تتطلب كتابة ميثاق المشروع معرفة الغرض من المشروع ومدى ارتباطه ببيان وأهداف الرسالة الخاصة بالمنظمة. يتم إنشاء ميثاق المشروع في الأقسام ، بما في ذلك العرض العام ، وهدف المشروع ، وتحديد أعضاء الفريق وأدوارهم ، ووصف عملية إكمال المشروع قبل موعد نهائي محدد وفي حدود الميزانية.
العناصر التي ستحتاجها
-
الأهداف التنظيمية وبيان المهمة
-
اقتراح مشروع معتمد
-
أسماء وأدوار أعضاء فريق المشروع
محاذاة ميثاق المشروع مع اقتراح المشروع
استخدم مقترح المشروع المعتمد كإطار عمل لتطوير ميثاق مشروعك. يجب أن يكون هدف المشروع ونطاقه والمشاركين فيه والميزانية والافتراضات والقيود المتوقعة متطابقًا مع الأهداف الموضحة في مقترح المشروع. يحدد ميثاق المشروع منصة للمشروع يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة استخدامها في قياس نتائج المشروع. وتتوافق النتيجة المتوقعة للمشروع مع النتيجة المتوقعة في مقترح المشروع. إذا لم يكن لديك اقتراح مشروع معتمد ، فإن ميثاق المشروع يخدم كأساس للمشروع ويتم تطويره وتوقيعه من قبل جميع أعضاء الفريق والسلطات التي توافق على المشروع.
حدد الغرض من مشروعك كما هو موضح في اقتراح المشروع ، أو قم بعصف ذهني مع أعضاء الفريق لكتابة هدف مشروع واضح إذا لم يكن لديك اقتراح مشروع. على سبيل المثال: "سيقوم أعضاء فريق المشروع بمسح 100 موظف لتحديد الاهتمام والمشاركة المحتملة في برنامج تسديد الرسوم الدراسية. وتعكس هذه المشاريع الهدف الإستراتيجي للمؤسسة بتحسين الإنجازات التعليمية والمهنية لقوتها العاملة".
تحديد مدير المشروع وأعضاء الفريق وأدوارهم ، وكذلك أصحاب المصلحة في المشروع. لاحظ التأثير المحتمل لأصحاب المصلحة على نتائج المشروع. وصف التركيبة السكانية للمشاركين في الأبحاث ، إن أمكن. على سبيل المثال: "سيستغرق هذا المشروع عينة من 100 موظف تتراوح أعمارهم بين ثلاث إلى 15 عامًا في الشركة. سيتم اختيار المشاركين في الاستطلاع من جميع الأقسام من قِبل قسم الموارد البشرية وقد يشاركوا بشكل مجهول". قائمة المستفيدين من تقرير المشروع النهائي.
إنشاء خط زمني لاستكمال خطوات المشروع ، وتحديد موعد نهائي لإنجاز المشروع بأكمله وعرض نتائجه. قم بتضمين أسماء أعضاء الفريق وارتباطاتهم بخطوات محددة للمشروع. تزويد جميع أعضاء الفريق بنسخ من الجدول الزمني للمشروع وجدول اجتماعات. تطوير قائمة بريد إلكتروني لتزويد الإدارة وأصحاب المصلحة بتحديثات المشروع. حدد مواعيد وتخطيط اجتماعات بديلة للمرونة في سطر المشروع الزمني ، ولكن تأكد من أن تاريخ اكتمال المشروع واضح لحظر الظروف غير المتوقعة.
وصف العمليات لإجراء البحوث وتجميع وتحليل المعلومات ، والإبلاغ عن نتائج المشروع. وتشمل حالات الطوارئ للعقبات والقيود المتوقعة ، وكذلك حالات الغياب أو التحديات غير المخطط لها. تحديد مخصصات ميزانية المشروع والموارد والمعدات المطلوبة ، وخطط لمعالجة التغييرات في أدوار المشروع. صف كيف يتم جدولة وتقييم نتائج المشروع وكيف ترتبط نتائج المشروع بالاستراتيجية والمهمة التنظيمية للشركة.
نصائح
-
قم بإعداد قائمة تقويم وبريد إلكتروني للمشاركين في المشروع وأصحاب المصلحة. عقد اجتماعات منتظمة لمناقشة التقدم والتحديات والتغييرات
تحذير
يمكن أن تحدث النزاعات غير المتوقعة والطوارئ والأحداث. حدد خطة طوارئ لإكمال مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. إن توثيق تأثير أصحاب المصلحة على المشروع مهم لتحديد أثرهم المحتمل على نتائج المشروع.
