تشمل الضوابط الإدارية مجموعة متنوعة من الأدوات التي يستخدمها كل من المديرين والموظفين لضمان استمرار العمل حسب الضرورة. في حين أن الضوابط الإدارية تعد جزءًا مفيدًا وغالبًا ضروريًا من ممارسة الأعمال التجارية ، فمن المهم التأكد من أن هذه الضوابط لا تتداخل مع قدرة العمال على إنجاز المهمة.
معايير الرقابة الإدارية
يجب أن تلتزم ضوابط الإدارة دائمًا بجميع قوانين الولاية والقوانين المحلية والاتحادية المعمول بها. كما يجب عليهم توفير قدر معقول من التأكيد على حماية الأصول من الهدر والغش وسوء الاستخدام. لا ينبغي تنفيذ ضوابط الإدارة دون تدبر مناسب وتخطيط ، ولكن ينبغي أن يكون لها أهداف محددة يمكن تلبيتها بشكل واقعي. وأخيراً ، يجب أن تتطلب معايير ضوابط الإدارة تشجيع المديرين والموظفين على التصرف بطريقة أخلاقية تحافظ على مستوى معين من الكفاءة لجميع العاملين.
الضوابط الوقائية
الغرض من الضوابط الوقائية هو محاولة منع العمال على جميع المستويات من ارتكاب الأخطاء أو الاحتيال على المنظمة. قد تشتمل الضوابط الوقائية على عناصر تتطلب من العمال إدخال كلمة مرور لتسجيل الدخول إلى جهاز كمبيوتر أو مفتاح مرور للوصول إلى منطقة معينة من مكان العمل. هذه الضوابط ضرورية في مجموعة متنوعة من مواقف العمل. ومع ذلك ، فقد تؤثر في بعض الأحيان على الإنتاجية إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا كان كاتب الرواتب يحتاج إلى طباعة شيكات الرواتب ، لكن المشرف الذي يتمتع بإمكانية الدخول إلى الغرفة المقفلة حيث يتم الاحتفاظ بمخزون الاختيار غير متوفر ، فقد تفقد الإنتاجية.
الضوابط المباحث
تم تصميم عناصر التحكم المخترق لتحديد "الأخطاء" و / أو النشاط الاحتيالي بعد حدوثها بالفعل. تقارير الاستثناءات هي مثال واحد للتحكم البوليسي. هذه هي التقارير التي تدرج البنود مثل المعاملات غير المكتملة أو المعاملات التي تساوي كمية أكبر أو أقل مما هو متوقع في الأعمال اليومية. الضوابط المباحث فعالة جدا في اكتشاف الأخطاء المحاسبية المكلفة. ومع ذلك ، يمكن أن تؤثر على الإنتاجية عند حملها إلى أقصى الحدود. على سبيل المثال ، عندما يضطر قسم بأكمله إلى قضاء ساعات في البحث عن خطأ يبلغ خمسة سنتات ، لا يتم فقدان الإنتاجية فحسب ، بل إن الوقت الذي يقضيه في البحث عن تلك البنسات القليلة سيكلف المنظمة أموالًا أكثر مما لو كان مجرد شطب الفرق.
استخدام الضوابط الإدارية لزيادة الإنتاجية
على الرغم من أن ضوابط الإدارة قد يكون لها تأثير سلبي على الإنتاجية عند تنفيذها بشكل غير صحيح ، إلا أنها قد تستخدم أيضًا لزيادة الإنتاجية. عندما تكون الضوابط الإدارية مطبقة لقياس وتحليل الإنتاجية اليومية ، يمكن للمدراء استخدام البيانات الناتجة للتحقيق في طرق أكثر كفاءة للقيام بأعمال تجارية. كما قد تساعد هذه الضوابط المديرين على تحديد طرق أكثر فعالية لتفويض السلطة داخل المنظمة.
عوامل بشرية
تذكر دائمًا أن عمالك هم بشر. لا تقلل من شأن تأثير ضوابط الإدارة على مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم. ينبغي النظر في الجانب الإنساني من الضوابط الإدارية عند تصميم وتنفيذ هذه الضوابط. يجب اعتبار السلوك البشري لضمان أن العاملين لديهم الدافع المناسب لإكمال المهام المطلوبة. على سبيل المثال ، لا ينبغي جعل الموظفين يشعرون وكأن الضوابط قد وضعت لأن المدراء يعتقدون أن العمال لا يمكن الوثوق بهم. في مثل هذه الحالة ، من المرجح أن يتم تحطيم العمال ، مما سيؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.
