يعد تقديم التقارير عن منحة تلقتها مؤسستك جانباً مهماً من العلاقة بين المؤسسة المانحة للمنحة والمتلقية للمنحة. ﺗﻘﺪم ﺗﻘﺎرﻳﺮ اﻟﻤﻨﺢ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﻦ اﻷﻧﺸﻄﺔ اﻟﻤﻨﻔﺬة ﻓﻲ ﻣﻘﺘﺮح اﻟﻤﻨﺤﺔ اﻷﺻﻠﻴﺔ واﻟﻨﺘﺎﺋﺞ اﻟﺠﺪﻳﺪة واﻟﻤﺼﺎﻋﺐ واﻟﻨﺠﺎﺣﺎت واﻟﻘﻮاﺋﻢ اﻟﻤﺎﻟﻴﺔ. إن كونك صريحًا وواضحًا ومباشرًا في تقرير المنحة يساعد المؤسسة المانحة على قياس تأثيرها والتعلم من تجربة مؤسستك. من المهم الإبلاغ عن التسليمات والأنشطة المحددة المقترحة في اقتراح المنحة الأصلي. تتضمن تقارير المنح عادة خطاب تغطية ، ورقة الغلاف ، قسم السرد والمالية.
جمع المعلومات وتفويض المهام
عند البدء في كتابة تقرير المنحة ، فإنك تريد أن تكون واضحًا تمامًا بشأن التفاصيل التي اقترحتها في اقتراح المنحة وتكون على دراية كبيرة بالمشروع الممول من تلك المنحة. ارجع إلى اقتراح المنحة ورسالة منح الجائزة.
في وقت مبكر من الموعد النهائي للتقرير ، يمكنك الحصول على مساعدة من رؤساء الأقسام المناسبة التي تحتاجها لإكمال المنحة. على سبيل المثال ، استشر التمويل والمحاسبة عن البيانات المالية ، وموظفي البرنامج للتقارير الميدانية ، والمدير التنفيذي للتوقيع والاتصالات للصور.
جمع المواد المختلفة والاحتفاظ بها في متناول يديك حيث تضعهم جميعًا في التقرير.
اكتب ورقة الغلاف وقسم السرد
القسم الأول هو ورقة الغلاف ويدعو لمعلومات الاتصال الأساسية والبيانات التي ستربط تقرير المنحة الخاص بك إلى اقتراح المنحة الأصلية. يتضمن هذا القسم الاسم القانوني لمؤسستك ، والنطاق الزمني للمشروع الموصوف في المنحة ، واسم المدير التنفيذي أو رئيس مؤسستك ، واسم الشخص المسؤول عن الاتصال بالمشروع الممول وتقرير المنحة. قم أيضًا بتضمين العنوان البريدي الكامل ، وأرقام الهاتف والفاكس ، وعنوان البريد الإلكتروني ، واسم المشروع ، ومبلغ المنحة ، ورقم هوية المنحة ، والغرض من المنحة. تأكد من أن جميع هذه المعلومات يتوافق مع ما هو موجود في طلب المنحة الأصلي ورسالة المنح. في ذيل تقريرك ، ضع رقم معرف المنحة ورقم صفحة التقرير.
في قسم السرد ، اشرح كيف أحدث تمويل المشروع فرقاً في مجتمعك أو في حياة الأشخاص الذين قمت بمساعدتهم. يمكنك تقديم بيانات وإحصاءات كمية مثل معدلات التخرج ومستويات الدخل أو الدرجات. يمكنك أيضًا توفير بيانات نوعية مثل استطلاعات الرأي والمقابلات أو قصص الأفراد أو العائلات التي استفادت من خدماتك.
أخبر العارض إذا اكتشفت أي شيء جديد كنتيجة للمنحة. اشرح بالتفصيل إذا حدث أي شيء غير متوقع ، سواء كان جيدًا أو سيئًا.
أخبر العارض إذا كنت تعمل بالتعاون مع منظمات أخرى وكيف أثرت على المشروع. هذا أمر مهم لأن صانعي الضمانات يقدرون التعاون بين المنظمات.
