يعتبر الانتقال بدون استخدام الورق خطوة مهمة بالنسبة إلى شركة ترغب في المشاركة في الحياة الخضراء. وتقدر وكالة حماية البيئة الأمريكية أن الأمريكيين يستخدمون حوالي 99 مليون طن من الورق كل عام وأن الورق يشكل 34 في المائة من النفايات في هذا البلد. إذا قمت بإرسال الفواتير وغيرها من الاتصالات إلى عملائك بشكل منتظم عبر البريد ، فيجب عليك إبلاغهم بنوايتكم الورقية مسبقًا.
توضيح وتحديد الجدول الزمني الخاص بك للذهاب غير الورقي وكذلك أي متطلبات يجب على العميل الوفاء بها لتلقي فواتير الورق. على سبيل المثال ، في كثير من الحالات ، قد تضطر إلى الحصول على إذن العميل لوقف إرسال البيانات الورقية في البريد قبل تحويله إلى الفوترة بلا أوراق.
غيّر بنود الاتفاقية حسب الضرورة لتضمين التحديث حول الفواتير غير الورقية. قم بتضمين معلومات حول ما إذا كانت اختيارية أو مطلوبة للعملاء للمضي قدمًا.
قم بإنشاء رسالة الإعلام الخاصة بك بالإضافة إلى تعليمات واضحة حول كيفية إعلام العميل باستلام معلوماتك المتعلقة بالفواتير غير الورقية. على سبيل المثال ، بالإضافة إلى الإشعار الذي يعرض التاريخ النشط للفوترة غير المطبوعة ، يمكنك أيضًا تضمين موقع ويب أو خط هاتف "opting-in".
قم بتضمين إشعار يتعلق بقرارك بعدم استخدام الورق في قسم الرسالة في آخر فواتيرك الورقية الأخيرة للعميل. تسليط الضوء على المنطقة باللون أو الخط الذي يبرز للحصول على انتباهه. تأكد من تضمين البنود المحدّثة مع هذه المراسلات أيضًا.
إرسال بطاقة بريدية "تذكير" منفصلة للعملاء تحتوي على رسالة حول نيتكم لوقف البريد فواتير الورق.
أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى قائمة العملاء لإخبارهم بقرار الفواتير بدون أوراق. في هذه الحالة ، يمكنك ربط العميل مباشرةً بموقعك على الويب لإجراء اختيارات التمكين إذا لزم الأمر.
نصائح
-
اشرح القليل من فوائد الانتقال بدون استخدام الورق في اتصالك إلى العميل.
التشاور مع محام قبل الانتقال إلى إعداد الفواتير بدون ورق للتأكد من أنك تراقب جميع القوانين الحكومية والفدرالية.
