كيفية تنظيم ندوة

إذا كنت متحدثًا أو مستشارًا أو معلمًا ، فقد تكون الندوات عملك. إذا كنت مالكًا آخر للنشاط التجاري ، فقد تكون الحلقات الدراسية إحدى أفضل الطرق لتسويق نشاطك التجاري. مهما كانت أسبابك لتنظيم ندوة ، يجب اتباع الخطوات الأساسية نفسها لإنشاء حدث بسلاسة وإثارة إعجاب المشاركين.

اختر الموضوع الخاص بك. إذا كنت مستشارًا أو متحدثًا ، فمن المحتمل أن يُطلب منك التحدث إلى مجموعة حول موضوع معين. إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري ينظم ندوة للترويج لنشاطك التجاري ، فعليك تحديد موضوع يجذب العملاء المستهدفين. على سبيل المثال ، قد ينظم المحامي ندوة مجانية للجمهور حول التخطيط العقاري.

اختر مكانك. حاول تقدير عدد المشاركين الذين ستحصل عليهم واختر مكانًا يحتوي على مساحة كافية للجميع للجلوس بشكل مريح. سيكون عليك أيضًا أخذ سعر بعين الاعتبار عند اختيار مكان. يمكن أن تحصل بعض الأماكن على رسوم تأجير الغرف من مئات أو حتى آلاف الدولارات ، في حين أن البعض الآخر يكون أكثر اعتدالاً. غالبًا ما تحتوي الفنادق على غرف مأتم حيث تعقد الأعمال التجارية عقدًا متكررًا ، لذلك قد يكون مكانًا جيدًا للبدء في البحث عن موقع.

إنشاء وإرسال الدعوات بالبريد. اعتمادًا على حجم الحدث وطبيعته ، يمكن أن تتراوح الدعوات الخاصة بك من مستند بسيط تم إنشاؤه في Microsoft Word إلى تصميم أنيق تم إنشاؤه بواسطة مصمم محترف. أرسل دعواتك بالبريد قبل عدة أسابيع للسماح للمشاركين بالوقت للتخطيط للحضور. لا ترسل الدعوات بالبريد حتى وقت مبكر قد تنسى قبل وصول موعد الندوة الفعلي. يمكنك أيضًا إرسال دعواتك عبر البريد الإلكتروني ، ولكن ضع في اعتبارك أنه قد ينتهي بها الأمر في العديد من مجلدات الرسائل غير المرغوب فيها للمستلمين.

تقرر ما إذا كنت ستقدم الغداء أو المرطبات الخفيفة. إذا كانت الندوة الخاصة بك تعمل لعدة ساعات ، فمن الجيد أن تتوفر المرطبات الخفيفة. إذا بدأت ندوتك في الصباح الباكر أو تمر على ساعة الغداء ، ننصح بتوفير وجبة غداء. بعض الأماكن تتطلب منك الاستفادة من خدمات متعهد تقديم الطعام في المنزل عند عقد حدث في المرفق. تأكد من معرفة قواعد العقد الخاص بك قبل طلب المرطبات.

قم بإنشاء مواد العرض التقديمي الخاص بك. قم بعمل نسخ من النشرات ، أو طبعها على طابعة احترافية. قد ترغب في إنشاء عرض تقديمي في PowerPoint حتى يكون لديك مرجع مرئي عندما تقوم أنت أو المتحدث بتقديم المواد. يمكنك بسهولة إنشاء نشرة للمشاركين عن طريق اختيار "النشرات" تحت خيارات الطباعة. تأكد من تحديد ثلاثة لكل صفحة ، وسيتمكن المشاركون من تدوين الملاحظات مباشرة على نشراتهم.

قبل الحدث ببضعة أيام ، يمكنك إنهاء عدد المشاركين استنادًا إلى الرد على الدعوات. إذا اخترت ذلك ، يمكنك الاتصال بأشخاص آخرين دعوتهم لتذكيرهم بحدثك ومنحهم فرصة أخيرة للتسجيل. اترك رسالة لأي شخص لا تصل إليه ، إن أمكن ، وأطلب منه الاتصال بك في أقرب وقت ممكن إذا كانوا يخططون للحضور.

