وينتهي الأمر بالعديد من الطرود الصحافية للانتقال مباشرة إلى سلة إعادة التدوير. بعض هذه الحزم لا تثير اهتمام القراء فحسب ، ولكن بعضها الآخر كان ضعيفًا. التنسيق الصحيح لحزمة صحفية سيعزز فرص نشر المعلومات. يزيد أيضًا إرسال الحزمة عبر البريد الإلكتروني من إمكانية الحصول على المعلومات المطبوعة - وليس فقط الحصول على المعلومات بسرعة ، بل تمكين إعادة إنتاج المادة بسهولة.
حدد أهدافك لإرسال مجموعة مواد صحفية ثم البحث عن منظمات إخبارية يمكن أن تساعد في تحقيق تلك الأهداف. يتمتع المحررين بوقت إضافي ضئيل للغاية ، لذلك لا تضيعوا. إن ورقة صغيرة في أوهايو لا تنشر سوى الأخبار المحلية ليست مهتمة بمجموعة أدوات صحفية من حدث في كاليفورنيا. محطة الأخبار التي تركز على الشؤون المالية ليست مهتمة بمجموعة أدوات صحفية حول حفل موسيقى الروك. بمجرد تحديد منافذ الوسائط المناسبة ، حدد عنوان البريد الإلكتروني واسم المحرر ، إن أمكن ، من خلال البحث في الإنترنت أو الاتصال بالمنظمة. يمكن استخدام بريد إلكتروني عام للشركة إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بالمحرر غير متوفر. تآلف مع وسائل الإعلام ليس فقط مع وسائل الإعلام. وكلما اقتربت المجموعة الصحفية من أسلوب التنظيم الإعلامي ، كان ذلك أفضل.
اكتب عبارة موجزة (من 3 إلى 10 كلمات) حول ما ترسله في سطر الموضوع في البريد الإلكتروني. إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول إظهار سبب اهتمام ذلك المخرج الإعلامي الخاص بالمعلومات. على سبيل المثال ، إذا تم إرسال المجموعة إلى ورقة تركز محليًا ، قم بتضمين موقع الحدث أو النشاط التجاري في سطر الموضوع.
حدد النقطة على الفور في نص الرسالة الإلكترونية ، وإذا كان ذلك ممكنًا ، قم بتوصيل هذه النقطة الرئيسية بنمط واهتمام منفذ الوسائط. يختلف ما تقوم بتضمينه في نص البريد الإلكتروني وفقًا لما هو موجود في مجموعة المواد الإعلامية. إذا كانت مجموعة الوسائط عبارة عن بيان صحفي فقط ، قم بتضمين نص الإصدار في نص الرسالة الإلكترونية ، ثم قم بإرفاق الإصدار للملاءمة. إذا كانت مجموعة المواد الصحفية عبارة عن حزمة حول حدث ما ، فاكتب بيانًا موجزًا يوضح ما هو الحدث ، ومتى يكون وماذا أرفقت به. إذا كانت المجموعة الصحفية تدور حول نشاط تجاري محلي ، فاكتب بيانًا موجزًا حول سبب إرسال المجموعة.
أرفق ملف ملف الصحافة بالبريد الإلكتروني. كن متيقظًا لتنسيق الملف الذي ترسله ، لأنه لن يتمكن كل منفذ وسائط من فتح كل نوع من الملفات. بشكل عام ، يمكن للجميع فتح ملفات PDF (تنسيقات المستندات المحمولة) ، ويكون برنامج المشاهد مجاني التنزيل. ستضمن ملفات PDF أيضًا أن ما تشاهده على شاشة الكمبيوتر هو ما يراه المستلم ، دون تنسيق التغييرات من أجهزة الكمبيوتر المختلفة. RTFs (تنسيق نص منسق) من السهل أيضًا فتحها عالميًا ؛ ومع ذلك ، لا يتم حفظ التنسيق في ملف RTF وليس الأفضل للمستندات مع الرسومات.
تأكد من أن أي صور مخصصة للتكاثر كبيرة بما يكفي لإعادة طبعها بجودة عالية ؛ لا تضغط الصورة لجعل البريد الإلكتروني يرسل بشكل أسرع. يمكن دمج المستندات النصية في ملف واحد ، ولكن يجب إرفاق الصور التي سيتم النظر فيها كملفات منفصلة ، حيث لا يمكن فصل الصور بسهولة عن المستند. غالبًا ما يكون تنسيق ملف JPG هو الأفضل للصور.
ارجع إلى نص الرسالة الإلكترونية. في الختام ، اذكر الوثائق التي أرفقتها ولماذا ؛ أذكر أيضا ما إذا كانت الملفات متوفرة بتنسيق مختلف. في نهاية البريد الإلكتروني ، حدد معلومات الاتصال الكاملة الخاصة بك.
تحقق مرة أخرى من جميع الجوانب قبل إرسال البريد الإلكتروني. تأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني ، لا يحتوي نص البريد الإلكتروني على أي أخطاء ، وأن الملفات الصحيحة مرفقة.
