يمكن أن يكون إنشاء قائمة جرد بالعناصر الموجودة في أحد المكاتب أمرًا مهمًا في حالة السرقة أو الحريق أو الكوارث الطبيعية. بدون قائمة ، سيكون عليك الاعتماد على ذاكرتك لحساب محتويات المكتب. ينبغي تخزين نسخة من القائمة خارج الموقع وتحديثها مع شراء أثاث المكاتب أو إزالتها. بشكل اختياري ، يمكنك استكمال قائمة جرد تحتوي على رسومات أو صور توضح موقع الكائنات الرئيسية في كل غرفة.
أثاث وإكسسوارات
وتشمل قائمة أثاث المكاتب وإكسسوارات الغرف المكاتب والكراسي والمصابيح وعلب القمامة وخزانات الملفات وحتى علاجات النوافذ. لا ينبغي إغفال العناصر الزخرفية ، مثل الصور أو اللوحات ، وقطع الجدار المعلقة ، والنباتات ، والتماثيل الزينة والمرايا. تحقق من الرفوف التي تشكل مكتبة مكتبية. يمكن أن تكون بعض الكتب المرجعية مكلفة نسبيًا ويجب ملاحظة قيمتها.
أنظمة الكمبيوتر
قلب معظم المكاتب اليوم هو واحد أو أكثر من أنظمة الكمبيوتر. وتتكون النظم من حالة الكمبيوتر الرئيسية (CPU) والشاشات والطابعات والماسحات الضوئية ومكبرات الصوت ولوحات المفاتيح والفئران وكافة توصيلات الكابلات المتصلة. تسجيل أي كمبيوتر محمول. تشمل العناصر الإضافية لوازم النسخ الاحتياطي للبطارية وأنظمة عرض الفيديو. يتيح مخزون المكتب الذي يسرد أيضًا سعر الشراء وتاريخ الشراء لكل عنصر ، سواء كان أثاثًا أو كمبيوترًا ، استخدام القائمة في تحديد مقدار التغطية اللازمة لضمان محتويات المكتب. كما أن تسجيل سعر الشراء وتاريخه مفيد أيضًا عند ملء إقرارات ضريبة الدخل ، حيث يمكن استهلاك أجهزة الكمبيوتر وغيرها من المعدات المكتبية على مدى عدة سنوات ، وتحتاج إلى سعر وتاريخ الشراء في هذا الحساب. قم بتضمين برامج الكمبيوتر في القائمة أيضًا.
معدات الاتصالات
تستخدم المكاتب عادة المعدات الإلكترونية للاتصالات ، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني عبر الكمبيوتر. يجب أن تتضمن قائمة جرد المكاتب آلات النسخ والفاكس ، والهواتف ، وآلات الإملاء ، والاتصال الداخلي. يتم استخدام أجهزة المودم وأجهزة التوجيه ذات النطاق العريض لتوصيل أجهزة الكمبيوتر و VoIP (نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) إلى خدمات الاتصال. سيكون وجود قائمة تحتوي على أرقام مسلسلة لجميع الأجهزة الإلكترونية والحاسوبية قيماً في حالة السرقة.
اللوازم
تعتبر "اللوازم" المكتبية عناصر يتم استخدامها في سياق العمل ويجب تجديدها بشكل دوري. في هذه الفئة يوجد ورق لآلات النسخ والطابعات والدفاتر والورق الدفتري ، وسائد مبطنة ، وكتب التاريخ والتقاويم ، والحبر والحبر للطابعات وأجهزة الفاكس ، والأقلام وأقلام الرصاص ، والعلامات ، ومقاطع الورق ، وأكياس القمامة ، والأظرف وما شابه. سوف يذكرك السير في متجر مستلزمات المكاتب أو إلقاء نظرة سريعة على خزانة الإمداد الخاصة بك بأي عناصر إضافية من نوع الإمداد. تتوفر برامج مساعدة للمساعدة في إدارة وتتبع مخزون المكاتب ويمكنها تقديم تنبيهات عند انخفاض الإمدادات وتحتاج إلى إعادة ترتيبها.
