كيفية رسم تخطيطي لعملية التدفق

من حين لآخر ، تكون هناك أوقات يكون فيها من الممكن تصور كيف يتم إنجاز شيء ما أسهل في الفهم. تحدد المخططات الانسيابية العملية كل خطوة في عملية في نموذج مكتوب تشبه الخريطة. يمكن أن تكون المخططات الانسيابية الخاصة بالمعاملة مفيدة بشكل خاص عندما تريد المنظمات تبسيط تدفق العمل. يتيح المخطط الانسيابي لصانعي القرار تحديد كل خطوة في العملية ورؤية تفاعل الخطوات. عملية التدفق هي أمر يمكن تحقيقه في أي منظمة.

العناصر التي ستحتاجها

• اجتماع الفضاء

• ورقة

• اقلام رصاص

• لوحة بيضاء مع علامات

• ملاحظات "نشرها كتابة"

• كانت لك في هذا الحدث

• برنامج مخطط انسيابي

اجمع أعضاء الفريق في مكان اجتماع هادئ. يجب أن تكون المساحة كبيرة بما يكفي لأعضاء الفريق للتنقل ، منعزل بشكل كافٍ حتى لا تؤثر المناقشة على بقية المكتب ولديك لوحة بيضاء لعرض تدفق العملية أثناء مناقشتها. يجب أن يكون لكل عضو في الفريق أوراق وقلم رصاص و "نشره".

أبلغ فريق العملية بأن يكون مخططًا للتدفق. اطلب من الفريق أن يقوم بعصف ذهني لكل الخطوات في العملية. اكتب الخطوات على السبورة البيضاء. لا تقلق بشأن الخطوات التي تأتي أولاً أو آخر - ما عليك سوى كتابة كل خطوة في العملية. عندما يتم سرد جميع الخطوات في العملية ، تعال إلى توافق مع الفريق بأن كل خطوة قد تم تدوينها. اكتب كل خطوة لأسفل على ملاحظة "نشرها" فردية. مسح السبورة البيضاء.

حدد الخطوة التي تبدأ العملية. عصا تلك الخطوة على اللوحة في أقصى اليسار. تقرر الخطوة التي تنهي العملية. عصا تلك الخطوة على الجانب الأيمن من اللوحة. حدد الخطوة الثانية في العملية ثم ضعها على يمين الخطوة الأولى. استمر في هذه العملية مع كل خطوة حتى يتم وضع جميع الخطوات في العملية بالترتيب التسلسلي من الخطوة الأولى على اليسار إلى الخطوة الأخيرة في اليمين. عادةً ما تستغرق هذه العملية بعض العطاء والتأخير بين أعضاء الفريق للتوصل إلى توافق في الآراء.

قم بتعيين الرموز المناسبة لكل خطوة في العملية. يُستخدم الرمز البيضاوي في بداية العملية ونهايتها. اكتب شكلًا بيضاويًا فوق الملاحظة "post-it type" في الخطوة الأولى والأخيرة من العملية. يتم تحديد كل إجراء لاحق يتم اتخاذه مع المربع. يتم تحديد كل قرار مع الماس. تعال إلى توافق في الآراء مع كل عضو في الفريق حول نوع الرمز الذي ينطبق عليه المذكرة. عند الاكتمال ، ارسم خطوطًا من كل ملاحظة إلى الملاحظة التالية في العملية.

تحليل الانسيابية. يمكن جعل معظم العمليات أكثر فعالية بمجرد أن يتم عرض العملية على مخطط. تحقق من وجود خطوات مكررة أو حالات توقف عمل غير ضرورية مثل موافقة المدير أو إعادة الكتابة غير الضرورية.

استخدم برنامج معالجة النصوص أو برنامج رسم التدفق لعمل نسخة دائمة من عملية سير العمل. قم بحفظ مخطط تدفق العملية كمكان لبدء تحسينات تدفق العملية المستقبلية.