ستكون المحاسبة سهلة إذا قمت فقط بتخفيض الكشوف المالية إلى بضعة أسطر: الأموال التي تم إجراؤها هذا الشهر ، والأموال المنفقة ، وهنا ما تبقى ، وهذه هي قيمة أصولنا. بسيطة ، ولكن ليس بالمعلومات بشكل رهيب. في حين أن بعض مبادئ المحاسبة معقدة ، فإن تصنيف الحسابات أساسي: من خلال إنشاء حسابات مختلفة لأنواع مختلفة من الديون والإيرادات والأصول ، يوفر المحاسبة المزيد من المعلومات حول الشركة. هذا يجعل دفاتر الأستاذ والبيان المالي أكثر فائدة للمديرين التنفيذيين والمستثمرين والمقرضين.
تسجيل في المحاسبة
في المحاسبة ، كل معاملة ، من شراء ورقة ناسخة إلى بيع ما قيمته مليون دولار من المخزون ، تدخل في دفتر الأستاذ الخاص بالشركة. معنى التسجيل في المحاسبة هو أن تدوين المعاملات يبقي الأمور دقيقة. يمكن لإدارة الشركة أن ترى كيف تعمل الشركة وما إذا كانت تكسب أكثر مما تنفقه. يمكن للمستثمرين والمقرضين مراجعة الكتب والبيانات المالية وتحديد ما إذا كان يمكن الوثوق بالشركة بأموالها.
إن أبسط طريقة لتسجيل المعاملات هي كتابتها في دفتر يومية محاسبية ، وتعديل تصنيفات الحسابات المختلفة وفقًا لذلك. إذا ، على سبيل المثال ، عميل يدين لك بمبلغ 500 دولار يدفع الفاتورة ، فإن ذلك يؤثر على فئتين ، الحسابات المستحقة القبض (الآن 500 دولار أصغر) والنقد (500 دولار أكبر). الدخول في كل معاملة واحدة كما يحدث يستغرق وقتا ويزيد من احتمال الأخطاء. مع برامج المحاسبة ، يمكن للحسابات ببساطة تسجيل في البرنامج عندما تستلم الشركة فاتورة بائع أو شيك راتب. يقوم البرنامج بعد ذلك بالخصم أو المصادقة التلقائية لتصنيفات الحسابات المناسبة.
تصنيف الحسابات يجعل الحسابات أكثر تعقيدا ، ولكن أيضا أكثر إفادة وتفصيلا. في بعض الطرق ، يجعل المحاسبة أكثر بساطة على الطريق. لنفترض أنك اشتريت مكتبة واسعة من برامج الكمبيوتر لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة. كل البرنامج هو أصل ثابت وغير ملموس. عندما تطالب بالتعويض عن فقد البرنامج للقيمة بسبب العمر ، يجب أن تنخفض قيمة البرنامج بالكامل تقريبًا. إن تسجيل جميع البرامج في أحد تصنيفات الأصول يجعل من السهل تطبيق الاستهلاك على الفصل بالكامل.
تصنيف الحسابات
يعمل تصنيف حساباتك على تجميع أمورك المالية إلى فئات مختلفة في دفاتر الأستاذ والبيانات المالية الخاصة بك. يكسر سجلاتك إلى عدة تصنيفات واسعة.
- حسابات الأصول: تتضمن هذه القائمة ممتلكات ومعدات الشركة ، من الأرض إلى النقود وبراءات الاختراع وغيرها.
- حسابات المسؤوليةوتشمل هذه الأموال التي تدين بها شركتك ولكن لم يتم دفعها بعد ، مثل الحسابات الدائنة والرهون العقارية والقروض وغيرها من الفواتير غير المدفوعة.
- رأس المال أو مالك حقوق الملكية: هذه هي حصة الملكية التي يملكها المالك أو المالك أو المساهمين في النشاط التجاري. ترتفع الحصة وتهبط بقيمة الأصول ومقدار الدين.
- حسابات السحب: يغطي هذا الأموال التي تم الحصول عليها من قبل أصحاب الأعمال للاستخدام الشخصي. ويشمل حساب الرسومات في الشراكات وحساب الأرباح في الشركات.
- حسابات الإيرادات: هذه التقارير وتتبع الدخل من مبيعات السلع أو الخدمات. كما أنها تشمل الإيرادات غير المتجددة مثل الدخل من القروض أو الاستثمارات.
- حساب المصاريف: ويشمل ذلك المرتبات والإيجارات والأجور والإمدادات والنفقات الأخرى.
يمكن تصنيف الحسابات إلى مزيد من التفاصيل. على سبيل المثال ، يؤدي تصنيف الأصول إلى تقسيم حسابات الأصول إلى عدة فئات فرعية:
- السيولة النقدية: وهذا يشمل الأموال المتوفرة في التحقق من الحسابات وحسابات الودائع وأموال المصروفات النثرية للشركة.
- المستحقات: ما لم تقم بتشغيل الحسابات بشكل صارم على أساس نقدي ، فأنت تقوم بالإبلاغ عن المال عندما تكسبه ، وليس عند استلامه. لنفترض أنك تبيع ما قيمته 1500 دولار أمريكي من المخزون لأحد العملاء ، ولكنك تمنحهم 30 يومًا للدفع. أنت تبلغ 1،500 دولار فور أن تكسبها. يتم تصنيفها كدخل في قائمة الدخل وحسابات مدينة (موجودات) في الميزانية العمومية.
- المخزون: تشمل هذه الفئة السلع للبيع ، والسلع والمواد الخام المكتملة جزئيًا.
