يتم استخدام غرفة المؤتمرات من قبل المسؤولين التنفيذيين في الشركة لعقد الاجتماعات واستضافة الأحداث لزملائهم من الموظفين أو زيارة رجال الأعمال. يمكن أن يؤثر إعداد غرفة المؤتمرات بشكل كبير على تجربة الأشخاص للاجتماع ، حيث قد لا يتمكن أولئك الذين يجلسون في الخلف من سماع أو رؤية كل ما يجري في الجزء الأمامي من الغرفة. قبل البدء في إنشاء غرفة مؤتمرات ، قم بتحليل المساحة لتحديد الإعداد الأفضل للعمل في المساحة المحددة. وبهذه الطريقة ، سيكون لدى كل المعنيين نفس التجربة أثناء العروض أو الأحداث.
تجول حول قاعة المؤتمرات قبل أن تبدأ في تصميم المساحة. حدد موقع جميع المنافذ الكهربائية في المساحة ، حيث قد تحتاج واجهة الغرفة إلى منافذ كهربائية. قد تتطلب أجهزة العرض والشاشات الكهرباء لتعمل ، لذا قم بإعداد واجهة الغرفة حيث تتوفر المنافذ. ويتم ذلك لتقليل الأسلاك على الأرض إلى الحد الأدنى ، حيث قد يتجول الناس فوقهم أثناء سيرهم في قاعة المؤتمرات.
تحليل حجم المساحة ومقارنة الحجم مع احتياجات الشركة. إذا كانت الشركة تبحث عن مساحة لعقد اجتماعات مع 20 شخصًا أو أقل في وقت واحد ، فإن إعداد الطاولات والكراسي يختلف عن المساحة التي تحتاج إلى احتجاز مئات الأشخاص في وقت معين. قد يكون استخدام إعداد نمط المسرح مع الصفوف المرتفعة أكثر فعالية لمئات الأشخاص مقابل إعداد شكل U ، حيث أن تكوين شكل U أكثر ملاءمة لـ 20 شخصًا أو أقل. يجب استخدام جدول مؤتمرات واحد فقط إذا كانت الشركة تخطط فقط لاستضافة أقل من 15 شخصًا في وقت واحد ، حيث يجب أن يكون الموظفون الموجودون في أحد أطراف الطاولة قادرين على سماع الأشخاص الذين يجلسون في الطرف الآخر.
أضف شاشة عرض أو بروجيكتور إلى المقدمة قبل إضافة طاولات وكراسي إلى الفضاء. سد العجز في جميع الأجهزة الكهربائية وإخفاء الأسلاك على طول الجدران أو تحت السجاد.
ضع الجداول في التكوين المطلوب الذي اخترته لغرفة الاجتماعات. يجب وضع الجداول في مكان قريب ، إذا كنت تستخدم طريقة الشكل U. يتطلب إعداد المسرح وضع طاولات على صناديق أو منصات مرتفعة. ضع النظام الأساسي في المساحة المطلوبة قبل البدء في إضافة الجداول.
تجول حول المكان وضع نفسك خلف الطاولة لاختبار ما إذا كان كل مقعد مقبولاً من حيث رؤية واجهة الغرفة بدون عوائق. لا تضع شخصا ما في مقعد حيث لا تستطيع رؤية الجبهة. افعل ذلك قبل إضافة الكراسي إلى الغرفة ، حيث قد يكون من الصعب تغيير الإعداد بالكراسي والطاولات في الغرفة.
أضف كل المقاعد إلى قاعة المؤتمرات وشق الكراسي أسفل الطاولات لتوفير مساحة الأرضية. هذا سيجعل قاعة المؤتمرات تبدو أكبر وأكثر تنظيماً.
أضف زجاجات المياه والأقلام ومنصات الورق وربما الفواكه إلى طاولات المؤتمرات قبل الحدث.
