على الرغم من أن الكلمات "المرفق" و "العلبة" غالباً ما يتم استخدامها بشكل متبادل في رسائل الأعمال ، إلا أنها تمثل طرقًا مختلفة لتضمين العناصر. بالمعنى الحرفي ، يعتبر المرفق جزءًا من الرسالة في حين يتم التعامل مع العلبة كوثيقة منفصلة. بالنسبة لبعض المؤسسات ، مثل الحكومة ، يتم تحديد استخدام كل منها عن طريق المراسلات المرسلة ، بينما بالنسبة للآخرين ، إما أن الاستخدام مقبول.
إضافة مرفق
المرفق هو مستند يشكل جزءًا من رسالة العمل. يضيف أو يصف بشكل إضافي المعلومات داخل الرسالة. تتضمن بعض الأمثلة جدول بيانات يقدم شرحًا مرئيًا عن الفواتير المالية أو التوقعات ، وهو مخطط يقدم عرضًا بيانيًا لاتجاهات النشاط التجاري أو الميزانية. عند إرسال مرفق ، قم بتضمين الكلمة "مرفق" على الجانب الأيسر السفلي من الحرف بفاصلة منقوطة ورقم المرفق. يجب عليك أيضًا أن تذكر في نص الرسالة أنه تم إرفاق عنصر (أو عدة بنود مرفقة) والتي تعزز أو تشرح المزيد من المعلومات في الرسالة.
بما في ذلك الضميمة
الضميمة عبارة عن مستند بالإضافة إلى خطاب العمل. يمكن أن تكون قائمة بذاتها كوثيقة خاصة بها ولا تتطلب من خطاب العمل توضيح ماهية الوثيقة أو كيفية تفسيرها. عند إرسال حاوية في خطاب عمل ، ضع الأحرف "Enc" مع منقوطة أو اكتب الكلمة "Enclosure" في الجزء السفلي من الحرف على الجانب الأيسر. ثم ضع اسم المستند. هذا ينبه القارئ بأن يتم تضمين وثيقة ثانية في المراسلات. أحد الأمثلة على وثيقة مناسبة لعلبة هو السيرة الذاتية المتضمنة في خطاب المقدمة. السيرة الذاتية منفصلة عن الرسالة وتقف وحدها بمفردها.
المرفقات في البريد الإلكتروني
في بعض الحالات ، لا توجد طريقة متاحة للتمييز بين المرفق والسفلية. تحدث إحدى هذه المواقف عندما ترسل رسالة أعمال عبر البريد الإلكتروني. نظرًا لعدم وجود خيار للإغلاق ، والبريد الإلكتروني هو شكل من أشكال الإرسال الإلكتروني ، تصبح جميع المستندات المرسلة بالبريد الإلكتروني مرفقًا. تتم إضافة المرفق إلى البريد الإلكتروني كعنصر قابل للتنزيل يتم إرساله مع نص الرسالة الإلكترونية.
استخدام الحكومة الاتحادية
قد تكون هناك قواعد معمول بها لاستخدام المرفقات والمرفقات في بعض فروع الحكومة الفيدرالية. على سبيل المثال ، في دليل المراسلات الخاص بهم ، يصف المسح الجيولوجي الأمريكي كيفية التعامل مع مرفق وساحة عند إرسال مراسلات إليهم. وفقا لكتيبهم ، يمكنك إرسال عنصر كمرفق عندما تكون المراسلات عبارة عن مذكرة ، في حين أنه إذا كان الحرف يجب عليك استخدام كلمة enclosure لمستندات إضافية. في كلتا الحالتين ، اكتب سطرين "Enclosure" أو "Attachment" أسفل كتلة التوقيع. القيام بذلك يخبر القارئ أن يبحث عن المرفقات أو المرفقات. إذا كانوا في عداد المفقودين ، اطلب منهم إرسالها لأنهم كان من المفترض إرسالها مع الرسالة أو المذكرة.
إذا كان هناك أكثر من مرفق أو غلاف ، فذكر عددًا مثل "مرفقات 2" أو "3 مرفقات". إذا لم يتم تعريف أي منهما في النص ، فاستخدم نقطتين بعد الكلمة ، متبوعًا بعنوان المستند أو شرحه في السطر التالي. على سبيل المثال: "Enclosure:" (السطر التالي) مسافة بادئة لمسافة مرتين وإضافة "Resume of John Q. Adams" بدون إنهاء علامات الترقيم. عندما تكون هناك مرفقات أو مرفقات متعددة غير مذكورة في النص أو العنوان أو تصف كل منها على سطر منفصل. على سبيل المثال: 2 المرفقات: (السطر التالي) مسافة بادئة لمسافتين ونوع: "استئناف John Q. Adams" (السطر التالي) مسافة بادئة بين المساحتين والنوع: قائمة الجوائز والإنجازات "بدون علامات ترقيم نهائية.
