سواء كنت تستضيف مكانًا مخصصًا للمؤتمرات أو مناسبة أو حدثًا خاصًا آخر ، يمكن للمتحدثين الضيوف تقديم وجهات نظر جمهورك الجديدة والاستفادة من الخبرة. يمكن أن تساعد قائمة التحقق في تنظيم الترتيبات بحيث يتم تشغيل كل شيء بسلاسة. من أجل المنظمة ، قم بتقسيم قائمة المراجعة إلى مناطق: السفر ، المالية ، التقنية ، العنوان واحتياجات المتحدث. يمكن للمضيف والمتحدث إنشاء قوائم مرجعية في هذه الفئات لضمان عدم حدوث أي مضاعفات في الحدث.
ترتيبات السفر
يجب على المتحدثين الضيوف ، سواء كانوا مدفوعين أو متطوعين ، السفر عادةً إلى المشاركة في المحادثة. يمكن أن يشمل ذلك خطط السفر الرئيسية ، مثل تذاكر الطيران والفندق ، أو ركوب سيارة بسيطة. الأمر متروك للمنظمة المضيفة لاتخاذ الترتيبات. تعرف على مصدر المتحدث ، نوع النقل الذي ستحتاجه وتفضيلاتها لوقت الوصول والمغادرة.أيضا ، الحصول على المعلومات ذات الصلة المتحدث ، مثل تاريخ الميلاد ، وهو مطلوب لبعض الحجوزات. بعد ذلك ، يجب أن تتضمن القائمة المرجعية حجز السفر - حجز فندق إذا لزم الأمر والترتيب للنقل البري مثل السيارة. أضف ملاحظة لتأكيد جميع الترتيبات قبل عدة أيام من التفاعل. يجب أن تتضمن قوائم المراجعة الخاصة بالمتكلمين تزويد المضيف بالمعلومات وتأكيد التفاصيل أيضًا.
الترتيبات المالية
يجب أن تشتمل العناصر الموجودة في قائمة التحقق الخاصة بالمضيف على تأكيد أنه تم إجراء الدفع للمتكلم. في كثير من الأحيان ، يتقاضى المتحدثون جزءًا قبل الحدث كنوع من التجنيب وجزءًا بعد إكمال المشاركة بنجاح. إذا كانت هذه هي الحالة ، فقم بوضع عنصرين من قائمة التدقيق حتى لا تنسى. يجب أن تتضمن القائمة المرجعية المالية للمتحدثين تزويد المضيف بجميع التفاصيل ذات الصلة ، مثل العنوان أو رقم الحساب للودائع المباشرة ، بالإضافة إلى تأكيد أنه تم السداد.
احتياجات التكنولوجيا
يستخدم العديد من المتحدثين الضيوف التكنولوجيا كجزء من عناوينهم. يجب أن يقوم المتحدثون الضيوف بإعداد قائمة بكل ما يحتاجون إليه - بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة وجهاز العرض الضوئي والشاشة والكبلات والمؤشر والميكروفون وما إلى ذلك. يجب على المضيف طلب هذه المعلومات وإضافة عناصر عملية ، مثل أسلاك الكهرباء وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الاحتياطية وشخص فني في متناول اليد لمعالجة أي مشاكل.
الكلام والمواد
يجب أن توضح المنظمات المضيفة ما الذي تبحث عنه من المتحدث. قد يتضمن هذا موضوعًا محددًا لمعالجة تفاصيل أكثر عملية مثل طول العنوان. قم بعمل قائمة بكل شيء وأرسله إلى المتحدث. بالنسبة للمتحدث ، يجب أن تتضمن قائمة التحقق هذه إنهاء وتحرير العنوان. يجب على المتحدث أيضًا التحقق من إنشاء نسخ مكررة من الكلام والمواد الداعمة ، مثل PowerPoint. يجب أن يعمل المضيف ومكبر الصوت معًا مسبقًا لتحديد ما إذا كان المتحدث سيقدم نسخة مسبقة من العنوان ، ربما للوسائط أو لمترجم لغة الإشارة.
رعاية المتحدث
هذا القسم من قائمة المراجعة مخصص للمضيف ، وليس للمتحدث. يجب أن يعامل المتحدث الخاص بك باعتباره VIP في هذا الحدث. عيّن شخصًا ليكون بمثابة مسؤول اتصال ومدير للسماعة ، وإعطاء المتحدث معلومات الاتصال الخاصة به. في يوم الحدث ، تأكد من أن المعالج يعرف مكان تحية المتحدث ويوفر أي تحديثات ضرورية للحدث والتفاصيل المهمة. يجب على المعالج أيضا إدخال المتحدث لأشخاص مهمين في المنظمة. أضف العناصر إلى قائمة التحقق التي تضمن راحة المتحدث أثناء الحدث ، مثل زجاجات المياه على المنصة. وأخيرًا ، أضف عناصر قائمة تفصيلية لتذكير نفسك بتوجيه الشكر إلى المتحدث بعد الحدث - ربما مع ملاحظة مكتوبة بخط اليد أو ترتيب الأزهار - ولإتمام أية دفعات.
