كيف تخطط لحفل رائد

يمكن أن يكون التخطيط لحفل راسخ أمراً سهلاً نسبياً أو صعباً للغاية ، اعتماداً على وقت السنة ، ونوع وعدد الأفراد المعنيين ، وتعاون الصحافة المحلية. فيما يلي بعض النصائح للتخطيط لحفل راسخ ناجح.

التخطيط المسبق لبرنامج حفل وضع حجر الأساس

تحديد موعد ووقت للحفل. تأكد من مراعاة توافر الممثلين الذين يحتاجون إلى المشاركة.

اضبط البرنامج للحدث.

قم بعمل قائمة بجميع الأفراد الذين ستتم دعوتهم. قد تشمل المدينة والمقاطعة وحتى مسؤولي الولاية والفيدرالية ؛ غرفة التجارة المحلية ومجموعات التنمية الاقتصادية ؛ المديرين التنفيذيين للشركة أو المنظمة التي يحدث فيها وضع حجر الأساس ؛ والصحافة المحلية.

وضع خطة طوارئ لسوء الأحوال الجوية. ويمكن أن يشمل ذلك احتفالًا قصيرًا خارج المسئولين لحفر أول مجرفة من الأوساخ مع ما تبقى من الحفل الذي يقام في مكان قريب من الداخل أو في منطقة خيام. إذا كان الطقس يحظر أي احتفال خارجي ، قرر ما إذا كنت تريد نقل الاحتفال إلى بديل تاريخ المطر أو إزالة الحفريات الاحتفالية وعقد كل شيء في مكان داخلي.

حدد أفضل طريقة لتوسيع دعوة الحدث. إذا كان الحدث مغلقًا أمام الجمهور ، قم بدعوة المشاركين عن طريق البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني المباشر. إذا كان مفتوحًا للجمهور ، فيمكن أيضًا نشر الدعوات في الجريدة المحلية ونشرها في إعلانات الخدمة العامة على الراديو والتلفزيون.

ندعو للتأكيد على أن تاريخ ووقت الاحتفال هو على جدول كل شخص موجود في البرنامج. تأكد من أن كل شخص سيطلب منه التحدث أو القيام بشيء ما للحدث يتفهم أدواره داخل البرنامج ومقدار الوقت الذي يتكلمه.

تتبع جميع الردود على الدعوى للأغراض اللوجستية. إذا كان أحد المتكلمين في البرنامج يجب أن ينقطع عن العمل في اللحظة الأخيرة ، فعليك أن تتحدث إلى متحدث بديل ليأخذ مكانها ويضع الترتيبات اللازمة في أسرع وقت ممكن.

التحضير للحفل

اتصل بغرفة التجارة المحلية أو مجموعة التنمية الاقتصادية للتأكد مما إذا كان لديهم مجموعة أدوات رائدة. معظم المنظمات من هذا النوع سيكون لديها حبل أو أشرطة لتمييزها عن الموقع بالإضافة إلى مجرفة ذهبية (أو ملونة أخرى) و hardhats للحفل. وسوف يقدمون عادةً تلك المجانية لأعضاء مجموعتهم. إذا لم تكن هذه الأشياء متاحة بسهولة ، فحدد كيفية الحصول على ما تريده أو تحتاج إليه بنفسك.

إنشاء ميزانية لهذا الحدث. إذا لم تتوفر ميزانية ، حدد طرق الحصول على التبرعات اللازمة لإجراء الحفل كما هو مخطط له.

تقرر الزينة إذا كانت هناك حاجة إليها. ضع في اعتبارك الخطط الأصلية وخطط الطوارئ. اجعلها في مكانها قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الحدث.

ترتيب المرطبات والسلع الورقية إذا كان ذلك ممكنا. إذا لم يكن كذلك ، تأكد ، كحد أدنى ، المياه العذبة متاح للمتحدثين البرنامج.

ترتيب للجلوس على حد سواء البدائل في الأماكن المغلقة والهواء الطلق. إذا لم تكن المقاعد مجدية للجميع نظرًا لحجم الجمهور أو المكان الذي يتم فيه تنظيم الحدث ، فقم بترتيب الجلوس بشكل صارم للمشاركين في البرنامج وغيرهم من الشخصيات البارزة. تحديد ما إذا كان سيتم تعيين المقاعد. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بوضع مخطط للجلوس حتى يعرف كل المشاركين في الحفل مكان جلوس المشاركين في البرنامج وغيرهم من الشخصيات البارزة.

ترتيب للخيمة إذا لزم الأمر. تأكد من أنه قد تم وضعه في مكانه قبل بضع ساعات من الموعد المقرر لبدء الحدث.

