الشركة عبارة عن كيان منفصل عن الأشخاص الذين خلقت أفكارهم ذلك. عندما يدمج منظم المشاريع ، فإنه يتخلى عن وضع المالك الوحيد ويسمح للشركة بالوقوف كشخص قانوني. في المقابل ، يتمتع صاحب المشروع التجاري بمسؤولية محدودة وحماية الأصول الشخصية والاستحقاقات الضريبية. على الرغم من أن الشركة هي كيان في حد ذاته ، ككائن خيالي ، إلا أنها لا تستطيع تنفيذ الإجراءات والبروتوكولات اللازمة التي يجب أن تقوم بها الشركة للحفاظ على وضعها وتشغيلها بشكل قانوني. يجب الحفاظ على هذه التدبير المنزلي للشركات.
الشكليات
يناقش المحامي الاستشاري Robert G. André الإجراءات التي يجب على الشركة حضورها في نشره بعنوان "Corporate 'Housekeeping". يجب على الشركة الالتزام بجميع المتطلبات الحكومية ، مثل تقديم تقرير سنوي إلى الدولة والحفاظ على تراخيص العمل الضرورية. يجب أن تلتزم الشركة بجميع قوانين الشركات ، والتي تتطلب عادةً عقد اجتماعات للمساهمين سنويًا ، واجتماعات مجلس الإدارة ، ومحاضر (نسخة) من تلك الاجتماعات ، بالإضافة إلى ضرورة تعريف المساهمين بالقرارات التي تؤثر على رفاهية الشركة. يجب عدم المضي في اتخاذ القرارات ، مثل عمليات الدمج أو الاستحواذ أو التصفية ، قبل تصويت المساهمين.
المالية
يجب أن يكون للشركة مواردها المالية بالترتيب. إذا قامت الشركة بإقراض الأموال إلى طرف معني (شخص لديه شيء تكتسبه) ، يجب أن يكون القرض بسعر فائدة قانوني ويكون له غرامات تأخير في الدفع مثل أي قرض آخر. يجب على الشركة توفير رأس مال كافٍ لمواجهة مخاطرها ومطلوباتها. إذا تم تأسيس شركة برأسمال ضئيل ولديها ديون كبيرة ، يمكن للمحكمة أن تنظر إلى هذا على أنه إساءة استخدام للنظام ويسمح للدائنين بالقدوم وراء الأصول الشخصية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن أي "مرتبات عالية أو مكافآت أو مدفوعات أخرى إلى المطلعين" يمكن أن تسبب مشاكل للشركة ، يؤكد أندريه.
العمل هو العمل
لا يمكن لعضو مجلس الإدارة أو رائد الأعمال خلط أموال الشركات مع الأموال الشخصية. في مقالها عام 2010 بعنوان "الحضور إلى خدمة التدبير المنزلي الخاصة بك ،" محامية الأعمال في نيويورك نينا كاوفمان تصف هذا "اختلاط الأموال". يجب أن تبقى هذه الحسابات منفصلة تماما. خلط هذه الصناديق يسأل عن المتاعب.
تسجيل
تعتبر السجلات والمستندات المناسبة ضرورية أيضًا للتدبير المنزلي المناسب للشركات. يجب أن يكون للشركة وثائق توثيق مثل تفاصيل كل اجتماع تعقده ، والسجلات المحاسبية ، وسجل لكل مساهم ونسخ من الاتصالات الكتابية للمساهمين. يؤكد د. أندريه أن المسار الورقي الشرعي هو أفضل شكل لحماية الشركة والأطراف المعنية.
