وعادةً ما يقوم أصحاب العمل بتضمين شيك أو بيان مكافئ مع كشف راتب كل موظف ، سواء كان ذلك في شكل مستند ورقي أو مستند عبر الإنترنت للحصول على شيكات الرواتب التي يتم إصدارها عن طريق الإيداع المباشر. Check stubs هي مستندات قد تكون مطلوبة لتلبية متطلبات حفظ السجلات الحكومية. حتى عندما يكون الاحتفاظ ببقايا الشيكات غير إلزامي ، فقد يكون من الحكمة القيام بذلك.
متطلبات FLSA
لا توجد لدى الحكومة الفيدرالية قاعدة تفرض على أصحاب العمل إصدار أو الاحتفاظ بأجور شيكات الرواتب. توفر متطلبات قانون معايير العمل العادلة إرشادات حول وثائق الرواتب. بشكل عام ، يجب الاحتفاظ بمعلومات جدول الرواتب ثلاث سنوات. إذا تم استخدام نقاط التأشير لتسجيل بعض هذه البيانات ، فيجب الاحتفاظ بها لمدة ثلاث سنوات أيضًا. سجلات الرواتب يجب أن تشمل:
- اسم الموظف والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي.
- جنس الموظف والمهنة.
- تاريخ ميلاد العمال تحت سن 19.
- تاريخ ووقت كل أسبوع عمل يبدأ وينتهي. التاريخ الذي تبدأ فيه فترة كشوف المرتبات مطلوب إذا كان مختلفًا عن أسبوع العمل.
- التاريخ الذي يتقاضاه الموظف
- عملت ساعات يومية وأسبوعية.
- معدل راتب الموظف.
- الأجور المنتظمة ، وأجور العمل الإضافي وأي إضافات أو خصومات من راتب الموظف.
يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ ببطاقات زمنية أو سجل معادل لوقت العمل لمدة عامين.
متطلبات سجل الرواتب الحكومية إضافية
تقول لجنة تكافؤ فرص العمل أن أصحاب العمل يجب أن يحتفظوا بجميع سجلات التوظيف ، بما في ذلك سجلات الشيكات وسجلات الرواتب ، لمدة عام على الأقل. في حالة قيام الموظف برفع شكوى إلى لجنة تكافؤ فرص العمل ، يجب الاحتفاظ بسجلات حتى سنة واحدة بعد التصرف النهائي في الأمر من قِبل EEOC أو بعد سنة واحدة من تسوية أي دعوى قضائية.
يمكن للدول فرض متطلبات إضافية لحفظ الدفاتر. على سبيل المثال ، تقول لجنة تكساس للقوى العاملة إن أصحاب العمل يجب أن يزودوا العمال بفحص شيك أو وثيقة مكافئة تسرد جميع البيانات المستخدمة لإعداد شيك أجر. يجب الاحتفاظ بسجلات الرواتب أربع سنوات للامتثال لقواعد حفظ سجلات تعويضات البطالة في تكساس.
ارشادات تسجيل ارباب العمل
تقوم إحدى الشركات أو المؤسسات بإنتاج الشيكات والتحقق من تحصيل الرسوم لمجموعة متنوعة من الأسباب. توصي دائرة الإيرادات الداخلية ببنوك الاختيار والسجلات المصرفية التي تعمل بمثابة الوثائق الداعمة لأغراض الضريبة يتم الاحتفاظ بها لفترة القيود. على سبيل المثال ، فترة القيود على الإقرارات الضريبية هي ست سنوات. يقترح Nolo.com أن الشركات تحتفظ بشيكات التحقق والسجلات المالية لمدة سبع سنوات على الأقل.
