تتطلب كتابة مقترح عقد أن تقوم بتكوين سرد مقنع يشرح لماذا تكون شركتك مناسبة بشكل أفضل للعمل الذي تبحث عنه وكالة القطاع العام أو المشروع الاستشاري الذي تطلبه شركة من القطاع الخاص. ولأن مقترحات القطاع العام هي الأكثر صعوبة في الكتابة ، وغالباً ما تكون الأكثر استهلاكا للوقت ، إذا كنت تعرف كيف تكتب مقترحًا فائزًا للحكومة ، فإن كتابة واحدة لعمل القطاع الخاص هي جزء من الكعكة.
كيفية كتابة اقتراح العقد
إن استعراض قوائم المطلوبين من قبل مقدمي العروض في أي من لوحات العمل عبر الإنترنت يظهر أن المهارات التي تستخدمها في صياغة اقتراح ناجح تعتبر قيمة عالية للغاية. لكن التمكن من كتابة المقترحات الفائزة بالعقد يتطلب أكثر من مجرد مهارات كتابة جيدة وقيادة للغة الإنجليزية. تتطلب مقترحات العقود المكتوبة بطريقة رائعة جهدًا جماعيًا وفهمًا واضحًا لخدمات الشركة أو منتجاتها وعمليات التعاقد والتسعير والأسعار. يمكن أن يستغرق تجميع مقترح عقد ما أسابيع وحتى أشهر من التخطيط والاستراتيجية والأبحاث. كتابة مقترح العقد ليست وظيفة من شخص واحد. العديد من المنظمات لديها "فرق التقاط" في مكان كامتداد لقسم تطوير الأعمال في الشركة.
عندما تستخدم الشركات مقترح عقد
تستخدم العديد من الشركات التي تقدم خدمات أو منتجات للوكالات الحكومية مقترحات العقود كوسيلة للحصول على عمل في القطاع العام. هناك استخدامات لمقترحات العقود في القطاع الخاص ، لكن المقترحات الخاصة بعمل القطاع الخاص غالباً ما تكون أقل تعقيداً وتنظيماً من المقترحات المكتوبة لموظفي التعاقد والحيازة الحكوميين. إذا كنت ستكتب مقترحات عقد لمؤسستك ، فمن الجيد معرفة المزيد عن المقترحات التي تركز على الحكومة بسبب الهيكل الفريد للاستقطاعات الحكومية ، ومتطلبات التعامل مع وكالات القطاع العام. إذا كنت تعرف كيفية كتابة اقتراح عقد فائز للحكومة الفيدرالية ، على سبيل المثال ، فإن كتابة واحدة ستفوز في أعمال مؤسستك في القطاع الخاص ستكون سهلة بالمقارنة.
عملية الاكتساب
تنشر إدارة الخدمات العامة الأمريكية اللوائح التنظيمية الفيدرالية (FAR). إن FAR عبارة عن كتاب يحتوي على 2000 صفحة يحتوي على كل ما تريد معرفته حول عمليات وقواعد اكتساب الحكومة الفيدرالية. وتحمل Amazon أيضًا إصدارات الكتاب و Cliffs-Notes-esque ، ولكن يمكنك تنزيله من الموقع الحكومي وتعلم أنك تحصل على جميع التعديلات والتعديلات المحدثة. تعرف على FAR وسوف يجيب على الكثير من الأسئلة لديك حول كتابة مقترح عقد. على الأقل ، سيكون لديك فهم أفضل لكيفية ولماذا تتطلب الحكومة هذه الردود التفصيلية لطلباتها للمنتجات والخدمات.
غالبًا ما تبدأ عملية الاستحواذ الحكومية بطلب. التماس هو وثيقة متاحة للجمهور تحتوي على معلومات حول الوكالة التي تتطلب الخدمات أو المنتجات. يحتوي الالتماس على تفاصيل حول نوع الخدمة أو المنتج وكيف تريد الحكومة تقديم الخدمة أو المنتج. كما يحدد شروط وأحكام إدارة العلاقة بين البائع والوكالة. في طلب الحكومة ، تتم الإشارة إليك باسم "المقاول" أو "البائع". في بعض الحالات ، تصدر الحكومة طلبًا للحصول على المعلومات (RFI) يسبق نشر الالتماس. الغرض من طلب المعلومات هو تحديد أنواع الشركات القادرة على توفير الخدمة أو المنتج الذي تريده الحكومة. الاستجابة إلى طلب المعلومات يتطلب بعض العمل ، ولكن ليس تقريبا الجهد المطلوب للرد على طلب الحكومة.
