يجب على الشركات توفير الموظفين ومستمارات الدخل المتعاقدين المستقلين لتقديم الإقرارات الضريبية. يتلقى الموظفون استمارات W-2 ويتلقى المتعاقدون المستقلون 1099-MISC استمارات. تتطلب هذه النماذج اسمًا وعنوانًا ورقم تعريف ضريبي فيدرالي ، يُعرف أيضًا باسم رقم الضمان الاجتماعي للأفراد ورقم تعريف صاحب العمل للشركات.منع مشاكل الإيداع المحتملة لجميع الأطراف عن طريق التحقق من معلومات رقم التعريف الضريبي (TIN) في النماذج التي تقوم بإنشائها. تحتوي سجلات البحث العامة على موارد مختلفة لتأكيد مالكي TIN.
دائرة الإيرادات الداخلية
بحث غير ربحي: لدى IRS أداة للبحث عن كيانات غير ربحية تسمى Check Select Organization Selective. من خلال إدخال رقم تعريف شخصي (TIN) ، توفر الأداة اسمًا غير ربحي وآخر تفاصيل عنوان معروفة. كما تنص أيضًا على حالة الإعفاء من الضرائب ، وتحديد الكيانات التي فقدت حالة غير ربحية. يستخدم أصحاب العمل تفاصيل TIN غير الربحية عند خصم التبرعات وكذلك عند إصدار نماذج MISC 1099 إذا تم التعاقد مع الجهة الخيرية للخدمات.
للربح والبحث الفردي: لدى مصلحة الضرائب الأمريكية أيضًا خدمة مطابقة TIN للشركات لمطابقة المعلومات الضريبية الفردية أو المعلومات التجارية. تتطابق هذه الخدمة مع معلومات رقم TIN مع اختلافات الاسم المحتملة. لا تعمل هذه الخدمة إلا إذا كان لديك اسم لمطابقة رقم التعريف. هذا يساعد على منع الاحتيال من قبل الموظفين أو البائعين الذين يقدمون معلومات غير دقيقة. هذه الخدمة متاحة عبر الإنترنت ولديها نتائج فورية للبحث يصل إلى 25 اسمًا. تتطلب عمليات البحث الكبيرة 24 ساعة لمطابقة الدُفعة حتى 100000 كلمة رئيسية (TIN).
لجنة الاوراق المالية والبورصات
إن نظام EDGAR هو البحث في قاعدة البيانات الذي تديره هيئة الأوراق المالية والبورصات بالنسبة للشركات المسجلة التي تربح مليون دولار أو أكثر. لا يُطلب من الشركات الموجودة تحت هذا الحد الأدنى التسجيل. يتطلب هذا النظام أن يكون لدى فريق البحث بعض معلومات الشركة لإجراء البحث. لا توجد طريقة للبحث حصريًا استنادًا إلى رقم التعريف الشخصي. هذا يحد من نظام EDGAR ، لكنه مورد مجاني متاح للشركات.
إدارة الضمان الاجتماعي
تعمل خدمة التحقق من رقم دائرة الضمان الاجتماعي بشكل مشابه لنظام IRS ولكنها تقتصر على أرقام الضمان الاجتماعي ، والتي تخدم الأفراد وليس الكيانات التجارية. يمكن للأعمال التجارية التحقق من عدد يصل إلى 10 أرقام مع وجود أسماء أو اختلافات في الأسماء عبر الإنترنت على الفور. يمكن لأصحاب العمل تأكيد معلومات الموظف قبل تقديم معلومات W-2.
ليس كل مقاول مستقل لديه كيان تجاري رسمي أنشئ. هؤلاء المقاولون "يقومون بأعمال تجارية مثل" أصحاب الأعمال الذين يستخدمون رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم بدلاً من رقم تعريف TIN لأغراض تجارية. تؤكد خدمة التحقق من رقم التأمين الاجتماعي على المعلومات في هذه المواقف.
مزيد من استكشاف الأخطاء وإصلاحها
من الممكن أن يتم رفض الإقرارات الضريبية إذا كانت معلومات TIN غير صحيحة. إذا فشلت عمليات البحث في قاعدة البيانات في توفير التحقق من رقم TIN المطلوب ، قم باستكشاف أخطاء سجلات الأعمال الموجودة وإصلاحها. هذا يمكن أن يكون مضيعة للوقت ، ولكن معدلات النجاح تزيد مع مزيد من المعلومات.
ابدأ مع الإقرارات الضريبية القديمة وسجلات التوظيف. قم بالإحالة المرجعية لـ TIN مع معلومات الموظف أو البائع السابقة. قم بمطابقة كل رمز TIN بالمعلومات المقدمة في النموذج I-9 عند تعيين الموظف أو البائع. اتصل بالشخص أو البائع التجاري وأشرح المشكلة مع التحقق. اطلب معلومات محدثة مثل نسخ بطاقات الضمان الاجتماعي لإعادة المعالجة بشكل صحيح.
