مقارنة بالفاكس ، يعد البريد الإلكتروني طريقة أكثر ملاءمة للحصول على المعلومات من نقطة إلى أخرى.ولكن يجب عليك عدم التخلص من جهاز الفاكس كأداة مكتب أساسية حتى الآن. بالتأكيد ، هناك آلة تشويش عرضية وإشارة مشغولة وصفحة مفقودة ، ولكن أجهزة الفاكس جديرة باستخدامها ومزاياها: يمكن إرسال مستندات أكبر ، حيث ينظر إليها البعض على أنها شكل أكثر احترافية للاتصال بالعمل ، والتوقيعات الموقعة على رسائل الفاكس مشروعة.
اكتب اسم المستلم ومرسِل الفاكس في القسمين "إلى" و "من" في صفحة غلاف الفاكس.
اكتب رقم هاتفك وأرقام الفاكس في الفاكس والهاتف المناسبين. مجالات. هذا مفيد في حالة يجب على المستلم الاتصال أو إرساله بالفاكس.
أدرج العدد الإجمالي للصفحات المضمنة في الفاكس ، بما في ذلك ورقة الغلاف في العدد الإجمالي. من الصفحات أو رقم القسم في ورقة الغلاف. يخبر هذا المستلم عدد الصفحات التي يجب أن تتوقع استلامها في الفاكس.
اكتب واحدة أو ثلاث كلمات تصف الغرض من الفاكس في قسم RE في صفحة الغلاف. قم بتضمين رقم مرجعي إذا كان ذلك ممكنًا.
املأ المربع المناسب أو ضع دائرة حول وصف الكلمة المناسب الذي يشير إلى مدى إلحاح الفاكس أو رغباتك من المستلم.
تشتمل معظم رسائل الفاكس على واصفات الاستجابة ، مثل: للمراجعة (لا يوجد إجراء مطلوب) ، يرجى التعليق (مطلوب استجابة) ، عاجل (التعامل الفوري) ، سري (لبعض الأعين فقط) ، أو يرجى الرد (مطلوب استجابة).
اكتب أي ملاحظات أو تعليمات إضافية ترغب في أن يقرأها المتلقي أو تكون على علم بها في القسم السفلي الفارغ (التعليقات) في ورقة غلاف الفاكس.
أدخل التاريخ الذي ترسل فيه الفاكس أعلى الورقة ، بعد مراجعة الفاكس والتأكد من اكتمال جميع الأقسام ذات الصلة في ورقة الغلاف.
نصائح
-
قم بطباعة واضحة ومقروءة للتأكد من إمكانية قراءة ورقة الغلاف.
استخدم الحبر الأزرق أو الأسود في حالة مسح ورقة الغلاف أو نسخها ضوئيًا.
تحذير
تجنب إرسال معلومات سرية عبر الفاكس. لا توجد طريقة لمعرفة من هو على الطرف الآخر.
