خلال يوم العمل ، يتبع الموظفون العديد من العمليات لتحقيق أهدافهم. هذه الأهداف تختلف حسب الموقف وتشمل واجبات مثل تسجيل إدخالات دفتر اليومية ، والاستجابة لاستفسارات العملاء أو استكشاف مشاكل الكمبيوتر. يعمل كل قسم نحو أهداف مختلفة ويستخدم عمليات مختلفة لتحقيق تلك الأهداف. تفتقر بعض الشركات إلى الوقت الكافي للتفصيل الدقيق لعمليات الأعمال التي تستخدمها. ومع ذلك ، فإن كتابة عمليات الأعمال يوفر فوائد عديدة للشركة. عندما تقوم الشركة بتوثيق عملياتها التجارية ، فإنها تقوم بإنشاء خطوات تفصيلية يمكنها من خلالها توجيه الموظفين الحاليين وتدريب الموظفين الجدد.
اكتب هدف عملية الأعمال. يسرد هذا البيان سبب وأهمية اتباع العملية الموصوفة. عند تطوير هدفك ، فكر في السبب الذي يجعل الموظفين بحاجة لمتابعة العملية واطلب من الإدارة تحديد نتيجة اتباع العملية. يجب أن ينقل هدفك هذه التفاهمات.
حدد كل خطوة تحدث خلال العملية واكتب كل خطوة ككتلة واحدة.
راجع كل خطوة لتحديد ما إذا كانت تضيف إلى إكمال العملية أو تستخدم الموارد دون إضافة قيمة. القضاء على تلك الخطوات التي لا تسهم في الهدف.
تحديد و قائمة المهام اللازمة لإكمال كل خطوة. قم بتضمين معلومات حول أي موارد مطلوبة لإكمال الخطوة وكيفية الحصول على تلك الموارد. اكتب كل التفاصيل بالترتيب الذي ينبغي إجراؤه فيه.
ارسم مخطط انسيابي. يتعلم بعض الموظفين أكثر من خلال رؤية مخطط مرئي للعملية من قراءة الخطوات. قم بتضمين كل خطوة وتفاصيل مكتوبة في العملية في المخطط الانسيابي.
قم بمراجعة العملية الشاملة لتحديد أي خطوات لم يتم الرد عليها. بعد إنشاء عملية الأعمال الأولية ، اقرأ المستند من البداية. ممارسة كل خطوة سواء بصريا وجسديا لضمان أن يتم تضمين كل خطوة ضرورية. بعد الانتهاء من اكتمال عملية الأعمال ، اطبع نسخة نهائية من المستند.
نصائح
-
افترض أن الموظف الذي يقرأ عملية الأعمال ليس لديه معرفة مسبقة عن الشركة أو مواردها ، وأن يتضمن خطوات تبدو واضحة للعامل ذي الخبرة لأن هذه الخطوات قد لا تكون واضحة للعامل الذي لا يتمتع بالخبرة.
قم بإنشاء وثيقة عملية الأعمال باستخدام برنامج معالجة النصوص. يتيح لك هذا إجراء تغييرات سهلة أثناء تطور عملية الأعمال.
