كيفية كتابة البريد الإلكتروني الأعمال. نظرًا لأن المزيد والمزيد من الشركات قد انتقلت عبر الإنترنت ، فمن الشائع أكثر أن تتلقى رسالة أعمال عبر البريد الإلكتروني أكثر من البريد العادي القديم. قم بإدارة عملك باحتراف باستخدام تقنيات البريد الإلكتروني المناسبة للأعمال.
استخدم سطر موضوع تفصيلي. غالباً ما يشتكي المسؤولون التنفيذيون من أن البريد الإلكتروني الذي يحتوي على خطوط موضوعية تكون أرضًا غامضة أو فارغة في مجلد البريد غير الهام. تجنب التغاضي عن ذلك من خلال تضمين موضوع مباشر ولكن شامل.
قل مرحبا. أصبح البريد الإلكتروني للنشاط التجاري غير رسمي إلى درجة أن بعض الأشخاص لا يبدؤون حتى في التخاطب. تجنب هذه العادة. تناول بشكل صحيح الشخص الذي تكتبه وتستخدمه بنقطتين ، بدلاً من فاصلة. على سبيل المثال ، "عزيزي السيد سميث:" هو الافتتاح التجاري الصحيح. يمكنك التبديل إلى فاصلة بمجرد إنشاء مراسلات ذهابًا وإيابًا.
لخص. تخطي قصة الحياة والوصول إلى النقطة. يجب أن يكون البريد الإلكتروني للنشاط التجاري قصيرًا وموجزًا. يمكنك إخبار زميلك في حفلة عيد ميلاد ابنك في غرفة الاستراحة ، وليس في التقرير الذي ترسله إليه بالبريد الإلكتروني.
اختر خط الإغلاق والتزم به. إذا كنت تفضل إنهاء البريد الإلكتروني للنشاط التجاري مع "شكرًا لك" ، فضع نهاية لذلك دائمًا. بعض الناس يفضلون "بصدق" أو "أفضل" أو "جدا حقا لك". إذا كنت متسقة مع إغلاقك ، فسوف يربط الناس هذا الخط برسائل البريد الإلكتروني ويشعروا أنهم يعرفونك كشريك عمل بشكل أفضل.
بناء توقيع مستنير ، ولكن تسيطر عليها. يجب أن تتضمن توقيعات البريد الإلكتروني للنشاط التجاري اسمك الكامل (وليس فقط الأحرف الأولى من اسمك) ، وعنوانك ، وشركتك وأي معلومات ذات صلة قد يحتاج إليها أحد الشركاء لكي يتصل بك. قاوم الرغبة في جعل توقيع 10 خطوط طويلة. وينظر إلى التوقيعات الطويلة الزائدة على أنها متسامح في عالم الأعمال.
نصائح
-
دائمًا التدقيق الإملائي والتدقيق في بريد إلكتروني للنشاط التجاري. غير رسمي غير مقبول لمجرد أنك المقابلة عبر الإنترنت. تجنب استخدام علامات التعجب. من الصعب تفسير النغمة في البريد الإلكتروني. احتفظ بنبرة محايدة باستخدام النقاط بدلاً من التعجب. يفضل معظم الناس إرسال المستندات عبر الإنترنت كمرفقات ، بدلاً من نسخها ولصقها في نص الرسالة الإلكترونية.
تحذير
تذكر قوة "CC" و "BCC" عند إرسال بريد إلكتروني للعمل. يمكن قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك بواسطة شخص تم "نسخ الكربون المكشوف" في أي وقت ، لذلك من المهم أن تظل محترفًا.