هناك عدة أنواع مختلفة من العروض: طلب تقديم العروض (RFP) ، طلب عرض أسعار (RFQ) ، دعوة لتقديم العطاءات (ITB). تحدد الفروق الدقيقة بين أنواع العطاءات هذه كيفية تنظيم مقترح عقدك. يتطلب RFP عادةً تقديم أفكار شركتك ونهجها بطريقة مفصلة ومُقنعة للغاية تُظهر قدرتك على حل المشكلة التي وصفتها الحكومة في طلب تقديم العروض.
على سبيل المثال ، عندما تقوم وكالة بإصدار طلب تقديم العروض الذي ينص على الحاجة إلى خدمات التدريب التنفيذي وتنمية المهارات القيادية للقادة الحكوميين ، يجب أن يصف اقتراح العقد الخاص بك خدمات التدريب التنفيذي الخاصة بالشركة. خبرات مؤهلاتك وخبراءك الاستشاريين ومؤهلاتهم ؛ النظريات التي يعتمد عليها مدربيك في دورات التدريب الخاصة بهم والعملية التي تستخدمها لضمان حصول المديرين التنفيذيين الحكوميين على أقصى استفادة من مشاركة التدريب. كذلك ، يجب عليك تقديم تفاصيل حول خطوات ضمان الجودة الخاصة بشركتك ، بالإضافة إلى كيفية اقتراح إدارة مشاركة التدريب من خلال الإبلاغ المنتظم وحفظ السجلات وتخصيص الموارد.
من يكتب مقترح عقد في شركة؟
قم بتجميع فريق الالتقاط الخاص بك قبل وضع القلم على الورق أو الجلوس على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بشكل عام ، ليس هناك شخص واحد فقط يكتب مقترح العقد ، كتابة الاقتراح هي جهد جماعي. إنه مشروع تعاوني ينطوي على موهبة وخبرة عدد من الأشخاص في فريق الالتقاط. كل شخص في فريق الالتقاط لديه دور في كتابة الاقتراح. باستخدام المثال الوارد أعلاه ، إذا كانت شركتك تعمل حاليًا في مجال توفير خدمات التدريب التنفيذية ، فإن الأشخاص الذين يرجح أن يضيفوا قيمة إلى فريق الالتقاط هم مدير تنفيذي مدرب تنفيذي أو مدير عقود أو كاتب مقترح أو محاسب أو مسؤول أعمال رئيس الشركة. سيقوم الرئيس بالإشراف على العملية والتوقيع على مقترح العقد عندما يتم تقديمه إلى الحكومة. يشارك رئيس الشركة أو من ينوب عنها في مرحلة كتابة المقترحات وتقديمها لأن لديها السلطة لإصدار الوثائق الملزمة.
خلال عملية كتابة الاقتراح ، ينبغي أن يكون لفريق الالتقاط اجتماعات منتظمة. خلال هذه الاجتماعات ، يمكنك مناقشة الاستراتيجية ، والنهج ، واستخراج جديد والتقدم. قد يكون قائد فريق االلتقاط خبيرًا في تطوير األعمال ومسؤولًا عن الخدمات اللوجستية في تجميع مقترح العقد. بدلا من ذلك ، قد يكون القائد شخصا يعينه رئيس الشركة كزعيم أو شخص أكثر خبرة يتولى ببساطة مسؤولية قيادة الفريق. إن عقد اجتماعات منتظمة مع فريق الالتقاط الخاص بك سوف يضمن أن يكون مقترح العقد الخاص بك على المسار الصحيح وأنك تستوفي الموعد النهائي لتقديم طلبك النهائي. سيكون هناك العديد من المراجعات ، وإعادة ترتيب المناقشات ومناقشتها حول الاقتراح - إنه جهد هائل ، حتى بالنسبة للعقود الصغيرة.