ترتيب لنظام الصوت إذا كان مطلوبا. تأكد من أنه تم إعداده واختباره قبل أن يتم بدء الاحتفال.

ترتيب لأوعية القمامة ، إذا كان ذلك ممكنا. تأكد من أنها غير واضحة في مكانها قبل بدء الحدث.

اجعل علامات الاسم لجميع الشخصيات المشاركة في الحدث بحيث يمكن التعرف عليها بسهولة. ترتيب شخص ما لاستقبالهم عند وصولهم ومقعدهم.

ضع علامة على موقع الحفر بالحبل أو الأعلام للسماح للأشخاص بمعرفة وجهتك على وجه التحديد. ترتيب مسار قطرة من القماش البلاستيكي إذا كان الموقع موحلاً لمنع الضرر الذي يلحق بأحذية المشاركين.

تأكد من أن جميع المشاركين في الحفر لديهم قبعة صلبة. كن على علم بأن هذه القبعات قد تكون ضرورية لجميع المشاركين إذا جرت المراسم داخل منطقة قبعات صلبة محددة.

اجراء الحفل

تأكد من أن جميع المشاركين في الأماكن المخصصة لهم قبل بدء الحفل. تأكد من فهمهم لمعلماتهم ومقدار الوقت الذي يتكلمون فيه.

دعوة المشاركين إلى النظام قبل بدء الحفل. نرحب بالجميع في الحفل وتقديم المتحدث الأول عندما يحين وقت البدء. حدد أي متطلبات لوجستية مثل موقع المرطبات أو موقع الحمامات.

التقط صورًا للحدث حسب الحاجة. خيار آخر هو الترتيب للحصول على نسخ من الصور التي التقطتها الصحافة.

الحفاظ على تدفق البرنامج من البداية إلى النهاية. إذا لزم الأمر ، فقم بالتحدث وتحدث في وقت لاحق لإبقاء البرنامج على المسار الصحيح أو لتغطية أي مشارك مفقود.

رعاية التنظيف بمجرد الانتهاء من الحدث. تأكد من أن جميع القمامة قد التقطت وأن الموقع يعود إلى الشرط الذي كان عليه قبل بدء الحدث.

العناصر التي ستحتاجها

• قائمة ممثلي الصحافة المحلية

• قائمة لممثلي المدينة والولاية والولاية والممثلين الاتحاديين

• دعوات

• حبل لوضع علامة قبالة الموقع

• مجرفة

• Hardhats للمشاركين

• الة تصوير

• الأوسمة

• المرطبات

• علامة الموقع خارج المعدات

• علامات الأسماء

• طاولة وكراسي

• المنصة مع نظام الصوت

• خيمة

نصائح

• يتوافق "المكان" مع الموقع الرائد. الوقت الوحيد الذي قد يتغير هو بسبب حجم الجمهور أو الأحوال الجوية. قد يكون من المستحيل الحصول على جميع المطلوبين في المكان المناسب في الوقت المناسب ، لذلك قم بالتصوير للحصول على تاريخ ووقت يفي بموعد الأشخاص المعنيين. الاحتفالات الرائدة عادة ما تشمل حفريات احتفالية لأول مجرفة من الأوساخ. وقد تشمل أيضًا ملاحظات من رئيس البلدية أو مسؤولين آخرين في المدينة أو الولاية أو المسؤولين الفيدراليين ، أو غرفة التجارة أو قادة وكالة التنمية الاقتصادية ، ومسؤولين من قطاع الأعمال أو المنظمة الذين يفتتحون الموقع. في معظم الحالات ، من الأفضل أن تحاول العمل بدون نظام للعناوين العامة بسبب المتاعب والمصروفات في إعداد واحد. حافظ على المرطبات بسيطة ، مثل الكعكة واللكمة. يمتلك معظم الأشخاص المشاركين في الحدث جداول زمنية ضيقة ولا يتوفر لهم الوقت للبوفيهات أو العشاء الممتد. تأكد من أنها جاهزة قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الحدث. استخدم علامات الأسماء فقط إذا كانت هناك حاجة إليها. يمكن غالبًا استعارة القبعات الصلبة من الصناعة المحلية إذا لم تكن الأموال متاحة للشراء. كن دائما على استعداد للتدخل والقيام بأي شيء مطلوب لضمان نتيجة ناجحة. أشكر المشاركين على حضورهم شفهيا أو عن طريق التواصل الكتابي.

تحذير

لم يسبق للجمهور داخل منطقة القبعة الصلبة دون اتباع البروتوكول المناسب الذي وضعته الحكومة والولاية والحكومات الفيدرالية.