتم تسليمه للموظف ، لمدة أربع سنوات.
توفيرا للوقت مع BSO
يمكنك استخدام خدمات الأعمال عبر الإنترنت في الضمان الاجتماعي لإنشاء و / أو تحميل نسخة إلكترونية من W2s الخاص بك ، والتي يمكن أيضًا طباعتها للموظفين. إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا ، فهذا يمثل بديلاً لسحب W2s من خلال نظام المحاسبة الخاص بك أو القيام به يدويًا. يتطلب موقع SSA التسجيل. يجب أن يكون لديك متصفح يدعم الويب مع تشفير 128 بت وتمكين ملفات تعريف الارتباط ، ويقوم Adobe Acrobat Reader بإنشاء المستندات عبر الإنترنت.
