تعتبر اجتماعات الميزانية مهمة للشركات الصغيرة والشركات الكبيرة على حد سواء. تناقش هذه الاجتماعات كيفية عمل الميزانية وما هي التغييرات التي يجب إجراؤها على الميزانية لتحقيق أهداف الشركة. كما تهدف الاجتماعات إلى تصميم الميزانية لجعل الوضع المالي للأعمال أكثر جاذبية للمستثمرين والمساهمين على سبيل المثال. اتبع قواعد اجتماع الميزانية الأساسية للحصول على مناقشات مستمرة واجتمع أهداف اجتماع الميزانية.
اختيار المرشحين
سواء كان النشاط التجاري كبيرًا أو صغيرًا ، يجب على بعض العاملين في الشركة فقط حضور اجتماع الميزانية. وبما أن الميزانية ستناقش بالتفصيل ، فإن معظم المديرين التنفيذيين لا يشعرون بأن الميزانية ذات صلة بالعاملين أو الموظفين الذين لا يعملون مباشرة مع الميزانية. اختيار المرشحين الاجتماع مثل المديرين التنفيذيين والرئيس التنفيذي والمحاسبين والمحللين الماليين ، إذا كانت هذه الأدوار موجودة في الأعمال التجارية.
مراجعة المبادئ التوجيهية للاجتماع
قبل بدء الاجتماع ، يجب مراجعة الإرشادات أو قواعد الاجتماع. وستختلف هذه الاختلافات عن كل شركة وكل اجتماع للميزانية ، ولكن يمكن أن تشمل عدم المقاطعة عندما يتحدث شخص ما ويتبع جدول أعمال الموازنة. يتم وضع المبادئ التوجيهية ويجب مراجعتها لغرض وحيد هو عقد اجتماع منظم للميزانية ، حيث يتم تناول القضايا وحل النزاعات.
اتبع جدول الأعمال
يجب كتابة جدول الأعمال قبل عقد اجتماع الميزانية. سوف يحدد جدول الأعمال القضايا التي تحتاج إلى معالجة في الاجتماع. ويمكن أن يشمل ذلك إعادة هيكلة الميزانية ، وتخفيضات الميزانية أو زيادة دخل الميزانية ، على سبيل المثال. يسمح جدول الأعمال للمرشحين بالتحدث عن القضايا الحالية المطروحة ، بدلاً من مناقشة المعلومات غير ذات الصلة ، سواء كانت تتعلق بالميزانية أو المعلومات الأخرى المتعلقة بالشركة.
الاستماع إلى الإدخال
على الرغم من أن المديرين التنفيذيين قد يكون لديهم الكلمة لمعظم اجتماع الميزانية حيث يتم تناول القضايا المدرجة على جدول الأعمال ، يجب أن يكون الطابق مفتوحًا أمام غيرهم من الموظفين الذين يحضرون الاجتماع. في بعض الأحيان ، يمكن للمنظور الجديد حول الموقف أن يحل بعض القضايا الأساسية المطروحة. اطلب أن يتم تناول المدخلات أو المناقشات في نهاية الاجتماع ، عندما يتم عرض جميع المعلومات على المرشحين.
مجموعة أهداف جديدة
أحد القواعد التي يجب أن تكون موجودة في كل اجتماع للميزانية هو تحديد أهداف جديدة ، بمجرد معالجة جميع القضايا. إن مجرد إدراك أن المشاكل موجودة في الميزانية لا تساعد الشركة على المضي قدمًا. تساعد الأهداف المالية الشركة على الانتقال من ميزانية غير وظيفية إلى أخرى تعمل بكامل طاقتها ، على سبيل المثال. ضع أهدافًا جديدة للميزانية في نهاية الاجتماع مع مدخلات من كل موظف موجود.
