مثل الملاعب التنفيذية للجولف ، والتي هي أقصر وأخذ وقت أقل للعب من الدورات التقليدية ، ملخص تنفيذي هو شكل مختصر للتقرير الطويل الذي كتبته. هذا لا يعني أنه أقل أهمية. ولكي تكون أكثر فعالية ، يجب أن يتبع شكل ملخص تنفيذي محدد. سيتم قراءة ملخصك التنفيذي من قبل أشخاص ليس لديهم الكثير من الوقت المتاح. إنه يحتاج إلى جذب انتباههم والاحتفاظ بها من خلال جميع النقاط الحيوية التي تريد منهم معرفتها ، وعندما يكونون متحمسين ، يكونون متحمسين لسماع المزيد.
تعريف الملخص التنفيذي
الملخص التنفيذي هو الإصدار المصغر لأي مستند مهم تكتبه. على هذا النحو ، يجب أن يلامس كل شيء في تقريرك. مثل المستند الرئيسي والأكبر ، يكون الملخص التنفيذي رسميًا لأنه يصاحب التقارير الرسمية. يجب أن يكتب في الشخص الثالث كما لو كان شخص ما يقول الآخرين عن عملك. في صفحات من واحد إلى ثلاث صفحات فقط ، يجب أن تشرح ما يفعله عملك ، ومن هو سوقه المستهدف ، وكيف يتفوق نشاطك التجاري على الأعمال الأخرى من نوعها.
ومع ذلك ، يجب ألا يكون الملخص التنفيذي موجهاً نحو المبيعات. إنها ليست قطعة تسويقية. الحفاظ على نغمة المعلومات ، ولكن لا نبالغ في الحقائق. ينبغي أن يكون الملخص التنفيذي قادراً على الوقوف بمفرده بحيث يصبح للقارئ ، بعد قراءته ، صورة كاملة ، رغم اختصارها ، لنشاطك التجاري والغرض من التقرير.
متى تستخدم ملخص تنفيذي
كتابة ملخص تنفيذي لأي تقرير رسمي هو استراتيجية ذكية لقراءة التقرير الطويل في نهاية المطاف. هذا لا يعني أنك بحاجة دائمًا إلى واحد. قد تقضي أيامًا في العمل على ميزانية ، وهو أمر مهم بالطبع ، ويمكن اعتباره رسميًا. لكنك لا تحتاج إلى ملخص تنفيذي لمرافقته. الملخصات التنفيذية هي وثائق معقدة وطويلة قد لا يقرأها الأشخاص تمامًا.
غالباً ما تكون التقارير التي يتم كتابتها لجذب المستثمرين أو الحصول على قروض أو تشجيع الشراكات طويلة. قبل أن يوافق أي فرد أو مصرف أو صاحب رأسمالي استثمار على الاستثمار أو الشراكة معك ، سيريد أن يعرف كل شيء عن نشاطك التجاري. هذا يتطلب وثيقة طويلة منك. لكن ليس لديهم الوقت لقراءة كل تقرير طويل يعبر مكتبهم.
سوف يقومون بمسح الملخص التنفيذي ، مع ذلك. إذا بدا الأمر شيقًا وسهل الفهم ، فسوف يقرأ الملخص بأكمله. بعد قراءته ، يجب أن يكون لديهم لقطة كاملة لنشاطك التجاري وأهدافك وما تطلبه منهم. بعد ذلك ، قد ينظرون إلى صفحات التقرير نفسه للحصول على النسخة الكاملة من كل ما يلفت اهتمامهم.
قالب الملخص التنفيذي
يجب أن يتبع الملخص التنفيذي ترتيب تقريرك الأكبر. يسهل هذا التنسيق على القراء العثور على المعلومات التي يهتمون بها لمعرفة المزيد عنها. نموذج ملخص الملخص التنفيذي الواجب اتباعه هو:
الغرض من التقرير: هذا يمكن أن يكون جملة واحدة أو فقرة قصيرة.
وصف الشركة: اسم الشركة بالكامل ، والغرض من الشركة ، والتاريخ المختصر (أي تأسست في عام 2017 إلى …) وما يعرف به النشاط التجاري.
السوق المستهدف: من الذي يستخدم منتجاتك أو خدماتك الآن ، ومن ترغب في استخدامها في المستقبل.
تنظيم الشركة: وصف موجز لمستوى C وأعضاء الفريق الآخرين ، جزء لا يتجزأ من هذا التقرير.
وصف المنتجات أو الخدمات: ملخص موجز لخطوط الإنتاج أو فئات الخدمات. تسليط الضوء على المنتجات أو الخدمات الرئيسية أو المعروفة أو الأكثر ربحية. وصف المنتجات أو الأفكار الجديدة التي تريد تقديمها إذا كان ذلك هدفًا أو سببًا لطلب التمويل.
جهود التسويق: ملخص عن كيفية تسويق الشركة ، بما في ذلك جميع الطرق مثل الإعلان والعلاقات العامة والأحداث وفريق المبيعات. ما تريد تغييره أو تحسينه.
مشاكل / حلول: نظرة عامة على المشكلات التي واجهتها والحلول حتى الآن والحلول المقترحة بعد التمويل.
لقطة مالية: وصف وضعك المالي الحالي وتوقعات المستقبل مع التمويل والنمو المتوقع والأهداف طويلة الأجل.
يتم إحتوائه: لخص ، في بضع جمل ، الاستنتاجات من التقرير.
الحصول على آراء خارج
اطلب من رجال الأعمال الآخرين ، الذين تقدرون آرائهم ، تدقيق ملخصك التنفيذي للنحو ، والأخطاء المطبعية ، والأخطاء الأخرى والوضوح العام. اسأل عن أي نصيحة لديهم لجعلها أفضل. حافظ على عقل متفتح ولا تأخذ النصيحة أو النقد شخصياً.
تعديل لأغراض محددة
فكر في وجود إصدارات مختلفة اختلافًا طفيفًا من الملخص التنفيذي لأغراض مختلفة. بالنسبة للمستثمرين ، ركز على السبب في أنه من المجدي الاستثمار في شركتك. للحصول على قروض ، تحدث أكثر عن ما أنجزته من قروض سابقة ومن الجدارة الائتمانية. بالنسبة إلى الشركاء المحتملين ، لاحظ ما يمكن أن يحققه اثنان منكما معًا.
