تتطلب جميع المقترحات أو التطبيقات التجارية اليوم تقريبًا خطاب مرفق. اعتمادا على السياق والاقتراح ، يمكن أن يتراوح خطاب المقدمة من مقدمة موجزة إلى ملخص شامل لمحتويات الاقتراح. عند كتابة خطاب تغطية للحصول على عرض رسمي لمشروع ، تعرف على المكونات الأساسية لتوضيح رسالتك.
محتويات
يجب أن يظهر خطاب المقدمة للحصول على عرض رسمي لمشروع ما احترافيًا من جميع النواحي ويعكس خبرات الشركة التجارية. كحد أدنى ، يجب أن يتضمن خطاب المقدمة إشارة إلى المشروع بالاسم ورقم المشروع ، إذا كان متاحًا ؛ الشروط العامة للعرض ، بما في ذلك المواعيد النهائية ؛ وقائمة كاملة بجميع الوثائق والمرفقات المرسلة مع خطاب المقدمة.
الطول
يمكن أن يختلف طول خطاب تقديم العطاءات بشكل كبير بناءً على حجم الوظيفة ومواصفاتها. على الرغم من أنه من الأفضل عمومًا أن نكون موجودين قدر الإمكان ، تأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية وعدم جعل الرسالة قصيرة جدًا بحيث تبدو كما لو كنت لا تبذل أي جهد في إنتاجها.
رأس المعلومات
قم بتضمين تاريخ كتابة خطاب المقدمة في رأسك ، إلى جانب معلومات الاتصال الكاملة. قم بالإشارة إلى اسم المشروع ورقم المشروع في رأس الرسالة ومرة أخرى في نص الرسالة. اﺳﺘﺨﺪم اﻟﻘﺮﻃﺎﺳﻴﺔ ذات اﻟﺮأﺳﻴﺔ إذا أﻣﻜﻦ ، أو ﻋﻠﻰ اﻷﻗﻞ ورق ﺳﻨﺪ ذي ﺟﻮدة ﻋﺎﻟﻴﺔ.
الاستثناءات
لا تستخدم حرف "معلب" كما قد يستلم العملاء المحتملين على هذا. خذ الوقت الكافي لتخصيص كل حرف. لا تذكر على وجه التحديد سعر العرض في خطاب التغطية ، ما لم يُطلب منك ذلك. يجب حجز هذا النوع من المعلومات التفصيلية للعرض نفسه. لا تفرط في استخدام المصطلحات التقنية. تهدف إلى الصوت المهنية ، ولكن ليس الباطلة.
