في العصر الحديث للتجارة الرقمية ، يعد إدخال البيانات أداة لا تقدر بثمن. يشمل إدخال البيانات عملية نقل البيانات من الحالة الفعلية إلى حالة رقمية وأي إجراءات قد تتطلب ، مثل إدخال عناوين البريد الإلكتروني في قاعدة بيانات. على الرغم من أن إدخال البيانات مطلوب للغاية ، إلا أنه يمكن أيضًا أن يكون السبب الرئيسي لمشاكل الأعمال عند إضافة عنصر بشري.
خطأ بشري
البشر يخطئون. إن الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم وسوء تفسير البيانات وعدم حفظ العمل والخطأ في الحقول الخاطئة هي جميع الأخطاء الشائعة التي تظهر في حقل إدخال البيانات. لمكافحة هذه المشاكل ، ينبغي على موظفي إدخال البيانات أخذ فترات راحة متكررة ، ومراجعة العمل المزدوج ، وتقليل الانحرافات والعمل بسرعة وبسرعة ثابتة. استخدام سماعات الرأس أو سماعات الأذن للاستماع إلى الموسيقى ، إذا كان ذلك مناسبًا ، سيؤدي إلى زيادة التركيز وتقليل التشتيت.ينبغي على أرباب العمل توفير طرق متساوية لموظفي إدخال البيانات لتقليل الأخطاء من خلال التدريب المناسب والمناسب ، واستخدام برنامج التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي المتطور والموثوق به ، وتذكير الحفظ المدمج في فواصل زمنية محددة مسبقًا ، والتقارير لإبقاء الموظفين على دراية بالدقة والإيجابية تعليقات مشجعة ومسابقات ودية مع مكافآت للحصول على دقة عالية ثابتة.
سرعة
بغض النظر عن السرعة التي يستطيع بها البشر كتابة البيانات ومعالجتها والتفكير بسرعة ، فإن السرعة ستسبب دائمًا مشكلة في إدخال البيانات. لا يعمل الموظفون بالسرعة نفسها خلال يوم عمل كامل. يلاحظ دماغك في العمل أن "بعض الدراسات أثبتت أن الفروق الفردية في أنماط الإيقاع اليومي - الوقت من اليوم الذي نكون فيه أكثر تنبيهاً - ترتبط بالأداء في مجموعة متنوعة من المهام المعرفية ، وأن هذا الأداء يصل إلى ذروته بشكل أو بآخر. بانتظام في نقطة محددة من اليوم ". يؤثر التشتت ، وعدد مرات الراحة والتعب أيضًا على مدى سرعة قدرة الإنسان على إدخال البيانات. يمكن أن يؤثر نوع الكمبيوتر والبرامج والشبكة المستخدمة في إدخال البيانات على السرعة أيضًا. يجب أن يتم تحديث الشبكات والمعالجات والأجهزة والبرامج إلى أحدث الإصدارات للقضاء على إمكانية إبطاء أدوات إدخال البيانات.
تفسير خاطئ
سوء تفسير البيانات التي يتم إدخالها هي مشكلة أخرى ينظر إليها في كثير من الأحيان في إدخال البيانات. يفسر كل شخص شيئًا مختلفًا قليلاً ، وقد لا يكون الانطباع دائمًا دقيقًا. غالباً ما يقوم الدماغ بإدخال الكلمات التي لا توجد بها في الواقع. توضح أليسون سيكولر من جامعة تورنتو "ما لا يدركه الكثيرون هو أن الأشياء التي نراها ليست بالضرورة نفس المعلومات التي تصل إلى أعيننا ، لذا يحتاج الدماغ إلى سد تلك الفجوات من المعلومات المفقودة". القول بصوت عال أن البيانات التي سيتم إدخالها والتحقق المزدوج من البيانات التي دخلت للتو تحارب هذه المشكلة عن طريق إجبار مشغل إدخال البيانات على أن يكون دقيقا.
التوفر والتكلفة
إن عمال إدخال البيانات ، رغم توفرهم بشكل عام ، لن يكونوا متاحين أحيانًا للعمل أو التكلفة أكثر من اللازم. إذا كانت الجداول المتعارضة أو المحدودة مشكلة ، فيجب تعيين واحد أو اثنين من أعضاء فريق إدخال البيانات الإضافية. الاستعانة بمصادر خارجية يساعد على تجنب ارتفاع تكلفة التوظيف بدوام كامل موظفي إدخال البيانات. المتعاقدين المستقلين أو العمال في الخارج ، مع التدريب الكافي ، والإشراف والاتصال المناسب لديهم القدرة على أن يكونوا كعدد كاف من موظفي إدخال البيانات مثل العاملين في الموقع.
