تسمح قوالب الفاتورة لأصحاب الأعمال بإنشاء نماذج أعمال احترافية دون الحاجة إلى إنشاء النماذج من البداية. غير أنه يمكن تعديل نماذج الفواتير حتى تلائم احتياجات العمل أو الصناعة. عندما تحتاج إلى تغيير فاتورة ، فإن تقديم طلب ومتابعته كتابة هو ما تحتاج إلى القيام به.
العناصر التي ستحتاجها
-
ورق نسخ عادي أبيض
-
قلم أو قلم رصاص
-
طابعة كمبيوتر
اطبع قالب الفاتورة. قم بطباعة نسخة من قالب الفاتورة أو عينة من الفاتورة على ورقة بيضاء عادية من ورق الناسخة.
قم بتمييز التغييرات التي تريدها في نموذج قالب فاتورة العمل. ضع خطًا عبر العناصر التي ترغب في إزالتها من النموذج. للحصول على المعلومات التي تريد استبدالها ، ارسم خطًا عبر المعلومات واكتب النص أو المعلومات التي تريد استبدالها. لنقل عنصر ، ارسم خطًا به سهم يشير إلى المنطقة التي يجب أن ينتقل إليها العنصر. لإضافة معلومات غير موجودة حاليًا ، اكتب المعلومات في المنطقة التي تريد أن تكون فيها.
اكتب خطابًا أو مذكرة توضيحية. يجب أن توضح الرسالة أنك تطلب إجراء تغييرات على نموذج الفاتورة التجارية ولماذا - بحيث تتناسب بشكل أفضل مع احتياجات نشاطك التجاري ، على سبيل المثال. تضمين عبارة تفيد بأنك قد قمت بتضمين نسخة من الفاتورة مع التعديلات المطلوبة إلى الخطاب أو الفاتورة.
أرسل الرسالة أو المذكرة مع النسخة المعدلة من النموذج إلى النشاط التجاري المسؤول عن إعداد الفواتير داخليًا في نشاطك التجاري أو إلى النشاط التجاري الذي تقدم الطلب إليه. على سبيل المثال ، إذا كنت تحتاج إلى مورد لتضمين رقم الطلب على الفاتورة التي يقدمها لك للدفع (بحيث يمكن لمحاسبك مطابقة طلب الشراء مع الطلب) ، فيمكنك حينئذ طلب ذلك من موظف أو قسم المحاسبة للمورد.
نصائح
-
إذا كان لديك إصدار معالجة الكلمات من قالب فاتورة العمل ، فيمكنك استخدام وظيفة "تعقب التغييرات" لإجراء التعديلات المطلوبة على الإصدار الإلكتروني. يمكنك إما طباعة التغييرات المطلوبة أو إرسال النسخة المنقحة عبر البريد الإلكتروني. إذا قمت بإرسال النموذج عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك كتابة بريد إلكتروني يشرح ويطلب التغييرات ثم قم بإرفاق النسخة المعدلة بالبريد الإلكتروني.
في إصدار إلكتروني ، يمكنك استخدام ميزة "التعليقات" لتقديم مزيد من المعلومات حول الطلب ولماذا يتم إجراؤه.