شارك أي دروس مستفادة من المشروع. صف بالتفصيل أي تحديات نشأت خلال مشروعك وكيف تغلبت عليهم. إذا قمت بذلك بشكل جيد ، فسوف تكسب الكثير من الاحترام من الجهة المانحة. فهم يقدرون عندما تخبرهم المنظمات غير الربحية أنها على عكس الوضع السكّري.
دع المُانح يعرف ما هي الخطط المستقبلية للمشروع. قم بتضمين مصادر التمويل إذا استمر المشروع. اشرح كيف يمكنك تغيير المشروع في ضوء الدروس المستفادة الجديدة.
أشكر المانح لكرمه في الاستثمار في مشروعك. عبر عن امتناني أضف أي تعليقات إضافية ذات صلة.
تشمل الموارد المالية
قد يطلب المانح بيانات مالية محددة مثل الدخل ، والتدفقات النقدية ، والميزانية العمومية. تقديم البيانات المطلوبة لسنة المشروع. اشرح أي تغييرات متطرفة في صحتك المالية من وقت حصولك على المنحة إلى الوقت الذي تبلغ فيه عنك. من الأفضل أن تشير إلى ذلك وأن يكون لديك تفسير جيد بدلاً من أن يكتشف المستفيد من تلقاء نفسه. كن مقدما.
تقديم تقارير مفصلة عن الأموال من المنحة التي أنفقت على مشاريع محددة. يجب أن تتوافق التفاصيل التي تقدمها في هذا القسم مباشرةً مع ميزانيتك في اقتراح المنحة.
إذا كانت لديك تكاليف غير متوقعة ، فأدرجها في التقرير وحددها على هذا الأساس. اشرح أيضًا هذه التكاليف في قسم السرد في تقرير المنحة.
حزم التقرير
قم بتضمين خطاب تغطية قصير يشرح بالتفصيل محتوى التقرير الذي يجب أن يتضمن رقم معرّف الجائزة الخاص بك. يجب أن يكون الخطاب من المدير التنفيذي لمؤسستك أو رئيسها لمكافئه في المؤسسة المانحة. يجب على الخطاب أن يشكر المانح على المنحة مرة أخرى. لا يمكنك أبدا أن نشكر بما فيه الكفاية.
قم بتحرير رواية المنحة بمساعدة أحد الزملاء الآخرين. الحصول على الخروج النهائي من التمويل على البيانات المالية. تأكد من أن خط ونغمة التقرير متسقة طوال الوقت أثناء التحرير.
إرفاق المسوحات والرسومات البيانية والخرائط والإحصاءات أو المعلومات التي تم جمعها لقياس مشروعك. لقد لخصت الجوانب الأكثر أهمية في قسم السرد ، ولكن ينبغي أن تكون هذه متاحة للرجوع إليها. تقديم جميع البيانات بإيجاز قدر الإمكان.
استخدام المرفقات الترويجية لماما. صانعي المنح مشغولون جدًا وببساطة ليس لديهم وقت للاحتفال بكل واحدة من منشورات الحدث والصور والبيانات الصحفية. اختر أفضل صورتين أو ثلاث ، أو جزء من الوسائط المنشورة أو التي يتم بثها ، وربما رسالة إخبارية من مؤسستك. إذا اخترت إرفاق مواد إضافية ، فتأكد من أنها تساعد حالتك وترتبط مباشرة بالمشروع.
الحصول على توقيع من ممثل مفوض لمنظمتك - على الأرجح نفس الشخص الذي وقع على طلب المنحة.
يقدم في الوقت المحدد
أرسل تقرير المنحة في الوسط والصيغة التي تمليها الرسالة. قد تطلب المؤسسة المانحة للمنحة بريدًا إلكترونيًا ، أو لديها بوابة إلكترونية أو تفضل ثلاث نسخ مرسلة بواسطة بريد USPS. من الأسلم دائمًا التحقق من الأمر.
تأكيد استلام. إذا لم تستلم تأكيدًا تلقائيًا ، يمكنك الاتصال بالموظف المختص في المؤسسة المانحة لتأكيد استلامك لتقرير المنحة الخاص بك.
حفظ نسخة للسجلات الخاصة بك. فقط في حالة حدوث أي شيء مع تسليم تقرير المنحة ، يجب أن تكون مستعدًا لتقديم نسخة أخرى إلى المانح.