- أصول ثابتة: يغطي تصنيف الموجودات هذه الأشياء التي تشتريها والتي لا يمكن تحويلها بسهولة إلى النقود بالطريقة التي يمكن بها المخزون. يتم الاحتفاظ بالموجودات على المدى الطويل ، على عكس اللوازم المكتبية على سبيل المثال. تشمل الأمثلة على الأصول الثابتة أجهزة الكمبيوتر والسيارات والأثاث والمباني والأراضي.
كما يفصل التصنيف الأصول إلى فئات حالية وطويلة الأجل. الأصول الحالية هي تلك التي سيتم استخدامها في العام المقبل. الموجودات طويلة الأجل تستمر لفترة تتجاوز 12 شهرًا. كما يقوم المحاسبون بتصنيف الأصول الملموسة وغير الملموسة بشكل منفصل. تشتمل الأصول المادية على عناصر مادية مثل الشاحنات والطابعات ثلاثية الأبعاد والمخزون. الأصول غير الملموسة هي ممتلكات غير مادية مثل براءات الاختراع وحقوق النشر وشهرة العميل.
التصنيف والبيانات المالية
معنى آخر للتسجيل في المحاسبة هو أن البيانات المسجلة في دفاتر الأستاذ تصبح في نهاية المطاف أساس البيانات المالية. تقوم البيانات المالية الثلاثة بدمج السجلات المالية للشركة بطرق مختلفة وتصنيف الحسابات بطرق مختلفة.
تشتمل الميزانية العمومية على ثلاث فئات محاسبة كبيرة: الأصول والخصوم وحقوق المالك ، وهو ما يتبقى بعد طرح الخصوم من الأصول. وعادة ما يقسم تصنيف الحسابات إلى مزيد من البنود ، إلى بنود مثل الأرباح المحتجزة ، والحسابات المستحقة القبض ، والخصوم القصيرة الأجل والخصوم طويلة الأجل. لا يُطلب منك استخدام كل تصنيف أصول أو تصنيف مسؤولية محتمل في الميزانية العمومية. إذا لم تكن لشركتك ، على سبيل المثال ، أي أصول غير ملموسة ، فلن تحتاج إلى كتابة "مواد غير ملموسة: $ 0" لتوضيح ذلك. من خلال مقارنة أصول الشركة وخصومها ، تعطي الميزانية العمومية لمحة عن الصحة المالية للشركة.
يوضح بيان الدخل الربحية: ما مقدار الإيرادات التي تجلبها الشركة في كل شهر؟ وتشمل التصنيفات في بيان الدخل إيرادات المبيعات وتكلفة السلع المباعة والإيرادات غير المتجددة. يمكن تقسيم الإيرادات غير التشغيلية إلى فئات مثل الفوائد والإيجارات وإيرادات التوزيعات. إن تصنيف تصنيف الإيرادات بهذه الطريقة يميز بين الإيرادات المكتسبة من خط عملك والعائدات المحققة من الاستثمارات الجيدة. أي شخص يفكر في وضع المال في شركتك يريد أن يعرف ما إذا كانت منتجاتك أو خدماتك تكسب المال ، لذلك يساعد على تمييز ذلك الدخل من مصادر أخرى.
لا تحتاج الشركات التي تسجل المعاملات النقدية فقط إلى بيان التدفق النقدي. تحتاج الشركات التي تستخدم المحاسبة القائمة على أساس الاستحقاق إلى حساب واحد حيث إن قائمة الدخل تسجل المبيعات والمشتريات ، وليس المدفوعات النقدية. ويوضح تتبع مقدار التحركات النقدية داخل الشركة وخارجها ما إذا كانت الشركة لديها ما يكفي من النقود في متناول اليد لتقديم دفعات القروض أو تغطية الرواتب. إذا كان التدفق النقدي أقل بكثير من الدخل ، فمن الممكن ألا تقوم الشركة بعمل جيد في تحصيل الذمم المدينة. تتضمن تصنيفات التدفقات النقدية النقدية من الاستثمارات والنقد من العمليات والنقد من التمويل.
تصنيف الحسابات في دفاتر الأستاذ يساعد قسم المحاسبة على إنشاء القوائم المالية. إذا تم تسجيل بيع وشراء الأصول بشكل صحيح ، فإن ذلك يجعل من السهل رؤية تصنيفات الأصول التي تحتاجها للإبلاغ عن الميزانية العمومية.
يُعد مخطط الحسابات جزءًا أساسيًا من تحويل دفاتر الأستاذ إلى بيانات مالية. المخطط عبارة عن قائمة بجميع الحسابات المستخدمة في دفتر الأستاذ العام ، مع تحديد كل حساب حسب الرقم. يستخدم برنامج المحاسبة الخاص بك المخطط لتحديد الحسابات مثل الإيرادات والأصول العادية والنقد والاستهلاك التي يجب تضمينها في إعداد الميزانية العمومية.
عند رسم المخطط لحساباتك ، قم بإعداده بحيث لن تضطر إلى تغييره لعدة سنوات. إذا كنت لا تملك أي مبان ولكنك تخطط لشراء عام واحد في السنة المقبلة ، فيجب أن تتضمن فئة الأصول الموجودة في المخطط. لا تشمل الدروس التي ليس لديك خطط لاستخدامها. إذا كان عملك يوفر خدمات وليس لديه مخزون ، فليس هناك ما يدعو إلى تضمين تصنيف المخزون في المخطط ، على سبيل المثال. إذا كانت لديك حسابات تتضمن مبالغ صغيرة فقط ، فراجع ما إذا كان يمكنك إدراجها في فئات حساب أخرى. هذا سيبقي المخطط من التعقيد المفرط.