إنشاء ورقة تسجيل الدخول وعلامات الأسماء. من الجيد أن يكون المشاركون في الندوة قادرين على مقابلة أشخاص آخرين وأن يروا اسمهم وأين هم مباشرة. فهو يزيل بعض المشاعر غير المريحة التي يشعر بها الناس عند تعريف أنفسهم بأناس جدد. ستكون ورقة تسجيل الدخول مفيدة إذا كنت تخطط لتقديم أي نوع من أنواع شهادات التعليم المستمر للمشاركين ، أو إذا كنت ترغب ببساطة في البقاء على اتصال مع المشاركين بعد الندوة. يمكنك أن تسأل عن أسمائهم وعناوينهم وأرقام هواتفهم وعناوين بريدهم الإلكتروني. من الحكمة تقديم صندوق يمكنهم التحقق منه إذا كانوا لا يرغبون في تلقي المزيد من الاتصالات منك.

إنشاء الحزم لكل إعداد جدول. قد ترغب في تضمين كتيبات ومواد ترويجية أخرى حول عملك. ستحتاج أيضًا إلى توفير شيء للمشاركين ليكتبوا عليه وقلمًا ليكتبوا معه. إذا لم يكن لديك هذه العناصر مع شعار نشاطك التجاري ، فالمكان الذي تحتفظ فيه بحدثك قد يكون له أقلام ووسادات يسعدهم تقديمها.

قم بتأكيد التفاصيل مع شخص الاتصال الخاص بك في مكان إقامتك قبل أيام قليلة من الحدث. يجب عليك أيضًا تأكيد عدد الرؤوس النهائي مع متعهد الطعام إذا كنت تتناول طعامًا. تأكد من إبلاغ مقدم الخدمة الخاص بك إذا كنت ستحتاج إليها لتوريد المنتجات الورقية ، مثل الأطباق أو المناديل أو الكؤوس. جعل أي ترتيبات الدفع اللازمة. تتطلب بعض الأماكن ومقدمي الخدمات الدفع المسبق ، بينما يسعد الآخرون بتحصيل الأموال في يوم الحدث.

قم بإعداد مكانك قبل يوم أو صباح حدثك. سوف تحتاج إلى التأكد من أن موظفي المكان الخاص بك قد تم إعداد الغرفة بالطريقة التي طلبتها. ستحتاج أيضًا إلى وضع الحزم والمواد الأخرى في كل مكان قبل وصول الضيوف. تجول في أرجاء الغرفة وتأكد من أن الجميع سيكون لديهم رؤية واضحة لك أو لمكبر الصوت في الجزء الأمامي من الغرفة.

خطط لنفسك أو ممثل من شركتك ليكون حاضرًا عندما يبدأ الضيوف الأوائل في الوصول إلى يوم الحدث. ستحتاج إلى تحية الأشخاص وتوجيههم إلى ورقة تسجيل الدخول وموقع الحمامات والمرطبات.

نصائح

• حاول أن تبقى منظمة بأكبر قدر ممكن عند تخطيط ندوتك. التفاصيل الصغيرة يمكن أن تزعجك ، وأكثر تنظيماً تقودك إلى الحدث ، وأكثر سلاسة ستعمل في اليوم الكبير.

تحذير

سيكون لديك دائمًا بعض المشاركين الذين حجزوا مقعدًا في ندوتكم الذين لا يظهرون يوم الحدث. تنشأ حالات الطوارئ أو تحدث مشكلات أخرى تمنع بعض الأشخاص من المجيء فعليًا. لا تدعه يزعجك هناك احتمالات ، سيكون هناك شخص أو شخصين يظهران في اللحظة الأخيرة ويسألان ما إذا كان لا يزال بإمكانهما الحضور.