كيفية الاحتفاظ بأموال الضمان

أموال الضمان عبارة عن مبالغ مودعة من قبل المشتري أو البائع في حساب ضمان محايدة طرف ثالث حيث يتم الاحتفاظ بالأموال حتى الانتهاء من الضمان. تعتبر الأموال المحتفظ بها في حساب الضمان أموالاً محفوظة. ولا يجوز صرفها إلا بعد الحصول على إذن كتابي من جميع الأطراف في حساب الضمان. تنطبق قواعد صارمة على نوع الحساب الذي يجب أن يتم الاحتفاظ به بالإضافة إلى حفظ السجلات المعنية.

العناصر التي ستحتاجها

• اسم ملف تجاري وهمي

• رقم الهوية الفيدرالية

• قرار الشركات لإعداد حساب

• نظام محاسبة مزدوج القيد مع دفاتر الأستاذ الفرعية

• أول إيداع بنكي

انشاء حساب الثقة

اتصل ببنك أعمال حول إعداد حساب ثقة. تقدم معظم البنوك التجارية هذه الخدمة ، وكذلك البنوك التجارية. وهو حساب منفصل يمكن استخدامه فقط في الصناديق الاستئمانية التي يتم استلامها وصرفها. ستطلب معظم البنوك بيانًا ملفيًا لتصنيف اسم النشاط التجاري إذا تم إعداد حساب الثقة باسم أي شخص بخلاف الفرد. وسيطلبون أيضًا رقم تعريفًا فدراليًا للنشاط التجاري. يتم الحصول على هذا من خدمة الإيرادات الداخلية. إذا تم فتح الحساب من قبل الشركة ، سيطلب البنك نسخة من قرار الشركات الذي يخول الحساب. يجب أن يقول الحساب أيضًا "حساب ثقة" في العنوان.

جعل الإيداع الأولي لحساب الضمان. تختلف قوانين الولاية فيما يتعلق بكمية الأموال التي يمكن إيداعها في حساب الضمان من قبل مالك الحساب. هذا لتجنب اختلاط الأموال بين مالك الحساب وودائع العملاء. على سبيل المثال ، في ولاية كاليفورنيا ، الحد الأقصى للإيداع في حساب ثقة من قبل المالك هو 200 دولار. يجب عليك الاتصال بإدارة الشركات التابعة لولايتك لتحديد الحدود التي تنطبق.

قم بإعداد نظام محاسبة لحساب الثقة. يجب أن يحتوي النظام على دفتر أستاذ عام يوضح جميع الأموال المودعة والمنسوبة من الحساب بما في ذلك أي رسوم ومصاريف بنكية. يجب أن يحتوي دفتر الأستاذ أيضًا على دفتر أستاذ فرعي لكل معاملة تتم. على سبيل المثال ، إذا تم فتح الضمان على شراء منزل ، فيجب تعيين رقم تعريف له. يتم إدخال هذا الرقم في دفتر الأستاذ الفرعي ، حيث يجب تسجيل أي ودائع أو سحوبات على هذا الضمان بشكل منفصل في دفتر الأستاذ الفرعي.

حفظ السجلات لأموال الضمان

إيداع أموال الضمان الواردة في حساب الضمان الضمان. دائما إعطاء العملاء نسخة لاستلام الأموال التي قدموها لك ونسخة من قسيمة الإيداع المقدمة إلى البنك. أيضًا ، احتفظ بنسخة من الإيداع لسجلاتك.

قم بالدخول في دفتر الأستاذ العام الذي يظهر الأموال المستلمة ، وكذلك في دفتر الأستاذ الفرعي المخصص للمعاملة المحددة المتعلقة بالأموال المودعة.

موازنة كافة دفاتر الأستاذ الفرعية كل شهر بحيث يكون مجموع كافة دفاتر الأستاذ الفرعية جنبا إلى جنب موازنة دفتر الأستاذ العام من حساب الثقة.

صرف أموال الضمان وتوازن الحساب

صرف الأموال عن طريق كتابة شيك ضد حساب الثقة المستحق إلى من أذن له بتلقي الأموال.

قم بالدخول في دفتر الأستاذ العام الذي يوضح الأموال التي تم صرفها وكذلك في دفتر الأستاذ الفرعي الذي يظهر نفس الدفع.

قم بموازنة الحساب في نهاية المعاملة بالتأكد من وجود رصيد صفري يظهر في دفتر الأستاذ الفرعي للمعاملة. على سبيل المثال ، إذا تم تلقي إيداع واحتفظ بمبلغ 5000 دولار أمريكي خلال فترة الضمان ، فعند إغلاق الصفقة ، يجب صرف هذا المبلغ بحيث يكون الرصيد في حساب الثقة لهذه المعاملة صفرًا

قم بتوفيق حساب الثقة مع الحساب البنكي في نهاية الشهر. على سبيل المثال ، يجب أن يساوي الرصيد في حساب الائتمان الرصيد المعدل للحساب المصرفي في نهاية كل شهر. الرصيد المعدل للحساب المصرفي هو الرصيد الختامي لكل كشف حساب مصرفي بالإضافة إلى أي ودائع لم يتم عرضها بعد من قبل البنك ، ناقصًا أي شيكات لم يتم تسويتها بعد من قبل البنك.

نصائح

• هناك العديد من أنظمة المحاسبة المتوفرة المصممة خصيصًا لحسابات الثقة. اتصل بالمحاسب المحلي أو CPA للحصول على المشورة حول إنشاء نظام حفظ سجلات حساب الثقة.

تحذير

كن حذرًا عند عدم خلط أموالك الشخصية بأموال حساب الثقة. وهذا يعني عدم إيداع أموال شخصية أو شركة في حساب ائتمان أو سحب أموال استئمانية للاستخدام الشخصي.