كيفية إنشاء وظيفة المعونة

المعونة الوظيفية هي أداة مكتوبة لتوجيه الأداء الوظيفي في الوقت الحقيقي (عند الحاجة). تتم كتابة بعض المساعدات الوظيفية للحصول على دعم إضافي للأداء المثالي من قبل الموظفين. على سبيل المثال ، إذا كانت وظيفة معينة جزءًا من وصف وظيفي ، ولكن لم يتم تنفيذها يوميًا ، فيمكن الوصول إلى المساعدة الوظيفية التي توفر معلومات حول كيفية القيام بالمهمة مع النجاح النهائي. تحتوي أدوات مساعدة الوظيفة على معلومات مثل قوائم التحقق ونماذج النماذج المكتملة وطرق التوجيه. هذه المعلومات هي في الواقع تنشيطية ويمكن أيضا أن تعتبر نوع من كتاب الطهي (تعليمات خطوة بخطوة) من أداة العمل.

العناصر التي ستحتاجها

• وصف المهمة المكتوبة ومعايير العمل

• عينة المستندات وجداول البيانات وكتابات توجيهات مكتوبة

• حزمة برامج الكمبيوتر مثل Office 2007 Word أو دليل مرجعي كبير ذو 3 ثقوب

مراجعة الوصف الوظيفي والمعايير. يمكنك اختيار هذه المسؤوليات الوظيفية المحددة التي يتم القيام بها بشكل أقل. على سبيل المثال ، يمكن إجراء تقييم الأداء مرة واحدة في السنة. لذلك ، بما أن هذا لا يتم في كثير من الأحيان ، فقد تكون هناك حاجة إلى إعادة تنشيط عندما يحين الوقت لإعداد التقييمات. يمكن أن تكون المساعدة المهمة التي توفر تعليمات مفصلة حول كيفية إكمال التقييم مع نماذج تقييم العينة المكتملة والتعليمات خطوة بخطوة مفيدة للغاية (انظر كيف تكتب المعونة الوظيفية).

استخدم الكثير من الأمثلة مثل نماذج المستندات المعدة وجداول البيانات وقوائم المراجعة. على سبيل المثال ، إذا كان على الموظف إجراء نسخ احتياطي للكمبيوتر مرة واحدة كل ثلاثة أشهر ، فقد تكون هناك قائمة تدقيق خطوة بخطوة تحتوي على كل المعلومات الضرورية للنسخ الاحتياطي الناجح. يجب أن تكون قائمة الفحص واضحة للغاية لتجنب أي ارتباك.

خطط لتطوير المساعدة الوظيفية للحصول على الاستخدام الأمثل والأداء. قد يكون من المهم استقدام خبراء الموضوع (الأشخاص الذين يتمتعون بأفضل أداء مع مهارات وخبرات متميزة) لتحديد أي من الأدوات المساعدة المطلوبة للغاية. حدد أيضًا الشكل الذي ستتخذه المعونة الوظيفية (قائمة الاختيار ، إرشادات خطوة بخطوة ، أمثلة جداول البيانات والمستندات). القرارات الأخرى هي الشكل (الورق أو البرامج) ومن سيدير ​​مشروع المساعدات الوظيفية (انظر أدوات دعم الأداء) ،

قم بإجراء اختبار تجريبي (اطرح البرنامج على مجموعة محددة لفترة معينة من الوقت) لضمان كتابة المساعدة الوظيفية بلغة واضحة وسريعة وسهلة الاستخدام. قم بمراجعة المساعدة الوظيفية في نهاية الوقت المخصص لإجراء أي تغييرات وتحسينات قبل "بدء العمل" الرئيسي (طرح المساعدة الوظيفية لجميع الموظفين المناسبين). يمكن أن يؤدي التخلص من جميع الأخطاء والأخطاء في المعونة الوظيفية السابقة للإصدار إلى ضمان مشروع أكثر نجاحًا (انظر قائمة المراجعة لتصميم الأدوات الفعالة للوظيفة).

نصائح

• هل إشراك الأشخاص المناسبين لدعم وقيادة برنامج المساعدات الوظيفية

  هل لديك خبراء الموضوع والمحررين لمراجعة المواد.

  تذكر أن تقوم بتحديث أي تغييرات تم إجراؤها على أوصاف الوظيفة للمساعدة في الوظيفة.

تحذير

لا تستخدم المعونة الوظيفية بدلا من التدريب.

لا تعتمد على المساعدة الوظيفية كونها علاج لكل ضعف الأداء.