إذا كان عملك يتطلب منك تتبع كل شيء من التفاصيل الرئيسية حول العميل إلى مشاكل بسيطة على ما يبدو ، فإن تعلم كيفية كتابة مذكرة إلى ملف سيكون مفيدًا لك. هذا يمكن أن تساعدك في الأعمال اليومية.على سبيل المثال ، إذا اتصل شخص واحد من مكتب العميل أو أرسل إليك رسالة بريد إلكتروني تطلب منك إجراء تغيير على الخطة ، فقم بكتابة مذكرة إلى الملف في حالة طرح أحد الأطراف لاحقًا أسئلة عن أفعالك. المذكرات التي يجب تقديمها ضرورية للملفات القانونية والطبية وغيرها من الملفات الحساسة للغاية والتي قد يتم استخدامها لاحقًا في المحكمة أيضًا.
افتح Microsoft Word. في القائمة "ملف" ، انقر فوق "جديد". سيتم فتح "جزء مهام المستند الجديد" على اليمين.
انقر على "على جهاز الكمبيوتر" ، الموجود في قسم "النماذج". سيتم فتح مربع الحوار "قوالب". انقر فوق علامة التبويب "المذكرات". انقر فوق "معالج المذكرة" ثم انقر فوق "موافق". سيبدأ "معالج المذكرة".
انقر فوق التالي." ضمن "النمط الذي تريده" ، اختر "محترف" وانقر فوق "التالي" مرة أخرى. ضمن "هل تريد تضمين عنوان" ، اختر "نعم" واكتب "مذكرة إلى ملف". انقر فوق التالي."
اختر "التاريخ" و "من" و "الموضوع" ضمن "العناصر التي تريد تضمينها" وأدخل المعلومات لكل منها. يجب أن يكون التاريخ هو تاريخ الحدوث ، مثل مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني. يجب أن يكون من اسمك أو اسم المشرف الخاص بك ، ويجب أن يكون الموضوع وصفًا مختصرًا للحدث ، مثل "تغيير المكان".
انقر فوق التالي." في قسم "إلى" ، حدد "ملف". قم بإلغاء تحديد مربع الاختيار "CC". انقر فوق "التالي" مرة أخرى. أضف أي عناصر إغلاق وانقر على "التالي" ، ثم انقر فوق "إنهاء". أدخل ملاحظاتك في القسم السفلي من نموذج المذكرة.
قم بطباعة المذكرة وقم بتدوينها في ملف العميل. حفظ نسخة إلكترونية كذلك ، إذا كان الإجراء الخاص بشركتك للقيام بذلك.
نصائح
-
اكتب مذكرتك إلى الملف في أقرب وقت ممكن بعد الحادث أو المحادثة. سيساعدك هذا على تذكر أي تفاصيل أكثر وضوحًا.
تحذير
لا تكتب أي شيء مهين في مذكرة إلى ملف غير قائم على الحقيقة. ذكر أن السيدة سميث بدت غاضبة. كتابة أن السيدة سميث لديها دائما موقف سيئ ليس كذلك.
