حتى مع الهواتف والإنترنت ، لا يزال من الضروري في بعض الأحيان إرسال رسالة قديمة للأغراض التجارية. يعد تحديث سجلات حساب نشاطك التجاري بحرف فعال ، نظرًا لأن احتمالية نسيان الحروف (مثل المكالمات الهاتفية) أقل احتمالًا للتجاهل (مثل رسائل البريد الإلكتروني). كما أنها توفر درب الورق مفيد. إذا كنت بحاجة إلى تحديث سجلاتك بحرف ، فاتبع بعض النصائح للتأكد من أنك تغطي جميع قواعدك.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
طابعة
-
ورقة
-
ناسخة
-
ظرف
-
ختم
قم بتوجيه الخطاب إلى الإدارة المناسبة للتأكد من أن الشخص الصحيح يتلقى معلوماتك المحدثة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتغيير دفتر شيكاتك أو رقم بطاقة الخصم الخاص بك ، قم بتوجيه خطابك إلى قسم الحسابات المستحقة الدفع. إذا كنت تقوم بتغيير عنوانك ، فقم بتوجيه رسالتك إلى "سجلات العملاء". إذا لم تكن متأكدًا من القسم الذي ينبغي أن يتعامل مع طلبك ، اتصل بالشركة واطلب منه الرد على رسالتك ، أو ابحث عن المعلومات على موقع الشركة على الويب.
قم بتضمين التاريخ في أعلى الرسالة ، سواء بالنسبة لسجلات الشركة أو السجلات الشخصية الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب إلغاء خدماتك أو تقليصها في تاريخ معين ، ولا تعالج الشركة طلبك في الوقت المناسب ، فلديك أسباب لعدم الدفع لأن لديك نسخة من طلب مؤرخ.
قم بتضمين رقم حسابك. سيساعد ذلك الشخص الذي يعالج طلبك على تحديد موقع حسابك وتحقيق طلبك بشكل أسرع.
قم بتضمين معلوماتك القديمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتحريك رقم هاتفك أو تغييره ، فذكر في الرسالة "هذا هو عنواني القديم" أو "كان هذا رقم هاتفي القديم." قد تحتاج الشركة إلى هذه المعلومات لسحب حسابك من أجل تحديث سجلاتك.
قم بتضمين معلوماتك الجديدة. اذكر في الرسالة "هذا هو عنواني الجديد" أو "هذا رقم هاتفي الجديد". قد ترغب في وضع المعلومات المحدثة بخط عريض أو خط أكبر بحيث يكون للشخص الذي يعالج طلبك وقتًا سهلاً في تحديد المعلومات.
طلب مراسلات العودة. اطلب منكم أن ترسلوا رسالة في رسالة تعلمك بأن معلوماتك قد تم تحديثها. عندما تتلقى خطاب التأكيد ، احتفظ به في مكان آمن لسجلاتك.
قم بعمل نسخة من الرسالة قبل إرسالها ، فقط إذا احتجت إلى إعادة إرسالها أو الرجوع إليها في وقت لاحق.
