تتطلب خطابات العمل الرسمية بروتوكولًا محددًا بغض النظر عن نية الرسالة. في معظم الحالات ، يجب أن يكون خطاب العمل مختصرًا وموجزًا ، وعادة ما يكون مناسبًا لصفحة واحدة. بينما يجب عليك استخدام أسلوب كتابة رسمي واضح ، فهناك العديد من الحالات التي يكون فيها استخدام الاختصارات مناسبًا لتوفير كل من المساحة والوقت.
البادئات و الشرف
من المتوقع اختصار كل من البادئات والمشرفين في التحية وفي مكان آخر في الرسالة. على سبيل المثال ، تبدأ رسالة العمل ب "عزيزي السيد جونز" ، وليس "عزيزي مستر جونز". كما يتم اختصار صيغ الجمع بين كل البادئات والامتثال ، مثل "السادة" للعديد من المتلقين الذكور و "الأمسيات" لعدة متلقين من الإناث.
أسماء الشركات
وسيتضمن كل من الخطاب و "العنوان الداخلي" أسماء شركات - اسماء المرسل ورسالة المتلقي. قد لا يكون من المناسب اختصار أي جزء من اسم الشركة ما لم يكن اسم الشركة مسجلاً باختصار. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة مسجلة باسم "Motts، Inc." ، فيمكنك استخدام "Inc." في العنوان الداخلي بدون تهجئة "Incorporated". وبالمثل ، لا تستبدل "&" بـ "و" إلا إذا كانت جزءًا من اسم الشركة.
عناوين
على عكس مقدمة المظروف ، يجب أن يتم تهجئة الحالة عندما تكون جزءًا من الورق ذي الرأسية أو الرأس أو العنوان الداخلي. على سبيل المثال ، إذا كانت شركة المستلم في سياتل ، فسيتم قراءة العنوان الداخلي "سياتل ، واشنطن 98101".
الاختصارات الشائعة الاستخدام
يتم التعبير عن الحاشية ، وهو عبارة عن بيان إضافي بعد إغلاق الرسالة ، دائمًا بالاختصار "P.S." إذا كنت تقوم بتضمين مستندات إضافية مع رسالتك ، فمن المقبول الإشارة إليها إما عن طريق كتابة "مرفقات" ، متبوعًا بعدد المستندات ، أو باختصار "Enc". دون توقيعك RSVP اختصار مقبول عندما تطلب من المستلم الرد على رسالتك.
المواضيع والطباعة
يمكن الإشارة إلى موضوع رسالة العمل أدناه التاريخ مع اختصار "Re" لـ "Regarding" ، متبوعًا ببيان قصير للموضوع. إذا تم توقيع خطاب نيابة عن شخص آخر ، فإن الاختصار "p.p" يمكن استخدامها. على سبيل المثال ، إذا قام أمين السر بكتابة رسالة نيابة عن صاحب العمل ، فيجوز للكاتب أن يوقع الخطاب ويصاحب توقيعه بـ "p.p". وأضف اسم صاحب العمل في الأسفل. ال "p.p" تعني العبارة اللاتينية "per procurationem". يشير الاختصار "cc" تقليديًا إلى "نسخة كربونية" ، ولكنه قد يعني أيضًا "نسخة مجاملة". في كلتا الحالتين ، يشير إلى أنه تم إرسال نسخ متعددة من رسالة وتسمية الأشخاص الذين تم إرسال هذه النسخ لهم.
