تحدد رسالة العمل نغمة التفاعلات المستقبلية. عندما يتلقى عميل محتمل خطاب عمل ، فإنه يشكل على الفور انطباعًا عن الكاتب ومنظمته. إذا كان الخطاب عارضًا للغاية ، فقد يبدو الكاتب غير صادق أو غير محترف. الكتابة الرسمية للغاية يمكن أن تخيف أو تنفر القارئ. إن الخطاب المنظم جيدًا والمكتوب جيدًا سيخلق انطباعًا إيجابيًا أول.
منظم بشكل جيد
كل خطاب عمل يعالج غرض أو مهمة محددة. يمكن أن يكون طلبًا للحصول على معلومات أو رد على استفسار أو تقديم اقتراح. تنص الفقرة الأولى على الغرض من الرسالة. يجيب على أسئلة الصحفي: من وماذا ومتى وأين ولماذا. تدعم الفقرات المتبقية هذا الغرض بنقاط مختلفة - المؤهلات ، السمات ، الميزات. الفقرة الأخيرة تؤكد هذا الغرض وتوضح بوضوح توقعات الكاتب. يستخدم الكاتب عبارات الانتقال المناسبة لضمان أن جميع أجزاء الرسالة تتدفق بسلاسة معًا.
واضح وموجز
رسالة أعمال جيدة توفر جميع المعلومات ذات الصلة بطريقة واضحة وموجزة. يستخدم الكاتب لهجة مناسبة ولغة. يحافظ على المفردات بسيطة ويتجنب استخدام اللغة الفنية أو المجردة لإقناع القارئ. ويختلف طول الجمل ، بعيداً عن الأحكام الطويلة المتقاطعة ذات التفاصيل المفرطة. ومع ذلك ، فهو لا يقصر نفسه على جمل قصيرة متقطعة. كلما كان ذلك ممكنًا ، يستخدم الصوت النشط بدلاً من الصوت المنفعل.
حسنا منظم
يتبع كل حرف عمل تنسيق الشركة ومتطلبات الخط.في تنسيق كتلة ، يتم ترك الرسالة بأكملها مبررة ومتباعدة بمسافة واحدة ، باستثناء وجود مسافة مزدوجة بين الفقرات. يتبع تنسيق الكتلة المعدل نمط الكتلة ، ولكنه يضع التاريخ والإغلاق في المركز. تتضمن معظم خطابات الأعمال التاريخ ، العنوان الداخلي ، التحية ، سطر الموضوع ، الإغلاق والتوقيع والمرفقات. إذا كان الحرف أقصر أو أطول من المتوسط ، يقوم الكاتب بإجراء التعديلات اللازمة على التباعد الرأسي.
خطأ مجاني
قبل إرسال أي رسالة ، يقرأ الكاتب المسودة الأولى بصوت عالٍ. هذه طريقة ممتازة للتحقق من اللغة التي تبدو غريبة أو غير طبيعية. وهو يستخدم قاموسًا وكتابًا للنصوص للتحقق من جميع التهجئة والنحو وعلامات الترقيم. بدلا من ذلك ، قد يستخدم ميزة التدقيق الإملائي في برنامج معالجة الكلمات الخاص به. يتأكد من اسم المتلقي وعنوانه وعنوانه.
