تعتبر مبررات المصدر الوحيد (SSJs) مطلبًا في معظم المؤسسات حيث تتطلب مشتريات المواد (اللوازم ، المعدات ، الخدمات ، إلخ) على عتبة نقدية معينة تفسريًا متعدد العوامل عن سبب عدم وصول العناصر المذكورة إلا من مصدر واحد. يجد الكثيرون أن كتابة SSJs مرهقة ولا يفهمون السبب في أن التفسير بأن هذا هو البند الذي يرغبون في شرائه هو مبرر كافٍ. ومع ذلك ، يجب أن يكون لدى قسم المشتريات أسباب وجيهة حول سبب عدم إمكانية شراء هذه المواد من خلال منافسة كاملة ومفتوحة حيث يمكن لأي بائع قادر على المزايدة على العقد. في حين أن معظم المؤسسات لديها نماذج خاصة بها لطلب SSJ مناسبة ، توضح هذه المقالة الخطوات الأساسية الوراثية في إثبات كل طلبات الشراء هذه.
قم بتسمية مستند معالجة النصوص كمبرر وحيد للمصدر لرقم أمر الشراء المحدد ، إن أمكن ، وقم بإدراج أي أرقام سياسة مؤسسية حول سبب الحاجة إلى مصدر وحيد لهذا الطلب.
صف الاستخدامات الخاصة لهذا البند. حدد على وجه التحديد ماذا سيكون العنصر وما ستفعله. ضمّن هنا أي أرقام وعناوين للمشروعات التي ستدعمها المادة المعنية.
اذكر الخصائص المميزة للبند ولماذا هو الوحيد الذي سيلبي المتطلبات. قد يشمل ذلك أن تكون إضافة إلى نظام قائم أو استبدال نظام قائم. قد يتم تطبيق حقوق النشر والعلامات التجارية هنا اعتمادًا على الموقف.
وضح ماذا سيحدث إذا تم شراء عنصر آخر غير متساوٍ بدلاً من ذلك. وتشمل أي تأخير في التدريب ، وتغيير إجراءات التشغيل القياسية ، وما إلى ذلك من شأنه أن يكلف المؤسسة الوقت والأموال والإنجاز الشامل للمشاريع.
حدد الخطوط العريضة للعمل المنجز لتحديد ما هي العناصر الأخرى المشابهة المقدمة من موردين آخرين ولماذا لا تستوفي هذه العناصر المتطلبات المذكورة في الخطوات السابقة. قد يلزم أن يكون هذا صريحًا لتشمل: أسماء الشركات ومعلومات الاتصال ، وفي بعض الحالات ، عروض الأسعار الصحيحة.
قم بتضمين الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال الخاصة بجهة الاتصال الأساسية لـ SSJ (لا يجب أن يكون هذا الشخص هو الشخص الذي قام بكتابتها) وقم بتضمين نسخة مع الطلب.
نصائح
-
اتبع دومًا النموذج المؤسسي المقترح لـ SSJ إذا كان أحدهما متاحًا لأن هذا هو أكثر الطرق فاعلية للحصول على موافقة واحدة. تحدث إلى الآخرين الذين كتبوا مقالات SSJ واطلبوا مشاهدة أمثلة من التقديمات الناجحة. وبالمثل ، بمجرد حصولك على التقديم الناجح ، احتفظ بهذا المستند في مكان آمن وقم بإعداده في المستقبل ، ومن المهم بوضوح توفير أكبر قدر ممكن من المعلومات المتعلقة بالعناصر المطلوبة. كلما قل الوقت الذي يجب أن يقضيه الشراء في العودة إلى الأسئلة ومطالبتها إلى المنشئ لـ SSJ ، كلما قل الوقت اللازم للحصول على هذه العناصر.
تحذير
أصبحت عملية الشراء أكثر صرامة في جميع المجالات وأصبحت أوامر SSJ أكثر تعقيدًا وثقلًا. تأخذ هذه العملية على محمل الجد وإظهار الاحترام للإجراءات والأمل للأفضل.
