سواء أكنت منظمة غير ربحية جديدة تتطلع إلى تغيير العالم أو مجموعة صغيرة تحاول جمع الأموال لزي المدرسي ، يمكن أن يكون قبول التبرعات النقدية ومعالجتها أمرًا صعبًا. لا يحتاج مربو الأموال ذو النوايا الحسنة إلى فعل الكثير للوصول إلى الماء الساخن الخطير مع مصلحة الضرائب ، لذلك استخدم النصائح في هذا الدليل لتوفير الوقت والجهد من خلال إنشاء ممارسات مالية صارمة. تعرّف على كيفية معالجة التبرعات النقدية ، وافتح حساب التدقيق واستخدم الإنترنت للتعامل مع الهدايا النقدية حتى تتمكن مجموعتك من العمل في مساعدة الآخرين بدلاً من شرح كيفية تكثيف جهود المجموعة بشكل متكرر.
افتح حسابًا مصرفيًا باسم منظمتك أو قضيتك. يتطلب هذا عادةً توثيقًا ، لذا احضر معك الميثاق واللوائح الداخلية ومواد التأسيس وأنواع أخرى من الأوراق التي يمكن استخدامها كدليل على رسالتكم ومبادئكم.
قم بتفويض اثنين من الموقعين لجميع المعاملات النقدية مع حسابك المصرفي. هذا "التوقيع المزدوج المطلوب" لا يكلف أكثر للتنفيذ ، ولكنه يقطع شوطا طويلا لطمأنة المتبرعين والأعضاء على السواء بأن منظمتكم في صعود.
قم بصياغة "نموذج التبرع النقدي" المعياري ، واطلب من كل مانح هدايا ملء استمارة في كل مرة يتم فيها تقديم مساهمة. يجب أن يتضمن هذا النموذج اسم الجهة المانحة والعنوان ومعلومات الاتصال الأخرى ، ومكانًا للمبلغ النقدي ، والتاريخ ، كما يجب أن يوضح أي شروط يتم بموجبها التبرع - كليًا أو جزئيًا - مسموح به باعتباره شطب الضرائب. أضف خطًا لتوقيع الشخص الذي يقبل التبرع.
قم بتأهيل كل هدية نقدية لتتأكد أنها تتناسب مع مهمة مؤسستك. تأكد من عدم وجود "سلاسل" مرفقة ، وأنه لا يوجد تضارب في المصالح أو مقايضة ضمن المساهمات قبل أن تقبلها مجموعتك.
الموافقة على طريقة قياسية لمعالجة تبرعات صندوق المساهمة. استخدم ما يسمى بنظام الفرز المزدوج الذي يتطلب على الأقل عضوين من المجموعة مشاهدة كل عملية تبرع. السيطرة الجسدية على هذه الصناديق يجب مراقبتها بدقة. احتفظ بسجل تفصيلي للأوقات والتواريخ والأشخاص الذين يقومون بإحصاء أو تحويل أو إيداع أو نقل صناديق صناديق التبرعات.
تعيين حدود الإبلاغ للتبرعات النقدية لإنشاء ضوابط وأرصدة قانونية. تتطلب بعض المجموعات إجماعًا قبل قبول مبلغ معين (على سبيل المثال ، 1000 دولار) لمراقبة بعض المصالح الخاصة نيابةً عن المجموعة.
فكر في استخدام خدمة طرف ثالث مثل Pay Pal لمعالجة الهدايا النقدية. لا يلزم وجود موقع ويب (على الرغم من أن العديد من النوادي تجد أنه من السهل الربط مع Pay Pal عبر رابط الصفحة الرئيسية) وأن بإمكان المؤيدين تقديم تبرعات آمنة من بنوكهم أو بطاقاتهم الائتمانية. درب الورق شامل وسهل الاستخدام. يمكن لـ Pay Pal أيضًا إعداد الاشتراكات الشهرية التلقائية للمانحين المتكررين.
قم بإعداد جداول بيانات Excel (أو برامج قاعدة بيانات أخرى) لتتبع جميع الإيصالات النقدية. اكشف عن تبرعات صندوق النقد والشيكات ومعاملات بطاقات الائتمان وعائدات Pay Pal وإيصالات الإيرادات الإضافية للحفاظ على علامات التبويب التي تأتي منها أموال المجموعة من أجل جهود التسويق المستقبلية.
العمل مع أحد المصرفيين أو المحاسبين إذا كانت عضويتك لا تتضمن عضوًا في فريق العمل مريحًا في الشؤون المالية. أرسل رسالة شكر إلى مقدمي الهدايا على الفور بعد استلام تبرعاتهم النقدية. هذه اللمسة الإضافية ، عندما يتم إرسالها في الوقت المناسب ، تذكر المانح بمساهمتهم ، وتتحدث عن إمتنان المجموعة وتمهد الطريق لنداءات الحملة المستقبلية.