كيف تفوز بعقد مقترح
هدفك هو الفوز بجائزة العقد - عدم الفوز بعقد مقترح. ولكن ما يهم هو محتويات وطبيعة مقترح محتويات الاقتراح ، وليس الدلالات. الخطوة الأولى في كتابة اقتراح عقد فائز هو البحث في الوكالة التي أصدرت الطلب. تقدم بعض الشركات معلومات عن الوكالات الحكومية ؛ ومع ذلك ، يجب أن يساهم كل عضو في فريق الالتقاط بأي معلومات لديه عن الوكالة. على سبيل المثال ، إذا كان لدى مدير المشروع الخاص بك معلومات حول الاتجاه الاستراتيجي للوكالة من أعمال التدريب التنفيذية السابقة ، فقد يكون ذلك مفيدًا في وصف نتائج مشاركة التدريب مع تلك الوكالة. أو ، إذا كان مسؤول عملك قد راجع مخصصات الكونجرس للجهة الطالبة ، فهذا مفيد في تحديد الأسعار التي ترافق اقتراح عقدك.
يتطلب كتابة مقترح عقد فائز مقاربة منهجية ومنهجية للاستجابة لطلب الحكومة. أولا ، قم ببحثك. إذا لم تكن على دراية بالوكالة ، فادرس موقعها على الويب لفهم الرسالة والرؤية والمبادئ الأساسية. أدرج هذه الأشياء في اقتراحك ، وإذا كانت متوافقة مع مهمة شركتك ورؤيتها ومبادئها الأساسية ، كلما كان ذلك أفضل. ارسم أوجه التشابه هذه ، بحيث يرى فريق مراجعة مقترحات الحكومة التوافق مع شركتك. هذا هو النهج الاستراتيجي الرئيسي لإقامة نوع من التواصل مع العقل.
ادرس الالتماسات لضمان فهمك لما تريده الوكالة وتوفيق الوقت والجهد اللازمين للاستجابة لطلب العروض. إذا كنت تقدم اقتراحًا لمشروع واسع النطاق حيث لا يوجد لديك مطلقًا أي أداء أو خبرة سابقة في هذا المجال ، فستحتاج إما إلى تمرير طلب التماس هذا أو كتابة اقتراح مقنع بشكل استثنائي يصف إمكاناتك بالكامل في منطقة الخدمة الوكالة الحكومية يتطلب. هل البحث الخاص بك على المنافسة ، أيضا. يُطلب من الوكالات الحكومية الفيدرالية نشر عروضها على موقع الويب الخاص بفرص الأعمال الفيدرالية - FedBizOpps ، للاختصار (fbo.gov). ضمن علامة التبويب "المهتمون بالموردين" في ترحيل العروض ، ستجد قائمة بالمقاولين والبائعين المحتملين. لا يجوز لجميع الشركات المدرجة تحت علامة التبويب هذه تقديم مقترحات العقود ؛ ومع ذلك ، إنها بداية جيدة لفهم من منافسيك.
عقد اقتراح عينة الرسالة
أحد الخطوات الرئيسية في تقديم اقتراح عقد فائز هو طلب مكونات اقتراحك. بالنسبة للعديد من تقارير الأعمال ، يتم إنشاء ملخص تنفيذي فقط بعد الانتهاء من "اللحم" في التقرير. هذه الممارسة ذاتها حكيمة لبناء خطاب اقتراح العقد. فكر في خطاب عقد العقد كموجز تنفيذي - قم بإعداد مسودة بيان تستخدمه في جميع مقترحات العقود الخاصة بك ، ولكن احفظ الصياغة للخطوة الأخيرة في كتابة اقتراح عقدك.
