يتم كتابة خطاب عمل شخصي من فرد إلى شركة أو مؤسسة. يمكن كتابة مثل هذه الرسالة لعدد من الأسباب: لحل مشكلة مثل خطأ في مشروع القانون ؛ لطلب إعادة أو تبادل المنتج ؛ الثناء على العمل الجيد للموظف ؛ أو طلب تبرع بالوقت أو المال أو المنتجات أو الخدمات للحصول على فائدة. أيا كان السبب ، يتم كتابة خطاب الأعمال الشخصية على ورقة فارغة ، وليس على ورق. خذ بعين الاعتبار ما يلي في المرة التالية التي يجب أن تكتب فيها واحدة.
اعداد الصفحة
استخدم هوامش 1 بوصة في أعلى الصفحة وأسفلها وجانبيها. إذا كان خطابك الشخصي قصيرًا ، فقم بزيادة الهامش العلوي إلى 2 بوصة والجانبين إلى 1 بوصة. استخدم خطًا سهل القراءة مثل Times New Roman أو Arial أو Cambria بحجم خط 11 أو 12 نقطة. مساحة واحدة خطوطك.
نمط الرسالة
في حالة استخدام نمط حرف الكتلة ، تبدأ جميع الأسطر عند الهامش الأيسر. بالنسبة لنمط الفدرة المعدَّل ، قم ببدء تاريخ وخطوط الإغلاق في منتصف الصفحة بدلاً من الهامش الأيسر.
عنوانك والتاريخ
يبدأ عنوانك (ويسمى أيضًا عنوان المرسل) في السطر الأول من الصفحة ، ويجب توضيح جميع العبارات المختصرة عادة مثل الشارع أو الشقة أو الجادة (لإجراء شكلي). لا تنس الفاصلة بين اسم مدينتك والاختصار المكون من حرفين لحالتك. لا تترك فراغًا بين السطر الأخير من عنوانك والتاريخ ، وهو يوم اكتمال الرسالة أو إرسالها. اكتب الشهر واليوم والسنة في السطر الأول ، موضحًا الشهر. على سبيل المثال ، اكتب "September 27، 2008" بدلاً من "27 سبتمبر 2008" أو "9/27/08". لا تنس الفاصلة بين التاريخ والسنة. إذا كنت تستخدم نمط الحظر المعدل ، فابدأ بكتابة عنوانك في وسط الصفحة بدلاً من الهامش الأيسر.
اسم المستلم واسم الشركة والعناوين
أربعة أسطر (أو 1 بوصة) أسفل التاريخ ، اكتب اسم المستلم الذي يبدأ بـ "Mr." أو "السيدة" استخدم كل من الاسم الأول والأخير ، متبوعًا بفاصلة وعنوان المستلم (على سبيل المثال ، المدير ، المشرف ، المنسق). في السطر التالي اكتب اسم الشركة ، متبوعًا بعنوان الشركة (يسمى أيضًا العنوان الداخلي) باستخدام أي اختصارات باستثناء اسم الولاية.
تحية
سطر فارغ واحد في وقت لاحق ، اكتب التحية باستخدام نفس الاسم المستخدم في العنوان الداخلي ، بدءاً من "عزيزي". يجب أن تنتهي التحية في خطاب العمل الشخصي بنقطتين. على سبيل المثال ، "عزيزي السيدة لوسيندا جونز:"
الجسم
في خطاب العمل الشخصي ، يبدأ الجسم على سطر فارغ بعد التحية. المساحة الفردية واليسار يبرر كل فقرة في الجسم ، مع ترك سطر فارغ بين الفقرات. الإيجاز هو المفتاح: ابدأ بفتحة ودية يليها الغرض من الرسالة. يجب أن تبرر الفقرة الثانية الغرض ؛ تقديم تفاصيل مثل أرقام الحسابات وأرقام الفواتير وتواريخ الشحنات والخدمات وأسماء المنتجات أو الموظفين لمساعدة القارئ وقضيتك. لا تقدم سوى الخلفية والمعلومات الداعمة ذات الصلة ، مع الأخذ في الاعتبار أن القارئ الخاص بك مشغول. يجب أن تذكر الفقرة الأخيرة الغرض (من الفقرة الأولى) وإذا تطلب الأمر طلب نوع من الإجراءات.
إغلاق ومسك الدفاتر
يجب ترك ختم خطاب العمل الشخصي الخاص بك مبررًا إلا إذا كنت تستخدم نمط الحظر المعدل ، والذي يتطلب بداية إغلاق في منتصف الصفحة. إذا كان الإغلاق الخاص بك أكثر من كلمة واحدة (على سبيل المثال ، "شكرًا لك" أو "مع خالص التقدير لك") استخدم الحرف الأول فقط من الكلمة الأولى واستخدم فاصلة بعد الكلمة الأخيرة ، وليس فاصلة كما هو مقترح بعد التحية. ثلاثة أسطر فارغة لاحقًا ، اكتب اسمك بالكامل. يمكنك طباعة خطابك وتوقيع اسمك فعليًا بين الإغلاق واسمك المكتوب إذا كنت ترغب في ذلك. يتم تسجيل خطابات الأعمال الشخصية التواصل بينك وبين رجال الأعمال. لذلك ، فمن الجيد الاحتفاظ بنسخة من خطابات الأعمال الشخصية التي تكتبها. إذا كنت قلقًا بشأن وصولهم عبر البريد ، فيمكنك اعتمادهم في مكتب البريد قبل إرسالهم حتى تعرف متى تتلقى الشركة رسائلك.
