يحتاج مجلس الإدارة ، مثل أي مجموعة عمل ، إلى وقت ومعلومات لاستيعاب فكرة جديدة. سواء كنت رئيسًا للقسم أو متطوعًا أو مستشارًا أو عضوًا في مجلس الإدارة ، فإن بعض الإرشادات الأساسية تنطبق عند تقديم فكرة جديدة. إن تقديم عرض موجز ، وتوقع الأسئلة المحتملة ، وتوفير المعلومات الكافية للسماح باتخاذ القرار والاستجابة السريعة للشواغل يمكن أن يميز بين قبول ورفض اقتراحك.
تنظيم المعلومات بإيجاز قدر الإمكان. ويعني هذا توفير نظرة عامة أو ورقة موجزة أعلى المواد الخاصة بك ، مما يتيح لأعضاء مجلس الإدارة فهم الفكرة الجديدة ومضمون العرض التقديمي الخاص بك في قراءة موجزة واحدة. تقدم خطة الأعمال التجارية المعروضة على Planware.org نماذج لعناوين الموضوعات الرئيسية التي يمكن أن تشكل ورقة الملخص الخاصة بك (انظر الموارد). يمكنك تخصيصها لتوضيح فكرتك المقترحة وخطة الهجوم. قم بتخصيص المخطط الكامل لتتناسب مع تفاصيل النهج الخاص بك. مع ملخص من صفحة واحدة ومخطط يتكون من صفحتين ، لقد زودت أعضاء مجلس الإدارة بنظرة عامة كاملة على المشكلة وبحوثك وحلولك المقترحة. يمكن أن تتوسع المواد التالية في الموضوعات حسب ترتيب الملخص الخاص بك. يتيح هذا للقراء فهم الفكرة الكاملة في قراءة مختصرة ، كما سيساعد في تنظيم عرضك التقديمي لملاءمة الوقت المخصص من قبل المجلس. إذا أعطيت بضع دقائق ، فراجع الملخص ؛ مع وقت أطول ، راجع المخطط. مع الكثير من الوقت ، تكون مستعدًا للتعامل مع مشكلات محددة بالتفصيل. وهذا يدل على قدرتك على العمل بشكل تعاوني واحترامك للأعمال الأخرى التي يحتاج مجلس الإدارة إلى إجرائها.
تقديم الأفكار في مجموعة متنوعة من الأشكال. تلاحظ باتريسيا فريب ، مدربة المحادثة العامة أن بعض الناس يتذكرون ما يسمعونه ، لكن معظم الناس يتذكرون ما يرونه. إذا كانت فكرتك تتضمن إعادة تخصيص الموارد ، أو زيادة عدد الموظفين أو تحسين حصة السوق ، فكر في تقديم هذه المعلومات بإيجاز مع الرسوم البيانية والمخططات والرسوم البيانية. تتيح لك برامج مثل Microsoft PowerPoint أو مجموعة متنوعة من برامج الرسومات المدرجة في Pure-Mac تقديم المعلومات الرسومية في شكل مصقول (انظر الموارد). توفير دعم الطباعة للرسومات ، حتى يتمكن أعضاء مجلس الإدارة من مراجعة الرسومات البيانية والرسوم البيانية لاحقًا.
توقع الأسئلة المنطقية والإجابة عليها في مواد العرض التقديمي. تقديم تقديرات التكلفة ، أو جداول تدريب العينة أو غيرها من البيانات لدعم النجاح المتوقع لفكرتك. في هذا المجال ، فإن توقع الأسئلة يختلف تمامًا عن الدفاع عن فكرتك من الهجوم. تجنب الاستراتيجيات الدفاعية مثل التعليق على أن العديد من الأشخاص يعتقدون أن الفكرة لن تعمل أو تصنيف الأسئلة المنطقية كاعتراضات.
الرد على الأسئلة غير المتوقعة على الفور. إن شكر السائل على بصيرته والاعتراف بأنك لا تملك جميع البيانات أو التفاصيل في هذا المجال يمكن أن تكون مصحوبة بوعد للحصول على إجابات في غضون أسبوع أو أي إطار زمني منطقي آخر. متابعة والوفاء بالموعد النهائي. إبلاغ جميع أعضاء مجلس الإدارة بالإجابات ، وليس فقط السائل. هذا يدل على تجاوبك مع المخاوف ورغبتك في التواصل بكفاءة.
الاستعداد للرد بمرونة على الاقتراحات. حدد المجالات التي يمكن تعديل فكرتك فيها بسهولة والمجالات التي يكون فيها هذا أمرًا صعبًا.هذا يضعك خطوة إلى الأمام في الاستجابة للاعتراضات أو المخاوف.
توفير معلومات داعمة كافية للسماح باتخاذ القرار. خاصة مع الأفكار الجديدة ، سوف يرغب أعضاء مجلس الإدارة في مراجعة المعلومات على وتيرتها قبل الالتزام. قد تؤدي عملية المراجعة هذه إلى أسئلة أو مخاوف إضافية. تحتاج المواد إلى تقديم تعبير كامل عن فكرتك دون أن تكون ساحقة للغاية بحيث تعوق عملية اتخاذ القرار. على سبيل المثال ، يحتاج القراء إلى تقديرات التكلفة الثلاثة التي حصلت عليها ، بالإضافة إلى أسماء الشركات لممثلي استطلاعات الرأي المحتملين. ولكن ، في هذه المرحلة ، ليسوا مستعدين للخوض في مجموعة كاملة من الأسئلة التي قد تحتويها استطلاعات الرأي أو مراسلاتك التفصيلية مع كل قائد. فقرة موجزة عن نجاحها وإطارها الزمني كافية ؛ تاريخ مفصل لكل شركة يحصل في طريق قرار أساسي حول ما إذا كان إجراء مسح أم لا.
قم بإنهاء العرض التقديمي الخاص بك بتوجيه الشكر إلى مجلس الإدارة لأخذ الوقت الكافي للنظر في فكرتك ، بغض النظر عن استجابته الأولية. مع الحظ ، ستعود بمزيد من الأفكار وستكون سعيدًا بالترحيب الحار.