يتم نقل معظم مقترحات العقود للحكومة إلكترونيًا. ولذلك ، فإن نموذج الرسالة المقترحة للعقد هو مجرد رسالة بريد إلكتروني للإرسال تقول شيئًا مثل ، "يسر ABC Consulting تقديم الرد المرفق على RFP # 0000 ، والذي يتضمن النهج الفني لـ ABC ، والتسعير ، والسير الذاتية للموظفين الرئيسيين. يرجى تأكيد استلام هذا انتقال." السبب في رغبتك في تأكيد الاستلام هو التأكد من حصولك على دليل على أنك قدمت الاقتراح قبل الموعد النهائي. ومع ذلك ، فإن تقديم مقترح عقد فائز هو أكثر من خطاب اقتراح أكثر من البريد الإلكتروني للإرسال.يجب أن يحتوي القسم الأول من مقترح عقدك على معلومات أساسية عن شركتك ، والخدمات التي تقدمها شركتك وتذكر بإيجاز سبب كونك مقاولًا أو بائعًا مؤهلاً. فيما يلي مقدمة نموذجية بمثابة خطاب اقتراح بالعقد:
ABC Consulting (ABC) هي شركة صغيرة (8) (أ) ، ومحرومة اقتصادياً ، ومملوكة للنساء (EDWOSB) مع مهمة العمل لتوفير حلول تركز على العميل ، والمرونة والابتكار. نحن نعمل مع عملائنا لتقييم أهدافهم الأساسية وتقديم حلول فعالة من حيث التكلفة وفعالة من حيث التكلفة. يمتلك فريق إدارة ABC أكثر من 150 عامًا من الخبرة الإدارية المركزة التي تركز على الجوانب الفريدة للعقود الفيدرالية. من خلال خبرتنا المشتركة في الإدارة القانونية والبرنامجية ، تقدم ABC الخبرة في مجال الصناعة مع الخبرة العملية والمعرفة لعملائنا الحكوميين الفيدراليين.
شهدت شركة ABC نمواً هائلاً على مدى السنوات القليلة الماضية ، حيث حققت معدل نمو يبلغ 25 في المائة سنوياً. نعزو نمونا المتفجر إلى التزامنا الراسخ بالجودة. نحن نستخدم أفضل الممارسات الصناعية لإدارة المشاريع الصغيرة والمعقدة. تشمل منهجيات مراقبة الجودة لدينا التحليلات إلى 1) تحديد استراتيجيات الإدارة وأهداف البرنامج في شروط قابلة للقياس وقابلة للقياس ، 2) تنفيذ أنظمة وإجراءات لرصد أداء النظام مقابل أهداف محددة و 3) ضمان إرسال تعليقات الأداء إلى إدارة البرنامج والموظفين لتحسين التخطيط وتطبيق الدروس المستفادة. نحن نزيد منهجيات الجودة لدينا مع حلول إدارة المخاطر لتقليل احتمال وتأثير الأخطاء من خلال أنظمة استجابة المخاطر المهنية.
تم تصميم البنية التحتية لشركتنا لتقديم خدمات عالية الجودة لقاعدة أعمالنا سريعة التوسعة. تعمل القيادة العليا لدينا بشكل جماعي كدعم عام لموظفي برنامجنا وليس ك "مدراء" نموذجيين يملون الإجراءات أو العمليات أو سياسات الشركة. تعمل الإدارة العليا لشركة ABC كأساس لتوفير الدعم العام للشركات والموارد لموظفي البرنامج الذين يدعمون عملائنا بشكل مباشر. نحن نتفهم احتياجات عملائنا وأولوياتهم وندير مواردنا لدعم أهدافهم.
سوف نستفيد من نجاحاتنا السابقة وخبراتنا وأفضل الممارسات لتوفير أدخل اسم الوكالة من طلب الحكومة بمبادرات التطوير التنظيمي المختلفة. ستحسن مبادرات التطوير التنظيمي التي نصممها الأداء الفردي والجماعي. سوف تؤدي نتائج مبادراتنا إلى زيادة مشاركة الموظفين من خلال التواصل الفعال والتعاون وبناء الإجماع. ايه بي سي للاستشارات لديه الخلفية والتدريب والمؤهلات والمهنيين لتقديم مجموعة واسعة من خدمات رأس المال البشري المطلوبة بموجب بيان أداء العمل (PWS).
