وتساعد الآلات والمعدات المكتبية المناسبة الشركات على العمل مثل الآلات المتآكلة جيداً. على الرغم من أن لكل شركة أعمال معدات محددة تحددها الصناعة ، إلا أن هناك تقنيات عالمية لجميع المساحات المكتبية. يعمل كل عنصر معًا لضمان أداء الواجبات الداخلية ، مما يوفر الوقت والمال.
أجهزة الكمبيوتر
يمكن اعتبار الكمبيوتر أهم المعدات المكتبية. جعلت شبكة الإنترنت من الممكن ربط الناس في جميع أنحاء العالم ، وبالتالي فإن نظام الكمبيوتر المجهز بشكل جيد أمر حتمي لتشغيل الأعمال. يمكن للشركات اختيار إما أنظمة الكمبيوتر الشخصي أو Mac ، بناءً على الأفضلية. الشيء المهم هو أن يتم اختيار نظام واحد للمكتب بأكمله ، مما يسمح للشبكات المكتبية. أجهزة الكمبيوتر المحمولة هي أكثر تكلفة من أجهزة الكمبيوتر المكتبية ، وكثيرا ما تستخدم للعمل من المنزل.
آلات النسخ والطابعات
يتم تحديد ما إذا كان المكتب يحتاج إلى ناسخة كاملة الحجم أو مجرد طابعة ثلاثية في حجم العمل. تمتلك معظم الشركات الكبيرة عبئًا ثقيلًا وتحميلًا للنسخ وتحتاج إلى متانة ناسخة كاملة الحجم يمكنها الطباعة عن بُعد وإجراء نسخ واسعة النطاق. قد تكون الناسخات عالية الجودة ضرورة ، ولكن ذلك يعتمد على العمل. يمكن للشركات الصغيرة توفير المال وشراء طابعة صغيرة مع وظائف النسخ والمسح الضوئي ، إذا تم تحديد أن المطبوعات بكميات كبيرة لن تكون يومية.
أجهزة الفاكس
وقد تناقص دور جهاز الفاكس في المكتب مع إدخال البريد الإلكتروني والماسحات الضوئية ، ولكن تبقى أجهزة الفاكس القياسية مكتبًا أساسيًا. تتيح أجهزة الفاكس إمكانية إرسال المستندات بدلاً من انتظار البريد. يمكن أن تختلف الوظائف القياسية لآلة فاكس المكتب حسب الشركة. بدء الأعمال التجارية وتلك التي ترسل أكثر من 15 فاكس في اليوم غالبا ما تحتاج إلى ذاكرة ذات سعة عالية وسرعة إرسال.
أنظمة الهاتف
المكاتب لديها هواتف غالباً ما تتميز بخطوط متعددة وتحديد هوية المتصل. يتيح خيار مكبر الصوت إجراء مكالمات المؤتمر. على الرغم من أن كل مكتب ليس لديه سكرتير ، إلا أن أنظمة الرد تتأكد من عدم سماع العملاء لإشارة مشغولة. هذه هي الرسائل التي يتم تشغيلها عندما تأتي المكالمات إلى المكتب وتتيح للمتصلين خيارات حول كيفية توجيه مكالماتهم.
