يمكن أن يؤدي تنفيذ الطلبات البطيئة إلى خفض جودة خدمة العملاء التي يمكن لشركتك تقديمها. ستؤثر خدمة العملاء الأقل جودة في النهاية على الحد المالي النهائي لنشاطك التجاري. إن الحصول على موافقات لأوامر الشراء التي تتم معالجتها بسرعة وفعالية قدر الإمكان يعني أن شركتك ستحصل على الإمدادات اللازمة للحفاظ على تدفق الأمور في الوقت المناسب. يمكن أن يساعد استخدام عميل البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook لإرسال طلبات الموافقة على طلبات الشراء في تبسيط عملية طلب مستلزمات أو سلع بالجملة مع ضمان استمرار اتباع إجراءات الشراء المناسبة.
قم بإعداد أمر الشراء
انتقل إلى صفحة قوالب Microsoft Office "شراء وبيع أمر" واختر قالبًا. تأكد من أنه يمكنك فتح القالب وتحريره وحفظه في برنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إنشاء قوالب باستخدام Microsoft Excel أو Microsoft Word أو برنامج آخر قابل للتطبيق.
حدد "فتح" عندما تنقر على زر "تنزيل" للنموذج الذي اخترته لفتح القالب في البرنامج المعين. تخصيص القالب لتلبية احتياجاتك وحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
قم بإنشاء وحفظ قالب مخصص خاص بك إذا لم تعجبك أي من القوالب المتوفرة في Microsoft. إذا لزم الأمر ، يمكنك استخدام قوالب Microsoft كدليل.
قم بإنشاء "مستند جديد" يستند إلى القالب الخاص بك باستخدام قائمة البرنامج. لن يؤدي استخدام الاختصار إلى الوصول إلى القوالب. املأ المستند وحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
استخدم برنامجًا ماليًا لإرسال طلب شراء إذا كان هذا هو طريقة إنشاء طلبات الشراء. تحتوي بعض البرامج المالية مثل QuickBooks على تكامل Microsoft Outlook بحيث يمكنك إرسال طلب شراء للموافقة مباشرة من البرنامج.
تصدير أوامر الشراء من البرامج المالية دون تكامل Microsoft Outlook باستخدام تنسيق جدول البيانات أو الكلمة إن أمكن. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فقم بطباعة أمر الشراء المكتمل كمستند PDF وحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
أرسل طلب شراء
افتح Microsoft Outlook وانقر فوق الزر "جديد" في الزاوية العلوية اليمنى لفتح رسالة جديدة.
انتقل إلى علامة التبويب "إدراج". انقر على "إرفاق ملف" وانتقل إلى أمر الشراء لتحديده. انقر فوق الزر "إدراج" لإرفاقه بالبريد الإلكتروني.
تعيين حجم الخط إلى 14 ولون الخط بالأسود. اكتب "لقد راجعت أمر الشراء المرفق وأوافق عليه:". ابدأ في سطر جديد.
عيّن حجم الخط إلى 11 ولون الخط إلى اللون الرمادي. اكتب "مراجعة أمر الشراء المرفق والرد على هذا البريد الإلكتروني. اكتب أدناه "Y- اسمك" للموافقة على أمر الشراء أو "N - اسمك" لرفض أمر الشراء. ملاحظة: يجب أن يأتي الرد من حساب البريد الإلكتروني الذي تم إرساله إليه.
تخطي أربعة أسطر وتعيين حجم الخط إلى 14 ولون الخط بالأسود. اكتب " لست مخولًا بالموافقة على طلب الشراء هذا". ابدأ في سطر جديد.
عيّن حجم الخط إلى 11 ولون الخط إلى اللون الرمادي. اكتب "رد على المرسل. ضع علامة X في الحقل أعلاه إذا لم تكن مخولًا بالموافقة على طلب الشراء هذا وإذا كنت تعرف من هو ، فعليك تضمين الاسم ، على سبيل المثال ، X - Bill Smith."
نصائح
-
اطبع نسخة من البريد الإلكتروني المعتمد لأمر الشراء وأرفقه بفاتورة الشراء لتوثيق أنه قد تم التصريح بعملية الشراء.
تحذير
يعد الحصول على توقيع فعلي أكثر أمانًا من موافقة البريد الإلكتروني لأن شخصًا آخر يمكنه الوصول إلى حساب البريد الإلكتروني للشخص إذا كان قد تم توقيعه طوال اليوم.
