يوثق تقرير الدروس المستفادة أحداثًا مهمة في مشروعك للمساعدة في توجيه الآخرين على الطريق. تم تصميم هذه التقارير لتشجيع النتائج المرغوبة في مشاريع الأعمال المستقبلية وتجنب تكرار الأخطاء نفسها. إن صياغة تقرير الدروس المستفادة هو واحد من الأعمال النهائية التي يقوم بها مدير المشروع في نهاية كل مهمة ، ولكن هناك عدد قليل من المهام الضرورية لنجاح الأعمال على المدى الطويل.
الصدق هو أفضل سياسة
الجودة الأكثر أهمية لتقرير الدروس المستفادة هي الصدق.ليس هذا هو الوقت المناسب لتدوير الحقائق لجعل نفسك تبدو جيدة عن طريق كتابة السلبيات والتركيز على الإيجابيات. كلما كان التقرير أكثر صدقاً وتوجيهاً ، كلما زادت احتمالية قدرته على مساعدة أولئك الذين يقودون مشاريع مماثلة في المستقبل. أرسل تعليقات آمنة من أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة قبل أن يغادر الجميع مهمتها التالية ، وأدمج هذه التعليقات في تقريرك لضمان مراعاة جميع وجهات النظر.
سجل المعلومات الأساسية
صف أهداف المشروع في تقرير الدروس المستفادة ومدير المشروع والقادة المسؤولين عن تنفيذه. كما وصف العميل ، وتواريخ المشروع والتسليمات أو المنتجات المنتجة. هيكل التقرير للفصل بين الجوانب الفنية وإدارة المشاريع والجوانب الإدارية العامة. يركز القسم الفني على العمل نفسه. يقوم قسم إدارة المشروع بتقييم مجالات مثل هيكل تقسيم العمل ، وتخطيط المخاطر والجداول الزمنية ، في حين يتناول قسم الإدارة العامة قضايا التواصل والقيادة والتفاعل مع العميل أو العميل.
صورة كاملة
يجب أن تتضمن تقارير الدروس المستفادة معلومات حول ما نجح ، وما لم ينجح ، والتغييرات التي سيحدثها مدير المشروع في وقت متأخر. على سبيل المثال ، قد يشير أحد التقارير إلى حل تقني لخلل معقد في البرامج تم نشره بنجاح - وكذلك فشل العملية الذي تسبب في حدوث خلل في المقام الأول. ربما يكون المشروع قد اكتمل على الميزانية ، ولكن مع بعض المناطق تكلف أكثر بكثير من المتوقع والبعض الآخر أقل. يمكن أن تكون محددة حول هذه الأرقام ، وما كشفه المشروع ، مساعدة الآخرين على تكرار النجاحات وتجنب حواجز الطرق المماثلة.
تلخيص النتائج
لمزيد من التقارير المستفادة من الدروس ، قد تكون الخطوة الأخيرة هي صياغة ملخص تنفيذي يصف بإيجاز أهم الوجبات السريعة. قد تكون هذه فقرة أو صفحة ويجب أن تكون كافية لمدير مشغول للحصول على إحساس واضح لما يحتويه باقي التقرير.
