معالجة خطاب عمل لشخص واحد بسيط نسبيا. تكتب اسم الشخص وعنوانه باستخدام تنسيق مكتب البريد في الولايات المتحدة ، وتتابع مع "عزيزي السيد / السيدة / السيدة". عندما تحتاج إلى معالجة عدة مستلمين في نفس خطاب العمل ، تصبح الأمور أكثر تعقيدًا. اعتمادًا على موقع المستلمين ، ستقوم إما بالتعامل مع كل مستلم بشكل فردي أو ستستخدم تدوين "نسخة كربونية" - "cc" - في أسفل الرسالة.
الناس متعددة ، نفس العنوان
عند معالجة عدة مستلمين في نفس المؤسسة ، لا توجد حاجة لتكرار العنوان عدة مرات. ما عليك سوى كتابة اسم وعنوان كل مستلم متبوعًا بعنوان الشركة الواحدة. يجب أن يبدو شيء من هذا القبيل:
السيدة ماري هاريس ، الرئيس التنفيذي
السيد روبرت مارتينيز ، مدير المرافق
الدكتورة فيليبا بينيت برايس ، المدير المالي
Acme Limited
123 شارع أكمي
Lexington، KY 40505
يجب أن تسرد تحية اسمك في نفس ترتيب العنوان ، متبوعة بنقطتين (":") ، على سبيل المثال "عزيزي السيدة هاريس ، والسيد مارتينيز والدكتور بينيت-السعر:" الكتابة "عزيزي ماري ، روبرت وفيليب: "جيد تمامًا إذا كنت تستخدم مصطلحات الاسم الأول. من اللباقة إرسال خطاب وظروف منفصلة لكل شخص ، لذلك قم بطباعة وتوقيع نسخة أصلية لكل مستلم.
أشخاص متعددين ، عنوان مختلف
عندما يتم إرسال نفس الرسالة إلى عدة مستلمين في مواقع مختلفة ، يتلقى كل شخص رسالة موجهة فرديًا. أشر إلى أنك أرسلت الرسالة إلى أشخاص آخرين بوضع "cc:" في أسفل الرسالة أسفل سطر التوقيع ، متبوعة بأسماء المستلمين الآخرين بالترتيب الأبجدي. تشير كلمة "CC" إلى النسخة الكربونية ، مع الإشارة إلى ورق الكربون المستخدم في عمل نسخ إضافية من الوثائق قبل اختراع آلة النسخ - واليوم ، نستخدم عبارة "نسخة مجاملة". تأكد من مراجعة سطر "cc:" في كل حرف بحيث يعرف كل مستلم من جميع المستلمين الآخرين. ضمّن عناوينهم إذا كان ذلك مفيدًا لمستلمك.
عندما يكون هناك العديد من Addressees
عندما يكون لديك العديد من المستلمين مثل أعضاء لجنة ، قد يكون من الأنسب إعداد رسالة واحدة موجهة إلى المجموعة ، ووضع كتلة توزيع في نهاية الرسالة. من المقبول تحية مجموعات أكبر كمجموعة من الأشخاص ، على سبيل المثال ، "عزيزي علاقات المستثمرين" أو "أعزائي أعضاء مجلس الإدارة". إذا تم توزيع الرسالة داخليًا داخل مؤسستك ، فلا بأس من استخدام التحية غير الرسمية "عزيزتي جميعًا".
كلمة تحذير
في حين أن هناك قواعد معينة للتعامل مع الرسائل إلى عدة مستلمين ، لا توجد قواعد صارمة. قد يكون لشركتك أسلوبها الخاص الذي قد يتبع المعايير التقليدية أو لا يتبعها. يعطي الاتساق انطباعًا جيدًا عن علامتك التجارية ، لذا تأكد من أن جميع موظفيك يتبعون نفس النمط في كل اتصال عمل.
